Implementieren Sie heute starke Verfahren, warten Sie nicht bis zum Jahresende.
ich weiß, der deal, wurde eine Steuerung für 20 Jahre. Sie haben die 1099-Saison durchgemacht und zu sich selbst gesagt: „Wir können nicht so viel Zeit verbringen und es nächstes Jahr wieder so machen!,“Aber dann richtet sich Ihre Aufmerksamkeit auf die jährliche Prüfung und dann auf eine Akquisition und dann auf eine Systemumstellung und dann auf einen Personalmangel, und bevor Sie es wissen, ist der Januar wieder da. Ihr Fokus richtet sich auf die Ausgabe der Jahresabschlüsse, sodass Sie den 1099-Job an jemanden in Ihren Mitarbeitern delegieren, in der Hoffnung, dass Sie die Arbeit schnell überprüfen und dann fortfahren können.
Ihre Mitarbeiter läuft in die typischen Fragen wieder, misfiled, fehlerhaften und fehlenden W-9s. Sie sind nicht in der Lage zu bekommen ein W-9 für einige Anbieter kein Kontakt Informationen., Darüber hinaus gibt es keinen wirklich guten Prozess, um festzustellen, welche Zahlungen 1099 meldepflichtig sein sollten, die Sie überprüfen und sich wohl fühlen können. Sie beginnen mit Ihrer Arbeit aus dem letzten Jahr, aber war das wirklich richtig? Sie verbringen mehr Zeit als Sie wollen, ziehen Sie eine Liste der meldepflichtigen Zahlungen zusammen, von denen Sie hoffen, dass sie korrekt sind, und reichen Sie die 1099s in der letzten Januarwoche ein. Das Risiko der Prüfung scheint gering, so dass Sie weitermachen.,
Verstehen Sie den neuen Fokus des IRS auf Form 1099 audits
Materialität funktioniert in vielen Bereichen, wenn es jedoch um 1099 geht, wird dies nicht empfohlen. Die IRS spielt in diesem Bereich nicht mehr herum. Vor einigen Jahren gab die IRS ein Memorandum heraus, in dem ihre Beschäftigungsprüfungsverfahren aktualisiert wurden, um eine Überprüfung der Informationsrückgaben einzubeziehen. In dem Memorandum heißt es, dass die IRS-Prüfer nun „prüfen müssen, ob die entsprechenden Informationsrücksendungen für meldepflichtige Zahlungen (z. B. Formular 1099-MISC…) eingereicht wurden“ während einer Beschäftigungsprüfung., Dieser signifikante Anstieg der 1099-Durchsetzung ergab sich aus dem Bericht des Generalinspektors des Finanzministeriums mit dem Titel „Aufgrund der fehlenden Durchsetzung vermeiden die Steuerzahler die Einbehaltung von Milliarden von Dollar.“
Wenn Sie geprüft werden, dauert es nicht viel, bis sich Strafen und Backup-Quellenbewertungen summieren. Ein Beispiel ist der beste Weg, dies hervorzuheben. Nehmen wir an, Sie haben im Laufe des Jahres 200 Anbieter hinzugefügt und zum Jahresende 50 1099 Formulare ausgestellt. Sie konnten bis zum 31. Januar alle bis auf zehn W-9 von Ihren Anbietern erhalten., Sie haben jedoch nicht erkannt, dass Sie fünf Anbieter als Unternehmen falsch klassifiziert haben, und vergessen, dass rechtliche Abrechnungen, die an einen Anwalt gezahlt werden, häufig sowohl dem Antragsteller als auch dem Anwalt gemeldet werden müssen. Es gab nur wenige Fehler, sie führten jedoch zu erheblichen Strafen.
Die endgültige Bewertung von $50,730 kam von nur zehn Verkäuferzahlungen, wobei der Großteil der Exposition im Zusammenhang mit Backup-Einbehaltung. Bedenken Sie auch, dass das Beispiel keine Interessenbewertungen enthält., Natürlich ist es unerlässlich, von jedem Anbieter ein W-9-Formular zu erhalten, das korrekt und vollständig ist. Zweitens ist es wichtig, absolut sicher zu sein, welche Zahlungen meldepflichtig sind und warum.
