Sommer bedeutet normalerweise einen Urlaub in Ihrem Google Mail-Posteingang. Aber alle Ihre ungelesenen E-Mails werden nicht alleine beantwortet (na ja, eigentlich könnten sie — aber darauf komme ich später). Laut Radicati, einem Tech-Marketing-Unternehmen, wurden letztes Jahr über 281 Milliarden E-Mails gesendet. Und diese Zahl wird nur wachsen und in den nächsten drei Jahren 330 Milliarden erreichen. Das sind viele E-Mails, die unsere Aufmerksamkeit erfordern.,
Es ist nicht nur die schiere Anzahl von E-Mails, die sich überwältigend anfühlt — es ist die Zeit, die wir damit verbringen, diese E-Mails zu betrachten, darauf zu antworten und uns Sorgen zu machen. Fast 80% der Amerikaner lesen E-Mails auf ihrem Smartphone, MIT Technology Review gefunden, während der durchschnittliche Amerikaner verbringt fast 24 Stunden online jede Woche. Das ist fast ein ganzer Tag Ihres Lebens jede Woche, die Sie auf Ihre Bildschirme starren-und eine Menge davon wird wahrscheinlich in Ihrem Google Mail-Posteingang verbracht.
Zum Glück gibt es Möglichkeiten, Ihren Posteingang zu meistern, bevor er Sie beherrscht., Hier sind 10 Google Mail-Tipps und-Tricks, mit denen Sie die Kontrolle über Ihre E-Mail erhalten.
Mit Smart Compose können Sie schneller reagieren
Die Smart Compose-Funktion von Google Mail beendet Ihre Sätze für Sie. Wenn Sie mit der Eingabe einer E-Mail beginnen, wird der Algorithmus für künstliche Intelligenz von Google Mail erraten, was Sie zu sagen versuchen. Durch Drücken der Tabulatortaste füllt der Vorschlag die E-Mail automatisch aus. Es ist, als würden wir uns gegenseitig beenden –
Um Smart Compose einzuschalten, gehen Sie zu → Einstellungen → Allgemein und schalten Sie dann die Schaltfläche „Smart Compose“ ein., Durch die gleichzeitige Aktivierung von „Personalisierung“ passt die KI von Google ihre Kompositionsvorschläge an Ihre Vorlieben und Gewohnheiten an. Sie können sogar Feedback für Smart Compose geben, damit diese Funktion Ihre Vorlieben und Ihren Stil lernen kann. Gehen Sie dazu auf die Schaltfläche“ Weitere Optionen „am unteren Rand Ihrer E-Mail-Symbolleiste neben dem Papierkorbsymbol und wählen Sie „Smart Compose“.,“
Planen Sie eine E-Mail, die später gesendet werden soll
Verantwortlich für das Senden von Ablehnungs-E-Mails um 20 Uhr, muss aber rechtzeitig nach Hause kommen, um das Bachelorette-Finale zu sehen? Ankündigung einer großen Entwicklung nächste Woche, aber auf dem Weg in den Urlaub mit “ no Wi-Fi?“Mit der Google Mail-Planungsfunktion können Sie entscheiden, wann genau eine E-Mail gesendet wird., Wenn Sie auf den kleinen Pfeil nach oben neben „Senden“ klicken und Uhrzeit und Datum auswählen, können Sie die Fristen einhalten, während Sie noch Ihr Leben führen.
Wenn Sie mit Ihrer E-Mail fertig sind, klicken Sie unten links neben der Schaltfläche „Senden“ auf den Abwärtspfeil. Sie werden mit „Senden planen“ aufgefordert.“Klicken Sie auf diese Option und wählen Sie Datum und Uhrzeit zum Senden der E-Mail aus. Sobald dies ausgewählt ist, klicken Sie auf „Senden planen“ und die E-Mail wird von selbst gesendet, ohne dass Sie Ihr Glas Wein ablegen müssen.,
Cut (Trackpad) Ecken mit Tastenkombinationen
Google Mail ist voll von Tastenkombinationen, die es viel einfacher machen, Ihren Posteingang zu handhaben. Beobachten Sie, wie Ihr E-Mail-Bildschirm plötzlich angezeigt wird, wenn Sie den Buchstaben „C“ auf Ihrer Tastatur drücken, oder besuchen Sie automatisch Ihre Entwürfe, indem Sie auf B+D klicken.Google Mail verfügt über Dutzende anpassbarer Verknüpfungen, die Ihnen das Leben erleichtern können.,
Gehe zu → Einstellungen → Erweitert und aktiviere Tastenkombinationen. Jetzt sollte es im Einstellungsfenster eine Registerkarte für Tastaturkürzel geben, auf der Sie Ihre Optionen anzeigen und anpassen können. Sie müssen sicherstellen, dass Tastenkombinationen auch unter Einstellungen → Allgemein → Tastenkombinationen aktiviert sind.
Um eine vollständige Liste weiterer Google Mail-Optionen und Verknüpfungen anzuzeigen (einschließlich einer ganzen Reihe von Optionen, die nach Funktionen gruppiert sind), halten Sie Umschalt + / gedrückt., A pane will pop up with a directory of shortcuts.
