implementar procedimentos fortes hoje, não espere até o final do ano.conheço o acordo, tendo sido controlador durante 20 anos. Você passou a temporada de 1099 e disse a si mesmo: “não podemos gastar tanto tempo e fazê-lo desta maneira novamente no próximo ano!,”Mas depois a vossa atenção volta-se para a auditoria anual, e depois uma aquisição, e depois uma conversão de sistema, e depois uma escassez de pessoal, e antes que dêem por isso, Janeiro está aqui novamente. O seu foco vai para a emissão das Finanças de fim de ano para que você delege o trabalho de 1099 para alguém em sua equipe, esperando que você possa fazer uma rápida revisão do trabalho e, em seguida, seguir em frente.
a sua equipa encontra-se novamente com as questões típicas; mal arquivadas, incorrectas e em falta W-9. não são capazes de obter um W-9 para alguns fornecedores sem informações de contacto., Além disso, não há um processo realmente bom para determinar quais pagamentos devem ser 1099 relatáveis que você pode rever e se sentir confortável com. Começou com o seu trabalho do ano passado, mas estava mesmo correcto? Você gasta mais tempo do que você quer, reúna uma lista de pagamentos relatáveis que você espera estar correto e arquivar os 1099s na última semana de Janeiro. O risco de auditoria parece baixo, por isso segue em frente.,
compreender o novo foco do IRS no Formulário 1099 auditorias
a materialidade funciona em muitas áreas, no entanto, quando se trata de 1099s não é aconselhável. O IRS já não está a brincar nesta área. Há vários anos, o IRS emitiu um memorando que atualizou seus procedimentos de auditoria de emprego para incluir uma revisão dos retornos de informações. O memorando afirma que os examinadores de IRS devem agora ” tratar se as declarações de informações apropriadas foram apresentadas para quaisquer pagamentos relatáveis (por exemplo, Formulário 1099-diversos…)” durante uma auditoria de emprego., Este aumento significativo em 1099 aplicação veio do relatório do inspetor geral do Tesouro intitulado ” devido à falta de Aplicação, Os contribuintes estão evitando bilhões de dólares em Retenção De Backup.”
Se você for auditado,não é preciso muito para penalidades e avaliações de retenção de backup para somar. Um exemplo é a melhor maneira de destacar isso. Vamos supor que você adicionou 200 vendedores durante o ano e emitiu 50 1099 formulários no final do ano. Conseguiu tudo menos 10 W-9 dos seus fornecedores até 31 de Janeiro., No entanto, não se apercebeu de que classificou erradamente cinco vendedores como empresas e esqueceu que os acordos legais pagos a um advogado muitas vezes têm de ser reportados ao requerente e ao advogado. No entanto, houve apenas alguns erros, que resultaram em sanções substanciais.
a avaliação final de $50,730 veio de apenas dez pagamentos do vendedor, com a maioria da exposição relacionada com a retenção de backup. Além disso, considere que o exemplo não inclui quaisquer avaliações de interesse., Claramente, é imperativo obter um formulário W-9 de cada fornecedor que é correto e completo. Em segundo lugar, é importante ter a certeza absoluta de que pagamentos são relatáveis e porquê.
conhecer as sanções avaliadas pela IRS
1099 arquivar sanções
penalidades podem ser significativas e numerosas para as empresas que não cumprem as normas de comunicação de Informações da IRS.
montante da penalidade-O montante da penalidade por não preencher corretamente um formulário 1099 é baseado em quando você registrar o retorno correto.,ação de retorno corretamente o arquivo mais de 30 dias após a data de vencimento, mas pelo 1º de agosto; pena máxima de us $1,669,500
além disso, as mesmas penas acima são avaliados ao mesmo quantidades em uma falha para fornecer uma correcta instrução de 1099 para o fornecedor ou empreiteiro independente., A penalidade por não preencher um retorno de informação correto com o IRS é separada da penalidade por não fornecer uma declaração 1099 para o seu fornecedor.,
Você pode estar sujeito a uma pena de:
-
- Se você não conseguir arquivo oportuna
- Se você não incluir todas as informações necessárias para ser mostrado em um retorno
- Se você incluir informações incorretas sobre um retorno
- Se você arquivo em papel, quando eram necessários para arquivo eletronicamente
- Se você relatar um incorreta de ESTANHO
- Se você não informar um TIN
- Se você não apresentar os formulários de papel que são legíveis por máquina.
