Tiempo de gestión: ¿quién tiene al mono?

¿por qué los gerentes se están quedando sin tiempo mientras que sus subordinados se están quedando sin trabajo?, Aquí exploraremos el significado del tiempo de gestión en lo que se refiere a la interacción entre los gerentes y sus jefes, sus compañeros y sus subordinados.

Específicamente, trataremos con tres tipos de tiempo de gestión:

Boss-tiempo impuesto-utilizado para realizar aquellas actividades que el jefe requiere y que el gerente no puede ignorar sin penalización directa y rápida.

Tiempo impuesto por el sistema: se utiliza para dar cabida a las solicitudes de los compañeros de soporte activo. Descuidar estas solicitudes también dará lugar a sanciones, aunque no siempre tan directas o rápidas.,

tiempo autoimpuesto: se usa para hacer aquellas cosas que el gerente origina o acepta hacer. Una cierta porción de este tipo de tiempo, sin embargo, será tomada por subordinados y se llama tiempo subordinado-impuesto. La porción restante será propia del gerente y se llama tiempo discrecional. El tiempo autoimpuesto no está sujeto a penalización ya que ni el jefe ni el sistema pueden disciplinar al gerente por no hacer lo que no sabían que tenía la intención de hacer en primer lugar.

para satisfacer esas demandas, los gerentes deben controlar el tiempo y el contenido de lo que hacen., Dado que lo que sus jefes y el sistema les imponen está sujeto a sanciones, los gerentes no pueden alterar esos requisitos. Por lo tanto, su tiempo autoimpuesto se convierte en su principal área de preocupación.

Los gerentes deben tratar de aumentar el componente discrecional de su tiempo autoimpuesto minimizando o eliminando el componente subordinado. Luego usarán el incremento agregado para obtener un mejor control sobre sus actividades impuestas por el jefe y por el sistema. La mayoría de los gerentes pasan mucho más tiempo lidiando con los problemas de los subordinados de lo que se dan cuenta., Por lo tanto, usaremos la metáfora del mono-sobre-la-espalda para examinar cómo llega a existir el tiempo impuesto subordinadamente y qué puede hacer el superior al respecto.

¿Dónde está el mono?

imaginemos que un gerente está caminando por el pasillo y que se da cuenta de que uno de sus subordinados, Jones, viene hacia él. Cuando los dos se encuentran, Jones saluda al gerente con: «buenos días. Por cierto, tenemos un problema. Verás see»A medida que Jones continúa, el gerente reconoce en este problema las dos características comunes a todos los problemas que sus subordinados traen gratuitamente a su atención., Es decir, el gerente sabe (a) lo suficiente para involucrarse, pero (b) no lo suficiente para tomar la decisión sobre el terreno que se espera de él. Finalmente, el gerente dice :» Me alegro de que hayas sacado el tema. Tengo prisa ahora mismo. Mientras tanto, déjame pensarlo, y te lo haré saber.»Entonces él y Jones se separan.

analicemos lo que acaba de pasar. Antes de que los dos se conocieran, ¿en la espalda de quién estaba el «mono»? Después de que se separaron, ¿de quién era la espalda? La del gerente., El tiempo subordinado-impuesto comienza en el momento en que un mono salta con éxito de la espalda de un subordinado a la espalda de su superior y no termina hasta que el mono es devuelto a su dueño adecuado para el cuidado y la alimentación. Al aceptar al mono, el gerente ha asumido voluntariamente una posición subordinada a su subordinado. Es decir, ha permitido que Jones lo haga su subordinado haciendo dos cosas que un subordinado generalmente se espera que haga por un jefe: el gerente ha aceptado una responsabilidad de su subordinado y el gerente le ha prometido un informe de progreso.,

la subordinada, para asegurarse de que el gerente no se pierda este punto, más tarde meterá la cabeza en la oficina del gerente y alegremente preguntará: «¿cómo va?»(Esto se llama supervisión.)

o imaginemos que al concluir una conferencia con Johnson, otro subordinado, las palabras de despedida del gerente son: «bien. Envíame un memo sobre eso.»