A few personal favorite Gmail keyboard shortcuts:
Shift + !, : Bericht als Spam (E-Mails, die Sie nicht mögen, werden *poof* aus Ihrem Posteingang)
Shift+#: Löschen (lesen Sie oben)
R: Antworten (schnell antworten, verhindert auch, dass Sie von der peinlichen „alle antworten“)
U: Als ungelesen markieren (um später wieder zu kommen, es sei denn, natürlich, Sie haben die Snooze Hack aktiviert)
C: Neue E-Mail verfassen
A: Antworten alle (auch hier mit „r“)
E: Archivieren Sie eine Nachricht
Durch Drücken von G + (I, D, S oder T) gelangen Sie zu verschiedenen Posteingängen, markierten E-Mails oder Entwürfen, je nachdem, welchen Buchstaben Sie drücken.,
Un-Senden Sie eine E-Mail
Die momentane Panik, die einsetzt, wenn Sie „Dear Kylie“ anstelle von „Dear Kendall“ in diese Arbeits-E-Mail schreiben, wird jetzt und für immer offiziell behandelt. Google Mail hat jetzt die Möglichkeit, eine gesendete Nachricht für bis zu 30 Sekunden abzurufen, nachdem Sie sie gesendet haben.
Um dies einzurichten, gehen Sie zum Einstellungssymbol in der oberen rechten Ecke Ihrer Google Mail-Startseite, wählen Sie Einstellungen → Allgemein und dann auf „Rückgängig machen“.“Sie können entscheiden, wie lange Sie haben, bevor die Option, Ihre E-Mail aus dem dunklen Internet-Abgrund zurückzurufen, verschwindet., Nervöse Nellies können sich für die 30-Sekunden-Option entscheiden, während die masochistischen Margen fünf Sekunden auswählen können.
Diese E-Mail wird sich in 3, 2, 1 selbst zerstören…
Das Senden peinlicher Fotos Ihres Hundes in einem Tutu oder vertraulichen Unternehmensinformationen ist immer ein wenig riskant — also probieren Sie die Selbstzerstörungsfunktion von Google Mail aus. Wie beim Snapchat von E-Mails bleiben diese Nachrichten nur so lange im Posteingang des Empfängers, wie Sie möchten., Die E-Mail kann nicht weitergeleitet, kopiert, eingefügt, heruntergeladen oder gedruckt werden, und Sie können sogar den Zugriff von Ihrem eigenen Konto widerrufen, bevor die Zeit abgelaufen ist.
Nachdem Sie Ihre E-Mail verfasst haben, klicken Sie auf die kleine Uhr mit einem Schlosssymbol in der unteren Symbolleiste, und wählen Sie den Empfänger und Zeitrahmen.
Das ist nicht sicher genug, sagen Sie? Mit dieser neuen Funktion haben Sie auch die Möglichkeit, die Nachricht mit einem Kennwort zu schützen, sodass der Empfänger auch ein computergeneriertes Kennwort eingeben muss, das er per SMS erhält, bevor er es öffnen kann., Klicken Sie einfach auf die Option „SMS-Passcode „unter“ Passcode anfordern “ und Google Mail sendet dem Empfänger den Passcode, der für den Zugriff auf die E-Mail erforderlich ist. (Hinweis: Bei einigen Google Mail-Unternehmenskonten ist diese Funktion nicht aktiviert. Und wenn Sie etwas wollen, das noch sicherer ist, versuchen Sie einen sicherheitsorientierten Messaging-Dienst wie Signal.,)
Kann es
Mit Google Mail ‚ s Konserven Antworten, können Sie einrichten und schnell importieren vorgefertigte Antworten in Ihre E-Mails. Diese Funktion ist vor allem für Sie Geschäftsleute da draußen, die die gleiche E-Mail immer und immer wieder an verschiedene Personen senden. Es ist das neuere, faulere Kopieren / Einfügen, aber ohne die Angst, versehentlich den falschen Namen in Ihre Begrüßung einzufügen., Es importiert sogar Betreffzeilen und alle Anhänge, die Sie mit der Vorlage E-Mail gespeichert. Durch die Kennzeichnung dieser Konservenantworten können Sie schnell und effektiv finden, was Sie benötigen.
Um Antworten in Dosen einzuschalten, gehen Sie zum Symbol Einstellungen → Einstellungen → Allgemein → Antworten in Dosen aktivieren (Vorlagen).
