Nur weil dies der erste Sammelbrief ist, bedeutet dies nicht, dass dies Ihr erster Kontaktpunkt mit dem Kunden ist. Inzwischen haben Sie die Rechnung gesendet, Fälligkeitserinnerungen gesendet und mitgeteilt, wann die Rechnung fällig geworden ist. Das erste Inkassobrief sollte an den nicht zahlenden Kunden gesendet werden, sobald die Rechnung fällig ist.
Da dies nur der erste Buchstabe ist, ist es wichtig, den Ton freundlich, informativ und professionell zu halten., Es gibt viele Gründe, warum der Kunde nicht rechtzeitig bezahlt hat, z. B. nie die Rechnung erhalten oder etwas Wichtiges auf der Rechnung fehlt. Indem Sie ihnen eine Chance zur Erklärung geben, bevor Sie sich aufregen und aufdringlich werden, können Sie eine großartige Kunden-Lieferanten-Beziehung aufrechterhalten.
Dieser erste Sammelbrief sollte folgende Informationen enthalten:
- Tage nach Fälligkeit
- Fälliger Betrag
- Hinweis frühere Versuche,
- Zusammenfassung des Kontos
- Anweisungen – was möchten Sie als nächstes tun?,
- Fälligkeitsdatum für die Zahlung-es ist wichtig, ein Fälligkeitsdatum zu verwenden, nicht „in den nächsten 7 Werktagen“, da dies vauge sein kann
- Ihre Kontaktinformationen
Die Vorlage für das erste Sammelschreiben
Sehr geehrte,
Dies ist nur eine freundliche Erinnerung daran, dass Ihr Konto überfällig ist. Nach unseren Aufzeichnungen ist Ihr Guthaben von $ derzeit . Wir haben eine detaillierte Kopie Ihrer Kontoauszüge per E-Mail. Falls Sie diese Nachrichten und Dokumente nicht erhalten haben, haben wir unten eine Zusammenfassung Ihres Kontos bereitgestellt.,
Rechnungsnummer:
Rechnungsdatum:
Betrag: Fälligkeit:
Tage nach Fälligkeit:
Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie uns den Status dieser Zahlung mitteilen könnten. Bitte kontaktieren Sie uns oder senden Sie Ihre Zahlung von $ an die Adresse unten bis April 16, 2015, wenn Sie dies noch nicht getan haben.
ATTN: Accounting Dept.
Wenn es einige fehler oder sie sind nicht in der lage zu zahlen zu diesem zeitpunkt, kontaktieren sie mich bitte zu so können wir korrigieren fehler oder arrangieren für eine andere zahlung plan. Vielen Dank für Ihre prompte Antwort auf diese Anfrage und für Ihr weiteres Geschäft.,
Mit freundlichen Grüßen,
Der zweite Sammelbuchstabe
Der zweite Sammelbuchstabe kann ein harter Balanceakt sein. Während Ihr Ton durchsetzungsfähiger werden muss, da der erste Buchstabe ignoriert zu sein scheint, müssen Sie gegenüber dem Kunden dennoch freundlich bleiben. Die Grauzone zwischen durchsetzungsfähig und freundlich zu finden, ist immer schwierig.
Die Zeit für den Versand des zweiten Sammelschreibens beträgt entweder zwei Wochen, nachdem das erste Sammelschreiben ignoriert wurde oder nachdem ein Zahlungsversprechen aus dem ersten Brief überfällig geworden ist.,
Der zweite Sammelbrief sollte Folgendes enthalten:
- Erwähnung aller vorherigen Sammelversuche, einschließlich des ersten Sammelschreibens
- Ursprüngliches Fälligkeitsdatum der Rechnung
- Tage nach Fälligkeit
- Rechnungsnummer und Betrag
- Anweisung – was sollen sie als nächstes tun?,
- Bieten Sie Hilfe an, um an den Zahlungsbedingungen zu arbeiten
- Hinweis auf die Auswirkungen, die Nichtzahlung auf ihre Kreditbedingungen haben könnte / Bewertungen
- Ihre Kontaktinformationen
Die zweite Sammelschreibvorlage
Sehr geehrte,
Zu diesem Zeitpunkt haben wir noch keine Zahlung erhalten, noch haben wir eine Antwort auf den gesendeten Brief erhalten . Ihre Konten sind jetzt Tage nach Fälligkeit fällig und Sie schulden insgesamt $.
