si usted es un propietario de una pequeña empresa que establece su contabilidad, tiene que tomar una decisión sobre su sistema de contabilidad: ¿de doble entrada o de una sola entrada?
en este artículo, explicaremos la contabilidad de doble entrada de la manera más simple posible, cómo difiere de la contabilidad de una sola entrada y por qué esto es importante para su negocio.
¿Qué es la contabilidad de doble entrada?
la contabilidad de doble entrada es un método de contabilidad que rastrea de dónde viene su dinero y hacia dónde va., Cada transacción financiera recibe dos entradas, un» débito «y un» crédito » para describir Si el dinero se transfiere a o desde una cuenta, respectivamente. Cada entrada de contabilidad afecta a dos cuentas diferentes: por ejemplo, si vende una taza de café, su cuenta de efectivo sube y su cuenta de inventario baja.
al hacer estas entradas de diario en su libro mayor, las entradas de débito se registran a la izquierda y las entradas de crédito a la derecha. Todas estas entradas se resumen en un balance de prueba, que muestra los saldos de la cuenta y los totales de sus créditos totales y débitos totales., Si se hace correctamente, su saldo de prueba debe mostrar que el saldo de crédito es el mismo que el saldo de débito.
hay un término contable más común que debe saber aquí: chart of accounts, que es una gran lista de todas sus cuentas (qué tipo de transacción en su negocio es un activo, Qué es un pasivo, qué es un patrimonio, etc.). Puedes ver un ejemplo aquí.
registrar transacciones de esta manera le proporciona una vista detallada y completa de sus finanzas, una que no podría obtener utilizando sistemas más simples como single—entry.
¿en qué se diferencia de la entrada única?,
la contabilidad de entrada única implica anotar todas las transacciones de su negocio (ingresos, gastos, nómina, etc.).) en un solo libro mayor. Si eres freelancer o propietario único, es posible que ya estés usando este sistema en este momento. Es rápido y fácil, y ahí es donde terminan los beneficios de la entrada única.,
La entrada única no rastrea activos o pasivos, es propensa a errores, no le dice mucho sobre el estado o la salud de su negocio y es el equivalente contable de llevar una billetera de velcro: está bien cuando es niño, pero no es muy Seguro o confiable cuando es mayor.
notando estos defectos, un grupo de contadores—en Génova del siglo 12, Venecia del siglo 13, O Corea del siglo 11, dependiendo de a quién le preguntes—ideó un nuevo tipo de sistema llamado contabilidad de doble entrada.,
A diferencia de la entrada única, el sistema de doble entrada proporcionó a los contables información suficiente para crear todos los estados financieros principales, incluidos los estados de ingresos, balances, estados de flujos de efectivo y estados de ganancias no distribuidas.
«fue solo una revolución en la forma de pensar sobre los negocios y el comercio», escribe Jane Gleeson-White sobre la popularización de la contabilidad de doble entrada en su libro Double Entry.
» podrías detallar las ganancias en cada cuenta, para que supieras en qué productos te estaba yendo bien y cuáles no., Entonces usted podría comenzar a pensar en cómo usted cambiaría sus actividades de negocio.»
en pocas palabras, el método de doble entrada le permite hacer contabilidad moderna.
doble entrada en acción
digamos que compras un nuevo MacBook Pro de 3 3,000 para tu recién lanzada startup blockchain de alimentos para perros.
bajo contabilidad de doble entrada, usted haría dos entradas: usted negocia un activo (efectivo) por otro activo (laptop).,»a9df7c8626″>
en Virtud de contabilidad de doble entrada, cada débito siempre tiene un equivalente de crédito correspondiente, que conserva la siguiente ecuación de equilibrio:
Activos = Pasivos + Capital
los Contadores llaman a esto la ecuación contable, y es la base de contabilidad de doble entrada., Si en algún momento esta ecuación está fuera de balance, eso significa que el contable ha cometido un error en algún lugar en el camino.
en este ejemplo, solo el lado de los activos de la ecuación se ve afectado: sus activos (efectivo) disminuyen en 3 3,000 y sus activos de laptop aumentan en 3 3,000, y la ecuación permanece equilibrada.
probemos con otro ejemplo. Digamos que acaba de comprar inventory 10,000 de inventario de alimentos para mascotas a crédito.
en este caso, el activo que ha aumentado en valor es su inventario. Debido a que compró el inventario a crédito, su cuenta de cuentas por pagar también aumenta en 1 10,000.,
| Cuenta | Débito | de Crédito |
|---|---|---|
| Inventario | $10,000 | – |
| Cuentas por Pagar | – | $10,000 |
echemos un vistazo a la ecuación contable de nuevo:
Activos = Pasivos + Capital
el Último ejemplo: ¿cómo grabar cuentas por cobrar bajo este método de contabilidad?,
cuando envía una factura a un cliente después de terminar un proyecto, «debita» cuentas por cobrar y «acredita» la cuenta de ventas.
después de que el cliente le pague, debitará su cuenta de efectivo y cuentas de crédito por cobrar.
una hoja de trucos de contabilidad de doble entrada
puede llevar algún tiempo envolver su cabeza alrededor de los débitos, créditos y cómo cada tipo de transacción comercial afecta a cada cuenta y estado financiero. Para hacer las cosas un poco más fáciles, aquí hay una hoja de trucos sobre cómo funcionan los débitos y créditos bajo el sistema de contabilidad de doble entrada.,
débitos:
- Aumentar una cuenta de activo o disminuir una cuenta de pasivo o de patrimonio (como el patrimonio del propietario).
- Aumentar una cuenta de gastos.
- disminuir los ingresos
- siempre se registran en el lado izquierdo
créditos:
- Aumentar una cuenta de pasivo o patrimonio, o disminuir una cuenta de activo.
- disminuir una cuenta de gastos.
- Aumentar los ingresos
- siempre Se registran en el lado derecho
debo usar de doble entrada?,
si su negocio es una empresa unipersonal muy simple, una que no tiene inventario, no tiene deudas, tiene un solo empleado y no tiene muchas cuentas para realizar un seguimiento, la entrada única podría ser suficiente para sus necesidades contables.
si su negocio es más complejo que eso, la mayoría de los contadores recomendarán encarecidamente cambiar a la contabilidad de doble entrada.
¿por Qué? La entrada doble proporciona una vista tridimensional más completa de sus finanzas que el método de entrada única.,
debido a que está rastreando de dónde viene su dinero y hacia dónde va, puede recopilar esa información en Estados Financieros, que le brindan información sobre la rentabilidad y la salud de las diversas partes de su negocio. Eso es una victoria porque los estados financieros pueden ayudarlo a tomar mejores decisiones sobre en qué gastar dinero en el futuro.
la contabilidad de doble entrada también disminuye el riesgo de errores de contabilidad, aumenta la transparencia de sus finanzas y, en general, agrega una capa de responsabilidad a su negocio que la contabilidad de entrada única no puede proporcionar.,
si quieres que tu negocio sea tomado en serio—por inversores, bancos, compradores potenciales-deberías usar la doble entrada.
doble entrada en el software de contabilidad
el software de contabilidad más popular hoy en día utiliza el sistema de doble entrada, a menudo oculto detrás de una interfaz simplificada, lo que significa que generalmente no tiene que preocuparse por la doble entrada a menos que lo desee.
si prefiere no tener que lidiar con software de contabilidad en absoluto, hay servicios de contabilidad como Bench (que somos nosotros), que utilizan el sistema de doble entrada por defecto.