Was geht in ein gutes Projektumfangsdokument?

So schreiben Sie ein Arbeitsdokument

Es besteht kein Zweifel, dass viele Gedanken, Diskussionen und manchmal sogar Debatten in die Fertigstellung eines soliden Bereichs einfließen. Aber all diese Arbeit lohnt sich, denn ein durchdachtes Scope-Dokument kann Ihre Chancen erhöhen, ein Projekt zum erfolgreichen Abschluss zu führen.

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, eine scope-Anweisung zu erstellen. Werfen wir einen genaueren Blick auf einige der Details, die in ein solides Projekt SAU gehen.,

Was ist enthalten in den Umfang eines Projektes?

Hier ist eine Liste möglicher Elemente, die Sie zu Ihrer scope-Anweisung hinzufügen sollten.

Business Case und Ziele

Jedes Projekt hat Ziele,und hier definieren Sie sie. Dieser Abschnitt enthält in der Regel die Gründe, warum das Projekt unterstützt (oder finanziert) wird, sowie eine Reihe von Geschäftszielen oder beabsichtigten Projektergebnissen, die Ihr Team bei der Ausführung des Projekts berücksichtigen muss.,

Diese Details sind für das Dokument von entscheidender Bedeutung, da sich Stakeholder – (und manchmal sogar Team -) Anfragen einschleichen und Ihre Zeitleiste und Ihr Budget gefährden. Aber Sie können diese Risiken wegschieben, wenn Änderungswünsche den dokumentierten Geschäftsfall nicht erfüllen.

Projektbeschreibung und Ergebnisse

Dieses ist einfach: eine Übersicht über die Ergebnisse des Projekts in einfacher Sprache. Vermeiden Sie Verwirrung, indem Sie klar umreißen, was im Laufe des Projekts zur Genehmigung geliefert wird, sowie die endgültige Lieferung.,

Wenn Sie beispielsweise eine Fernsehwerbung für einen Kunden erstellen, können Sie Folgendes sagen: Der Firmenname produziert und liefert eine 60-Sekunden-Videowerbung im AVI-Format, die im Fernsehen verwendet werden soll.

Es ist eine einfache Beschreibung dessen, woran Sie arbeiten, aber es enthält auch kleine Details wie Menge, Menge, Länge oder andere Aspekte, die das Projekt genau beschreiben.

Akzeptanzkriterien

Ihr Umfang sollte Ihnen helfen, sich zu einigen, was geliefert wird, und keine Frage lassen, wenn das Projekt abgeschlossen ist., Akzeptanzkriterien können gemessen, erreicht und verwendet werden, um zu beweisen, dass die Arbeit abgeschlossen ist.

Beispiele für einige der Bedingungen oder Kriterien der Akzeptanz finden sich in Projektanforderungen, Benutzerakzeptanztests oder sogar nur in einer abschließenden Stakeholder-Überprüfung und-Genehmigung.

Einschränkungen

Jedes Projekt hat seine Grenzen, und Sie müssen sicher sein, dass Sie diese Grenzen nicht überschreiten, um ein Projekt rechtzeitig und unter Budget abzuschließen.

Einschränkungen können in vielen Formen auftreten, aber ein Beispiel wäre Technologie., Wenn Sie beispielsweise eine Anwendung erstellen, die von einer bestimmten Technologie abhängt, erwähnen Sie dies unbedingt. Es kann mehrere Möglichkeiten geben, diese Website zu codieren, aber wenn Sie in eine komplizierte Technologie eingebettet sind, können Sie sich selbst decken, indem Sie diese Einschränkungen in Ihrem Umfang angeben.

Dies hilft Ihnen, wenn Sie auf eine Einschränkung stoßen und nicht die Zeit oder das Budget haben, Alternativen zu erkunden. Betrachten Sie es als eine Versicherungspolice für Ihr Projekt.

Annahmen

Sie wissen, was sie über Annahmen sagen, und Sie wissen wahrscheinlich, dass es wahr ist., Wenn Sie sie nicht skizzieren, werden Sie mit Verwirrung, verpassten Erwartungen und Projektproblemen enden. Nehmen Sie sich also Zeit, um alle Annahmen aufzulisten, über die Sie nachgedacht haben und die sich auf Ihre Arbeit oder die Ergebnisse dieser Arbeit auswirken.