analicemos éste. El mono está ahora en la espalda del subordinado porque el siguiente movimiento es suyo, pero está listo para un salto. Cuidado con ese mono., Johnson diligentemente escribe el memo solicitado y lo deja caer en su canasta. Poco después, el gerente lo saca de su canasta y lo lee. ¿De quién es el movimiento ahora? Si no hace ese movimiento pronto, recibirá una nota de seguimiento del subordinado. (Esta es otra forma de supervisión.) Cuanto más tarde el mánager, más frustrado se volverá el subordinado (estará haciendo girar sus ruedas) y más culpable se sentirá el mánager(su retraso de tiempo impuesto por subordinados aumentará).,

o supongamos una vez más que en una reunión con un tercer subordinado, Smith, el gerente se compromete a proporcionar todo el respaldo necesario para una propuesta de Relaciones Públicas que acaba de pedirle a Smith que desarrolle. Las palabras de despedida del gerente a ella son: «solo hazme saber cómo puedo ayudar.»

ahora analicemos esto. Una vez más el mono está inicialmente en la espalda del subordinado. Pero por cuánto tiempo? Smith se da cuenta de que no puede dejar que el gerente «sepa» hasta que su propuesta tenga la aprobación del gerente., Y por experiencia, también se da cuenta de que su propuesta probablemente estará en el maletín del gerente durante semanas antes de que finalmente llegue a ella. ¿Quién tiene realmente al mono? ¿Quién comprobará a quién? El giro de las ruedas y el embotellamiento están bien en su camino de nuevo.

un cuarto subordinado, Reed, acaba de ser transferido de otra parte de la compañía para que pueda lanzar y eventualmente administrar una empresa de negocios de Nueva Creación., El gerente ha dicho que deberían reunirse pronto para establecer un conjunto de objetivos para el nuevo trabajo, y agregó: «redactaré un borrador inicial para discutirlo con ustedes.»

analicemos este también. El subordinado tiene el nuevo trabajo (por asignación formal) y la plena responsabilidad (por delegación formal), pero el gerente tiene el siguiente movimiento. Hasta que lo haga, tendrá al mono, y el subordinado será inmovilizado.

¿por Qué sucede todo esto?, Porque en cada caso el gerente y el subordinado asumen desde el principio, consciente o inconscientemente, que el asunto en consideración es un problema conjunto. El mono en cada caso comienza su carrera a horcajadas sobre sus dos espaldas. Todo lo que tiene que hacer es mover la pierna equivocada, y presto!- el subordinado desaparece hábilmente. Por lo tanto, el gerente se queda con otra adquisición para su casa de fieras. Por supuesto, los monos pueden ser entrenados para no mover la pierna equivocada. Pero es más fácil evitar que se monten en la espalda en primer lugar.

¿Quién Trabaja para Quién?,

supongamos que estos mismos cuatro subordinados son tan reflexivos y considerados con el tiempo de su superior que se esfuerzan por permitir que no más de tres monos salten de cada uno de sus lomos al suyo en un solo día. En una semana de cinco días, el gerente habrá recogido 60 monos gritones, demasiados para hacer algo al respecto individualmente. Así que pasa su tiempo impuesto subordinadamente haciendo malabares con sus «prioridades».,»

A Última Hora de la tarde del viernes, el gerente está en su oficina con la puerta cerrada por privacidad para que pueda contemplar la situación, mientras sus subordinados esperan afuera para tener su última oportunidad antes del fin de semana para recordarle que tendrá que «pescar o cortar cebo.»Imaginen lo que se están diciendo unos a otros sobre el gerente mientras esperan: «qué cuello de botella. No puede decidirse. Nunca sabremos cómo alguien llegó tan alto en nuestra compañía sin poder tomar una decisión.,»

Lo peor de todo, la razón por la que el mánager no puede hacer ninguno de estos «próximos movimientos» es que su tiempo se consume casi por completo al cumplir con sus propios requisitos impuestos por el jefe y por el sistema. Para controlar esas tareas, necesita tiempo discrecional que a su vez se le niega cuando está preocupado por todos estos monos. El gerente está atrapado en un círculo vicioso. Pero el tiempo es una pérdida (un eufemismo). El gerente llama a su secretaria por el intercomunicador y le ordena que le diga a sus subordinados que no podrá verlos hasta el lunes por la mañana., A las 7 pm, conduce a casa, con la intención de volver a la oficina mañana para quedar atrapado durante el fin de semana. Regresa brillante y temprano al día siguiente solo para ver, en el green más cercano del campo de golf frente a la ventana de su oficina, a un cuarteto. Adivina quién?