Nachdem Sie die erste E-Mail eingegeben haben, klicken Sie auf das Symbol „Weitere Optionen“ neben dem Papierkorbsymbol in Ihrer Google Mail-Symbolleiste und wählen Sie „Antworten in Dosen“.“Wählen Sie von hier aus „Entwurf als Vorlage speichern „und dann“ Entwurf als neue Vorlage speichern“.,“Von hier aus werden Sie aufgefordert, Ihre Vorlage zu benennen-sagen wir, ich rufe meine „Netzwerkvorlage“ an und kann diese E-Mail jetzt jederzeit senden. Öffnen Sie einfach eine neue E-Mail, wählen Sie Weitere Optionen → Antworten in Dosen, und Ihre Vorlage wird angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, wird die neue E-Mail mit der gespeicherten Vorlage gefüllt. Voila! Weniger Tippen, mehr Antworten in Dosen.,
Setzen Sie Ihre Google Mail auf snooze
Eine stressige E-Mail nach der Arbeit Stunden bekommen kann wirklich einen Dämpfer auf Ihre Happy Hour oder Familienzeit setzen. Aktivieren Sie die „Snooze“ – Funktion von Google Mail, wenn Sie eine Pause von Ihrem Posteingang benötigen und E-Mails zum von Ihnen gewählten Zeitpunkt erneut angezeigt werden.
Um eine E-Mail zu schlummern, bewegen Sie den Mauszeiger über die Nachricht in Ihrem Google Mail-Hauptbildschirm und klicken Sie ganz rechts auf das Uhrensymbol. Sie können die E-Mail für einen Tag snooze, eine Woche, einen Monat, Heck, Sie können für ein Jahr snooze., Die E-Mail wird wieder in Ihrem Posteingang angezeigt, wenn Sie bereit sind zu antworten. Es gibt auch ein designated Label für diese snoozed E-Mails auf der linken Seite Ihres Posteingangs, nur für den Fall, dass Sie sie früher finden müssen.
Wenn dies nicht ausreicht, um auf Oma Janes E-Mail zu antworten, klicken Sie auf die E-Mail und ziehen Sie sie aus Ihrem Google Mail-Posteingang direkt auf die Registerkarte Aufgaben im rechten Bereich Ihres Bildschirms. Die E-Mail-Erinnerung wird dort mit einem Link direkt darunter angezeigt, der Sie direkt zu der betreffenden Nachricht führt., Die Integration dieser E-Mails in Ihre To-Do-Liste kann eine effektive Möglichkeit sein, sich daran zu erinnern, zu antworten.
Der persönliche Assistent, von dem Sie nicht wussten, dass Sie ihn benötigen
Anstatt Ihren Google Mail-Posteingang zu durchsuchen, um herauszufinden, aus welchem Gate Sie fliegen oder wo Sie Ihre Mutter zum Brunch treffen, verwenden Sie die Zahlungs-und Abonnementfunktion, um Ihre Flüge, Abendessenreservierungen, Abonnements und mehr anzuzeigen und zu verwalten. Es ist, als würde man plötzlich einen persönlichen Assistenten bekommen, den man nicht bezahlen muss., Diese Google Mail-Funktion durchsucht Ihren Posteingang nach Flug -, Hotel -, Konzert -, Event-oder Restaurantreservierungen und kompiliert sie ordentlich an einem Ort. Es verfolgt sogar frühere Reservierungen und Abonnements, die bereits abgelaufen sind.
Gehen Sie zum Kreis in der oberen rechten Ecke Ihres Google Mail-Bildschirms mit Ihrem ursprünglichen oder persönlichen Foto. Klicken Sie auf Google Konten → Zahlung und Abonnements. Wählen Sie aus, welche Option Sie anzeigen möchten, unabhängig davon, ob es sich um Abonnements, Reservierungen oder Einkäufe handelt, die Sie getätigt haben, damit Sie sie anzeigen und verfolgen können.,
Legen Sie es auf Ihre Registerkarte
Google Mail Tabs Update ist wie ein kostenloser persönlicher Organizer, Teilen Sie Ihren Posteingang zwischen mehreren verschiedenen Registerkarten, einschließlich sozialer E-Mails (wie Facebook, Twitter und Instagram), Updates (Newsletter usw.)- , Finanz -, und Sonder-Aktionen. Das Schöne an dieser Funktion ist, dass Ihr Gehirn nicht ständig Aufgaben von Nachrichten zur Arbeit zu Mamas neuen markierten Facebook-Fotos und wieder zur Arbeit wechseln muss., Wählen Sie stattdessen aus, mit welchem Posteingangslabel Sie sich befassen möchten, und gehen Sie weiter und löschen Sie diese ungelesenen Nachrichten. Ihr primärer Posteingang enthält weiterhin alle wichtigen Nachrichten, auf die Sie antworten müssen, während die anderen Posteingänge eher in den Hintergrund treten.
Gehen Sie zum Einstellungssymbol → Posteingang konfigurieren und wählen Sie aus, welche Registerkarten Sie nach Nachrichten filtern möchten, die in Ihren Google Mail-Posteingang gelangen. Sie können bis zu fünf verschiedene Filter auswählen.,
Brechen Sie niemals die Kette
Wenn Sie einen Kollegen in eine E-Mail-Kette in Google Mail kopieren möchten, geben Sie einfach “ + “ in den Hauptteil der E-Mail selbst ein und wählen Sie deren E-Mail-Adresse aus. Jetzt, Diese E-Mail wird automatisch Schleife sie in die Konversation. Ja, Sie können auch ihre E-Mail in das Adressfeld eingeben, aber auf diese Weise fühlt es sich irgendwie cooler an.
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