Kennen Sie die vom IRS bewerteten Strafen
1099 einreichende Strafen
Strafen können für Unternehmen, die die Vorschriften für die Meldung von IRS-Informationen nicht einhalten, erheblich und zahlreich sein.
Strafbetrag-Die Höhe der Strafe für die nicht korrekte Einreichung eines 1099-Formulars basiert auf dem Zeitpunkt, an dem Sie die korrekte Rückgabe einreichen.,ation rückkehr sie korrekt datei mehr als 30 tage nach der fälligkeit, aber durch August 1; maximale strafe von $1,669,500
Darüber hinaus die gleichen strafen oben werden mit den gleichen Beträgen bewertet, wenn dem Verkäufer oder unabhängigen Auftragnehmer keine korrekte 1099-Erklärung vorgelegt wurde., Die Strafe für das Nichteinreichen einer korrekten Informationsrücksendung bei der IRS ist von der Strafe für das Nichteinreichen einer 1099-Erklärung an Ihren Verkäufer getrennt.,
Sie können einer Strafe unterliegen:
-
- Wenn Sie nicht rechtzeitig einreichen
- Wenn Sie nicht alle Informationen enthalten, die bei einer Rückgabe angezeigt werden müssen
- Wenn Sie bei einer Rückgabe falsche Informationen angeben
- Wenn Sie auf Papier einreichen, wenn Sie elektronisch einreichen müssen
- Wenn Sie eine falsche TIN melden
- Wenn Sie eine TIN nicht melden
- Wenn Sie Papierformulare nicht einreichen, die maschinenlesbar sind.
Weitere Informationen zu Strafen finden Sie in den allgemeinen Anweisungen für bestimmte Informationsrückgaben.,
Backup – Quellensteuer-Strafen
Obwohl Strafen erheblich sein können, ist es die Backup-Quellensteuer-Bewertung, die das größte Risiko birgt. Backup-Einbehaltung ist eine IRS-Anforderung für Unternehmen, 24% einer Zahlung an einen US-Anbieter unter bestimmten Umständen zurückzuhalten und den Betrag an den IRS zu überweisen. Unternehmen müssen eine erste Anfrage für die TIN-Nummer stellen (mit einem W-9-Formular), wenn die erste Zahlung an den Verkäufer erfolgt.
Wenn der Anbieter beim ersten Anfordern kein W-9-Formular zur Verfügung stellt, müssen Sie mit der Sicherungseinbehaltung beginnen., Wenn Sie bei Bedarf nicht mit der Sicherungseinbehaltung beginnen, können Sie für den gesamten Betrag verantwortlich sein, der nicht einbehalten wurde. Wenn also ein Unternehmen einem Verkäufer während eines Kalenderjahres 100,000 US-Dollar zahlt und nicht die erforderlichen 24% einbehält, könnte es erforderlich sein, die 24,000 US-Dollar an die IRS zurückzuhalten.
Weitere Informationen zur Einbehaltung von Sicherungskopien finden Sie in der IRS-Veröffentlichung 1281, Einbehaltung von Sicherungskopien für fehlende und falsche Namen / Dosen.,
Implementieren Sie einen Plan, um Ihr Risiko von Strafen heute zu reduzieren
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre Exposition gegenüber W-9 Strafen zu begrenzen.
Holen Sie sich vor jeder Verkäuferzahlung ein W-9-Formular
Aufgrund des potenziellen Risikos, dass 24% Backup-Quellensteuer auf den GESAMTEN an einen Verkäufer gezahlten Betrag erhoben wird, ist es unerlässlich, dass Sie von jedem Verkäufer ein W-9-Formular erhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie einen luftdichten Prozess haben, um sicherzustellen, dass Sie vor der ersten Zahlung an Ihren Verkäufer ein W-9-Formular erhalten., Sie sollten auch eine Möglichkeit haben, die angeforderten W-9s zu verfolgen und den Empfang sicherzustellen. Vermeiden Sie es, fehlende W-9s zum Jahresende nachzuholen. An diesem Punkt finden Sie Anbieter, die nicht mehr im Geschäft sind, keine guten Kontaktinformationen haben oder Ihnen kein W-9 geben, um die Ausgabe eines 1099-Formulars zu vermeiden.