eso lo hace. Ahora sabe quién trabaja realmente para quién. Además, ahora ve que si realmente logra durante este fin de semana lo que vino a lograr, la moral de sus subordinados subirá tan bruscamente que cada uno elevará el límite en el número de monos que dejarán saltar de sus espaldas a la suya., En resumen, ahora ve, con la claridad de una revelación en la cima de una montaña, que cuanto más se atrapa, más se queda atrás.

sale de la oficina con la velocidad de una persona huyendo de una plaga. Su plan? Para quedar atrapado en algo más para lo que no ha tenido tiempo en años: un fin de semana con su familia. (Esta es una de las muchas variedades de tiempo discrecional.,)

el domingo por la noche disfruta de diez horas de sueño dulce y tranquilo, porque tiene planes claros para el lunes. Va a deshacerse de su tiempo subordinado impuesto. A cambio, obtendrá una cantidad igual de tiempo discrecional, parte del cual pasará con sus subordinados para asegurarse de que aprendan el difícil pero gratificante arte gerencial llamado «el cuidado y la alimentación de los monos».»

el gerente también tendrá un montón de tiempo discrecional restante para obtener el control del tiempo y el contenido no solo de su tiempo impuesto por el jefe, sino también de su tiempo impuesto por el sistema., Puede tomar meses, pero en comparación con la forma en que han sido las cosas, las Recompensas serán enormes. Su objetivo final es administrar su tiempo.

deshacerse de los monos

El gerente regresa a la oficina el lunes por la mañana lo suficientemente tarde para que sus cuatro subordinados se hayan reunido fuera de su oficina esperando verlo por sus monos. Los llama uno por uno. El propósito de cada entrevista es tomar un mono, colocarlo en el escritorio entre ellos, y averiguar juntos cómo el siguiente movimiento podría concebiblemente ser del subordinado., El siguiente movimiento del subordinado puede ser tan esquivo que el gerente puede decidir, solo por ahora, simplemente dejar que el mono duerma sobre la espalda del subordinado durante la noche y que él o ella regrese con él a una hora designada a la mañana siguiente para continuar la búsqueda conjunta de un movimiento más sustantivo por parte del subordinado. (Los monos duermen tan profundamente durante la noche sobre las espaldas de los subordinados como lo hacen sobre los superiores».)

Cuando cada subordinado deja la oficina, el gerente es recompensado por la vista de un mono dejando su oficina a espaldas del subordinado., Durante las próximas 24 horas, el subordinado no estará esperando al administrador; en su lugar, el administrador estará esperando al subordinado.

más tarde, como para recordarse a sí mismo que no hay ninguna ley en contra de su participación en un ejercicio constructivo en el ínterin, el gerente pasea por la oficina del subordinado, mete la cabeza en la puerta, y alegremente pregunta, «¿Cómo va?»(El tiempo consumido en hacer esto es discrecional para el gerente y el jefe impuesto para el subordinado.)

cuando el subordinado (con el mono sobre su espalda) y el gerente se reúnen a la hora designada al día siguiente, el gerente explica las reglas básicas en palabras a este efecto:

«en ningún momento mientras te estoy ayudando con este o cualquier otro problema, tu problema se convertirá en mi problema. En el momento en que tu problema se convierte en mío, ya no tienes un problema. No puedo ayudar a una persona que no tiene un problema.

«Cuando esta reunión termine, el problema saldrá de esta oficina exactamente de la forma en que entró, boca arriba., Usted puede pedir mi ayuda en cualquier momento designado, y haremos una determinación conjunta de cuál será el próximo movimiento y cuál de nosotros lo hará.

«en esos raros casos en los que el siguiente movimiento resulta ser mío, tú y yo lo determinaremos juntos. No haré ningún movimiento solo.»

el gerente sigue esta misma línea de pensamiento con cada subordinado hasta alrededor de las 11 am, cuando se da cuenta de que no tiene que cerrar su puerta. Sus monos se han ido. Regresarán, pero solo con cita previa. Su calendario lo asegurará.,

transferir la iniciativa

lo que hemos estado tratando de lograr en esta analogía del mono-en-la-espalda es que los gerentes pueden transferir la iniciativa de nuevo a sus subordinados y mantenerla allí. Hemos tratado de resaltar una perogrullada tan obvia como sutil: es decir, antes de desarrollar la iniciativa en los subordinados, el gerente debe asegurarse de que tengan la iniciativa. Una vez que el gerente lo recupera, ya no lo tendrá y puede despedirse de su tiempo discrecional. Todo volverá al tiempo subordinado impuesto.,

el gerente y el subordinado tampoco pueden tener efectivamente la misma iniciativa al mismo tiempo. El abridor,» Boss, we’ve got a problem», implica esta dualidad y representa, como se señaló anteriormente, un mono a horcajadas a dos espaldas, lo que es una muy mala manera de iniciar un mono en su carrera. Tomemos, por lo tanto, unos momentos para examinar lo que llamamos «la anatomía de la iniciativa Gerencial.»