Ausschlüsse

Sie haben bereits die von Ihnen bereitgestellten Leistungen aufgelistet, aber manchmal ist es genauso wichtig, aufzulisten, was Sie NICHT liefern. Dies hilft Ihnen, unangenehme „Aber wolltest du nicht…“ Fragen oder Anfragen zu vermeiden. Es geht wirklich darum, Erwartungen zu setzen und Missverständnisse in Bezug auf die geplante Arbeit zu vermeiden.,

Kosten

Dies ist ein optionaler Teil Ihrer Projekt-SAU, abhängig von der Art der Organisation, in der Sie arbeiten.

Wenn Sie Teil einer Beratungsagentur sind, die externe Kunden für Ihre Arbeit belastet, möchten Sie Projektkosten skizzieren, möglicherweise sogar auf Phase-oder Meilensteinebene.

Sie müssen tun, was sich für Ihr Projekt und Ihre Organisation richtig anfühlt. Aber je klarer Sie über die Kosten und die damit verbundene Arbeit sprechen können, desto einfacher wird es für Sie, sie zu verwalten—und sich für mehr Mittel einzusetzen, wenn sich zusätzlicher Spielraum einschleicht.,

Vereinbarung

Geltungsbereich Dokumente erstellen Vereinbarung von Natur aus, aber manchmal brauchen Sie Beweise! Fügen Sie also ein Signaturfeld in Ihr Scope-Dokument ein und lassen Sie Ihren Lead-Stakeholder oder Projektförderer das Dokument signieren.

In diesem Sinne ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie, wenn Sie Geld für die Arbeit sammeln—oder wenn es hohe Einsätze gibt—wahrscheinlich Ihr Scope-Dokument von einem Anwalt überprüfen lassen möchten, bevor es unterzeichnet wird. Schließlich ist das Scope-Dokument ein Vertrag.,

Scope document example

Bei der Erstellung eines Scope-Dokuments wird viel Arbeit geleistet, aber denken Sie daran, dass es keinen einzigen richtigen oder falschen Weg gibt, einen zu schreiben.

Passen Sie Ihr Scope-Dokument an Ihre Bedürfnisse an, um eine Einigung darüber zu erzielen, was produziert wird. Seien Sie einfach so detailliert wie möglich, um sicherzustellen, dass Ihre Projekte pünktlich und unter Budget mit einem glücklichen Team und Stakeholdern abgeschlossen sind.

Verwenden Sie die obigen Elemente, um Ihren nächsten Projektumfang zu erstellen und Ihr Team vor dem unvermeidlichen Scope-Kriechen zu schützen. Oder schauen Sie sich unsere kostenlose Projekt kurze Vorlage., Dies ist eine großartige Dokumentenoption für Teams, die an internen Projekten arbeiten, ohne dass Kunden oder Geld involviert sind.

Behalten Sie den Umfang im Auge Sobald die Projektarbeit beginnt

Sobald Sie sich endgültig für Ihren Arbeitsumfang angemeldet haben, ist es Zeit, mit dem Erstellen Ihres Projektplans zu beginnen. Erfahren Sie, warum Planung ein Muss für den Projekterfolg ist und wie Sie Ihr Team und Ihre Stakeholder auf Ihren Plan ausrichten können.

Wir empfehlen, Ihrem Projektplan Bereichserinnerungen hinzuzufügen, damit der gesamte Aufwand, den Sie in Ihr Bereichsdokument investieren, nicht verschwendet wird., So kommunizieren Sie den Umfang auf Projekt-und Aufgabenebene in TeamGantt mithilfe der Kommentarfunktion.

1. Laden Sie den signierten Arbeitsumfang in Ihre Projektdokumente hoch.

Dies macht es jedem im Team leicht, auf das endgültige Scope-Dokument zuzugreifen, wenn Fragen oder neue Anfragen auf dem Weg auftauchen.

2. Fügen Sie Notizen zu jeder Aufgabe hinzu, um den Umfang klar zu definieren.

Das Aufschlüsseln des Bereichs auf Aufgabenebene beseitigt Verwirrung und trägt dazu bei, dass jedes Projektstück auf Kurs bleibt.,

denken Sie Daran, den Projektumfang alles um die Erwartungen und die Erwartungen werden nie eine set-it-and-forget-it-Sache. Teilen Sie Ihren Projektumfang proaktiv mit, damit alle auf den Leitplanken klar sind, und scheuen Sie sich nicht vor Erinnerungen.

Mit einem soliden Umfang in der Hand und einer offenen Kommunikationslinie kann Ihr Projekt pünktlich und mit hohem Budget abgeschlossen werden, mit High Fives rundum. 🎉

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