Die Belichtung von sogar einer fehlenden W-9-Form ist zu groß. Im obigen Beispiel zwei Zahlungen nur $90,000 bewertet wurden $21,600 in der backup-Quellensteuer aufgrund der fehlenden W-9s. Wenn die Zahlungen hatte insgesamt $500,000, 24% backup-Quellensteuer Bewertung wäre $120,000., Backup-Quellenkosten können erheblich sein und wären ein Aufwand für das Unternehmen, da bereits Zahlungen an den Verkäufer geleistet wurden.
Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass die W-9-Formulare, die Sie erhalten, vollständig und korrekt sind. W-9s, denen die TIN-Nummer, der Name oder die Unterschrift fehlt, können ebenfalls der 24% igen Sicherungseinbehaltung unterliegen. Fehlanpassungen zwischen dem Namen und der TIN-Nummer können auch zu „B“ – Benachrichtigungen des IRS führen. Diese Hinweise schaffen zusätzliche Arbeit und erhöhen das Risiko zusätzlicher Strafen.,
Sorgen Sie für ein solides Verständnis der 1099-Vorschriften
Stellen Sie sicher, dass Sie ein solides Verständnis der IRS-Vorschriften für 1099-Formulare haben. Für jede meldepflichtige Zahlung, die dem IRS und dem Verkäufer nicht gemeldet wird, beträgt die Strafe 540 USD, wenn sie nicht vor dem 1. August abgefangen wird.
Weitere Informationen finden Sie im IRS-Handbuch zu Informationsrücksendungen und Anweisungen für die Formulare 1099-MISC und 1099-NEC.
Datei elektronisch bei Bedarf
Wenn Sie 250 oder mehr Informationsrücksendungen im Laufe des Jahres einreichen müssen, müssen Sie elektronisch einreichen., Die 250 oder mehr Anforderung gilt für jede Art von Formular separat. Beachten Sie jedoch, dass die IRS diese Regel ändern möchte. Siehe unseren Blogartikel IRS schlägt Änderungen an den elektronischen Berichtspflichten vor.
File timely
Stellen Sie sicher, dass Sie die IRS-Richtlinien befolgen, indem Sie das Formular 1096 beim IRS einreichen und das Formular 1099 rechtzeitig an Ihre Lieferanten senden. Siehe unseren Blog-Artikel Vermeiden Sie die Strafe, 1099-MISC Fälligkeitstermine für 2021.,
Verwenden Sie W9manager, um Ihren gesamten Prozess zu optimieren
W9manager wurde entwickelt, um Ihnen zu helfen, die meisten Ihrer 1099-Arbeiten abzuschließen, bevor die Saison überhaupt beginnt.,div>
- Fordern Sie elektronische W-9s von Anbietern mit automatisierten Erinnerungen an
- Geben Sie jedem in Ihrer Organisation Zugriff auf die Anforderung von W-9s und erhalten Sie sie zentral zurück
- Verfolgen Sie alle ausstehenden W-9s, die Sie nicht erhalten haben
- Erhalten Sie W-9s, die richtig gemacht werden, da Anbieter und unabhängige Auftragnehmer unseren Schritt-für-Schritt-Prozess verwenden, um W-9s
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- Stoppen Sie das senden von papier 1099s, wenn anbieter opt-in für elektronische reporting
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Haftungsausschluss-Jede in dieser Mitteilung enthaltene Buchhaltungs -, Geschäfts-oder Steuerberatung, einschließlich Anhänge und Beilagen, ist weder als gründliche, eingehende Analyse spezifischer Fragen noch als Ersatz für eine förmliche Stellungnahme gedacht oder reicht aus, um steuerliche Sanktionen zu vermeiden.