Hay cinco grados de iniciativa que el gerente puede ejercer en relación con el jefe y con el sistema:

1. espere hasta que se le diga (iniciativa más baja);

2. pregunta qué hacer;

3., recomendar, luego tomar la acción resultante;

4. actuar, pero aconsejar a la vez;

5. y actuar por cuenta propia, luego informar rutinariamente (iniciativa más alta).

claramente, el gerente debe ser lo suficientemente profesional como para no caer en las iniciativas 1 y 2 en relación con el jefe o con el sistema. Un gerente que utiliza la iniciativa 1 no tiene control sobre el momento o el contenido del tiempo impuesto por el jefe o por el sistema y, por lo tanto, pierde cualquier derecho a quejarse sobre lo que se le dice que haga o cuándo. El gerente que utiliza la iniciativa 2 tiene control sobre el tiempo, pero no sobre el contenido., Las iniciativas 3, 4 y 5 dejan al gerente en control de ambas, y la mayor cantidad de control se ejerce en el nivel 5.

en relación con los subordinados, el trabajo del gerente es doble. En primer lugar, prohibir el uso de las iniciativas 1 y 2, dando así a los subordinados ninguna otra opción que aprender y dominar «el trabajo del personal completado.»Segundo, para ver que para cada problema que sale de su oficina hay un nivel acordado de iniciativa asignado a él, además de un tiempo y lugar acordados para la próxima conferencia gerente-subordinada. Este último debe ser debidamente anotado en el calendario del gerente.,

El cuidado y la alimentación de los monos

para aclarar aún más nuestra analogía entre el mono en la espalda y los procesos de asignación y control, nos referiremos brevemente a la agenda de Citas del gerente, que exige cinco reglas estrictas que rigen el «cuidado y alimentación de los monos».»(La violación de estas reglas costará tiempo discrecional.)

Regla 1.

los Monos deben ser alimentados o disparo. De lo contrario, morirán de hambre, y el mánager perderá un tiempo valioso en postmortems o intentos de resurrecciones.

Regla 2.,

la población de monos debe mantenerse por debajo del número máximo que el administrador tiene tiempo para alimentar. Los subordinados encontrarán tiempo para trabajar tantos monos como él o ella encuentren tiempo para alimentarse, pero no más. No debería tomar más de cinco a 15 minutos alimentar a un mono bien mantenido.

Regla 3.

Los Monos deben ser alimentados solo con cita previa. El gerente no debería tener que cazar monos hambrientos y alimentarlos en una base de captura como captura.

artículo 4.

Los Monos deben ser alimentados cara a cara o por teléfono, pero nunca por correo., (Recuerde – con el correo, el siguiente movimiento será el del administrador.) la documentación puede agregar al proceso de alimentación, pero no puede tomar el lugar de la alimentación.

artículo 5.

cada mono debe tener asignado un siguiente tiempo de alimentación y grado de iniciativa. Estos pueden ser revisados en cualquier momento por consentimiento mutuo, pero nunca se permite que se vuelvan vagos o indefinidos. De lo contrario, el mono morirá de hambre o acabará en la espalda del gerente.

«Obtenga control sobre el tiempo y el contenido de lo que hace» es un consejo apropiado para administrar el tiempo., El primer orden del día es que el gerente amplíe su tiempo discrecional eliminando el tiempo impuesto subordinadamente. La segunda es que el gerente use una parte de este tiempo discrecional recién descubierto para asegurarse de que cada subordinado realmente tenga la iniciativa y la aplique. El tercero es que el gerente use otra porción del tiempo discrecional aumentado para obtener y mantener el control del tiempo y el contenido del tiempo impuesto por el jefe y el sistema., Todos estos pasos aumentarán el apalancamiento del gerente y permitirán que el valor de cada hora invertida en la gestión del tiempo de gestión se multiplique sin límite teórico.