Cómo escribir un documento de alcance de trabajo

no hay duda de que una gran cantidad de pensamiento, discusión, y a veces incluso debate entra en la finalización de un alcance sólido. Pero todo ese trabajo vale la pena porque tener un documento de alcance bien considerado puede aumentar sus posibilidades de llevar un proyecto a la finalización exitosa.

Hay muchas maneras diferentes de crear una declaración de alcance. Echemos un vistazo más de cerca a algunos de los detalles que entran en un proyecto sólido SOW.,

¿qué se incluye en el alcance de un proyecto?

Aquí hay una lista de posibles elementos que debe considerar agregar a su declaración de alcance.

Business case and goals

cada proyecto tiene metas, y aquí es donde las definirás. Esta sección generalmente incluye las razones por las que el proyecto está siendo apoyado (o financiado), junto con un conjunto de objetivos comerciales o resultados previstos del proyecto para que su equipo tenga en cuenta mientras ejecuta el proyecto.,

estos detalles son críticos para documentar porque habrá momentos en que las solicitudes de las partes interesadas (y a veces incluso del equipo) se arrastran y ponen en riesgo su cronograma y presupuesto. Pero puede eliminar esos riesgos si las solicitudes de cambio no cumplen con el caso de negocio documentado.

descripción y entregables del proyecto

Este es simple: una visión general en lenguaje sencillo de los entregables del proyecto. Evite la confusión describiendo claramente lo que se entregará para su aprobación a lo largo del proyecto, así como el entregable final.,

por ejemplo, si está creando un anuncio de televisión para un cliente, podría decir algo como: Company Name producirá y entregará un anuncio de video de 60 segundos en formato AVI para ser utilizado en televisión.

es una descripción simple de lo que estás trabajando para entregar, pero también detalla pequeños detalles como la cantidad, cantidad, longitud o cualquier otro aspecto que describa con precisión el proyecto.

criterios de aceptación

su alcance debe ayudarlo a llegar a un acuerdo sobre lo que se entregará y no dejar dudas cuando se complete el proyecto., Los criterios de aceptación se pueden medir, alcanzar y utilizar para demostrar que el trabajo está completo.

ejemplos de algunas de las condiciones o criterios de aceptación se pueden encontrar en los requisitos del proyecto, las pruebas de aceptación del usuario, o incluso solo una revisión y aprobación final de las partes interesadas.

limitaciones

cada proyecto tiene sus límites, y debe asegurarse de que no está excediendo esos límites para completar un proyecto a tiempo y por debajo del presupuesto.

Las limitaciones pueden venir en muchas formas, pero un ejemplo sería la tecnología., Por ejemplo, si está creando una aplicación que depende de una tecnología específica, asegúrese de mencionarlo. Puede haber varias formas de codificar ese sitio web, pero si estás encerrado en una tecnología complicada, puedes cubrirte especificando esas limitaciones en tu alcance.

hacerlo le ayudará cuando se encuentre con una limitación y no tenga el tiempo o el presupuesto para explorar alternativas. Piense en ello como una póliza de seguro para su proyecto.

suposiciones

sabes lo que dicen sobre suposiciones, y probablemente sabes que es verdad., Si no los describes, terminarás con confusión, expectativas perdidas y problemas de proyecto. Así que tómese el tiempo para enumerar todas las suposiciones que ha pensado que afectarán el trabajo que hará o los resultados de ese trabajo.

exclusiones

ya ha enumerado los entregables que proporcionará, pero a veces es igual de importante detallar lo que no entregará. Esto te ayuda a evitar preguntas o peticiones incómodas de «pero no ibas a questions». Realmente, se trata de establecer expectativas y evitar cualquier falta de comunicación en torno al trabajo que ha planeado.,

costos

Esta es una parte opcional de su proyecto SOW, dependiendo del tipo de organización en la que trabaje.

Si forma parte de una agencia de consultoría que cobra a Clientes Externos por su trabajo, querrá describir los costos del proyecto, posiblemente incluso a nivel de fase o hito.

Usted tiene que hacer lo que se siente bien para su proyecto y organización. Pero cuanto más claro pueda ser sobre los costos y el trabajo asociado con ellos, más fácil será para usted administrarlo, y presentar un caso para obtener más fondos cuando llegue un alcance adicional.,

acuerdo

documentos de alcance crear acuerdo por naturaleza, pero a veces se necesita una prueba! Por lo tanto, incluya un campo de firma en su Documento de alcance y haga que su stakeholder principal o financiador del proyecto firme el documento.

en ese sentido, es importante recordar que si está recaudando dinero para el trabajo, o si hay mucho en juego, es probable que desee que un abogado revise su Documento de alcance antes de firmarlo. Después de todo, el documento de alcance es un contrato.,

ejemplo de documento de ámbito

la creación de un documento de ámbito requiere una cantidad considerable de trabajo, pero, recuerde, no hay una sola forma correcta o incorrecta de escribir uno.

Adapte su Documento de alcance a sus necesidades para llegar a un acuerdo sobre lo que se producirá. Solo sea lo más detallado posible para garantizar que sus proyectos terminen a tiempo y dentro del presupuesto con un equipo y partes interesadas felices.

usa los elementos anteriores para crear el alcance de tu próximo proyecto y defender a tu equipo del inevitable aumento del alcance. O echa un vistazo a nuestra plantilla de resumen de proyecto gratuita., Esta es una gran opción de documento de alcance para equipos que trabajan en proyectos internos sin clientes o dinero involucrado.

mantenga el alcance en primer lugar una vez que comience el trabajo del proyecto

Una vez que obtenga la aprobación final de su alcance de trabajo, es hora de comenzar a construir su plan de proyecto. Conozca por qué la planificación es una necesidad para el éxito del proyecto y cómo alinear a su equipo y a las partes interesadas con su plan.

recomendamos agregar recordatorios de alcance a su plan de proyecto para que todo el esfuerzo que ponga en su Documento de alcance no se desperdicie., Te mostramos cómo comunicar el alcance a nivel de proyecto y tarea en TeamGantt utilizando la función Comentarios.

1. Cargue el alcance firmado del trabajo en los documentos de su proyecto.

esto hace que sea fácil para cualquier persona en el equipo acceder al documento de alcance final si surgen preguntas o nuevas solicitudes en el camino.

2. Añada notas a cada tarea para definir claramente el ámbito.

descomponer el alcance a nivel de tarea elimina la confusión y ayuda a garantizar que cada pieza del proyecto se mantenga en el camino correcto.,

Recuerde, el alcance del proyecto es sobre todo la configuración de las expectativas, y las expectativas nunca son un conjunto de-él-y-olvidar-cosa. Comparta el alcance de su proyecto de forma proactiva para que todos estén claros en las barandillas y no sea tímido con los recordatorios.

con un alcance sólido en la mano y una Línea Abierta de comunicación, su proyecto puede terminar a tiempo y dentro del presupuesto, con choca los cinco en todo. Ready

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