Als geschätzter Kunde möchten wir Ihnen helfen, Zahlungen schnell zu überweisen, um Maßnahmen zu vermeiden, die Ihre Bonität oder zukünftige Kreditlimits bei unserem Unternehmen beeinträchtigen könnten., Wenn es einen Grund gibt, warum Sie nicht vollständig bezahlen können, Bitte kontaktieren Sie mich unter und ich würde gerne darüber sprechen, einen Zahlungsplan zu vereinbaren, der für beide Seiten akzeptabel ist.
Bitte nehmen Sie sofort Kontakt mit mir auf, wenn Sie einen Zahlungsplan erarbeiten möchten, andernfalls senden Sie bitte Ihre Zahlung von $ by . Wir können Ihre Kreditkarteninformationen telefonisch über unser Online-Zahlungsportal akzeptieren, oder ich habe Ihnen einen selbst adressierten Umschlag beigefügt, falls Sie einen Scheck per Post senden möchten.,
Vielen Dank im Voraus für Ihre prompte Antwort auf diesen Brief und für Ihr fortgesetztes Geschäft.
Mit freundlichen Grüßen,
Der dritte Sammelbrief
An dieser Stelle haben Sie jetzt mehrere Briefe gesendet und mehrere Sammelversuche unternommen. Für jede Woche, in der eine Rechnung unbezahlt bleibt, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass nicht der volle Betrag eingezogen wird. Aus diesem Grund wird der Ton dieses Briefes sehr unterschiedlich sein als der Rest. Sie werden den Kunden darüber informieren, dass Sie, wenn sie nicht sofort bezahlen, gezwungen sind, ihr Konto an ein Inkassobüro zu verweisen oder einen Anwalt einzubeziehen.,
Obwohl der dritte Sammelbrief ziemlich frustrierend sein kann, ist es wichtig, weiterhin professionell zu bleiben.,div>
Die Vorlage für das dritte Sammelschreiben
Sehr geehrte,
Zu diesem Zeitpunkt wir haben immer noch nichts von Ihnen in Bezug auf die fällige Rechnung gehört, noch haben wir eine Antwort auf den gesendeten Brief erhalten, das gesendete Schreiben, oder unsere zahlreichen Versuche, Sie anzurufen und Ihnen eine E-Mail zu senden., Ihre Konten sind jetzt Tage nach Fälligkeit fällig und Sie schulden insgesamt $.
Ich bedauere, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir Ihre Rechnung an ein Inkassobüro und/oder unseren Anwalt übergeben müssen, es sei denn, wir erhalten eine vollständige Zahlung durch oder erarbeiten einen vereinbarten Zahlungsplan bis zu diesem Datum.
Ich hoffe, von Ihnen zu hören, bevor diese Maßnahmen ergriffen werden müssen, um Schäden an Ihrer Bonität oder unserer zukünftigen Geschäftsbeziehung zu vermeiden. Bitte kontaktieren Sie mich sofort unter damit wir diese Angelegenheit klären können.,
Mit freundlichen Grüßen,
Der letzte Sammelbrief und die Mitteilung über rechtliche Schritte
Mit diesem endgültigen Sammelbrief haben Sie jetzt alles getan, was Sie können, und lassen den Kunden einfach wissen, dass die Angelegenheit nicht mehr in Ihren Händen liegt. Obwohl es nicht zwingend erforderlich ist, den Kunden mitzuteilen, dass sein Konto eingezogen oder an einen Anwalt übergeben wurde, kann dies dazu beitragen, die Beziehung in einem guten Zustand zu halten und einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen. Dies gibt Ihnen auch einen letzten letzten Versuch zu sammeln, und wenn Anwälte beteiligt sind, beginnen die Menschen in der Regel zu Hektik.,
Dieser Brief ist deutlich kürzer als die anderen, weil es einfach ein Benachrichtigungsschreiben ist. Es dient als Nachweis für die mehrfache Kontaktaufnahme mit dem Kunden, die betreffende Rechnung und den fälligen Betrag. Denken Sie daran: Auch als letzter Hinweis müssen Sie immer noch professionell bleiben.
Die endgültige Sammlung Brief und Mitteilung über rechtliche Schritte Vorlage
Liebe,
Zu diesem Zeitpunkt haben wir noch nicht von Ihnen in Bezug auf Rechnung für $ gehört, die auf fällig war . Wir haben auch keine Antwort auf zahlreiche Anrufe erhalten, E-Mails, oder die gesendeten Briefe,, oder .,
Da wir bei unserem Versuch, dies direkt mit Ihnen zu klären, gescheitert sind, möchte ich Sie leider darüber informieren, dass wir dieses Problem dem Kreditbüro gemeldet und diese Rechnung einem Inkassobüro übergeben haben, das mit Ihnen in Kontakt steht in Bezug auf die Zahlung dieser Rechnung.
mit freundlichen GRÜßEN