para mais informações sobre as sanções, ver as instruções gerais para certas declarações de informação.,embora as sanções possam ser significativas, é a avaliação de retenção de reserva de reserva que detém a maior exposição. Retenção de Backup é um requisito IRS para as empresas a reter 24% de um pagamento para um vendedor dos EUA em certas circunstâncias e remeter o montante para o IRS. As empresas são obrigadas a fazer um pedido inicial para o número de estanho (feito com um formulário W-9) Quando o primeiro pagamento é feito ao vendedor.
Se o fornecedor não fornecer um formulário W-9 Quando você inicialmente pedir por ele, você deve começar a retenção de backup., Se você não começar a retenção de backup quando necessário, você pode ser responsável por todo o montante que não foi retido. Então, se uma empresa paga a um vendedor $100.000 durante um ano civil e não reter os 24% necessários, poderia ser necessário pagar os $24.000 em backup se retendo para o IRS.
para mais informações sobre retenção de backup, ver publicação IRS 1281, retenção de Backup por falta e nome/TINs incorreto.,
Implemente um plano para reduzir o seu risco de penalidades hoje
existem várias maneiras de limitar a sua exposição à forma de penalidades W-9.
Obter um formulário W-9, antes de cada pagamento de fornecedor
Devido ao risco potencial de 24% retenção de backup a ser avaliado na TOTALIDADE do montante pago a um fornecedor, é imperativo que você obtenha um formulário W-9 de cada fornecedor. Certifique-se de que você tem um processo air-tight em vigor para garantir que você recebe um formulário W-9 antes do primeiro pagamento ao seu fornecedor., Você também deve ter uma maneira de rastrear os W-9 solicitados e acompanhamento para garantir a recepção. Evite tentar recuperar os W-9 desaparecidos no final do ano. Nesse ponto você vai encontrar fornecedores que já não estão no negócio, não têm boas informações de contato, ou não lhe dará um W-9 para evitar ser emitido um formulário 1099.
A exposição de mesmo uma forma W-9 em falta é muito grande. No exemplo acima dois pagamentos de apenas $ 90.000 foram avaliados $ 21.600 em retenção de backup devido à falta de W-9s.se os pagamentos tinham totalizado $500.000, uma retenção de reserva de 24% seria $ 120.000 ., Os custos de retenção de Backup podem ser significativos e seria uma despesa para a empresa como o pagamento ao vendedor já tinha sido feito.
também é importante garantir que os formulários W-9 que você recebe são completos e corretos. W-9s que estão faltando o número de estanho, nome, ou assinatura pode ser sujeito à retenção de backup de 24% Também. O desfasamento entre o nome e o número de estanho também pode resultar em avisos “B” do IRS. Estes anúncios criam trabalhos adicionais e aumentam a exposição a sanções adicionais.,certifique-se de ter uma compreensão sólida dos regulamentos IRS para 1099 formulários. Para cada pagamento relatável que não é comunicado ao IRS e ao vendedor, a penalidade seria de US $540 se não fosse pego antes de 1 de agosto.
para mais informações, consulte o Guia de retorno de Informações do IRS e as instruções para os formulários 1099-MISC e 1099-NEC.
arquivar electronicamente quando necessário
Se for necessário arquivar 250 ou mais informações durante o ano, deve arquivar electronicamente., O requisito de 250 ou mais é aplicável separadamente a cada tipo de formulário. No entanto, esteja ciente de que o IRS está olhando para mudar esta regra. Veja o artigo do nosso blog IRS propõe alterações aos requisitos de transmissão electrónica.
File timely
certifique-se que segue as orientações do IRS, preenchendo o formulário 1096 com o IRS e enviando o Formulário 1099 aos seus Fornecedores em tempo útil. Veja o nosso artigo no blog evitar a penalidade, 1099-MISC datas de vencimento para 2021.,
Use o W9manager para simplificar todo o seu processo
w9manager foi construído para o ajudar a completar a maior parte do seu trabalho de 1099 antes mesmo do início da temporada.,div>
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Tente W9manager de graça para 14 dias em w9manager.,suplemento.Declaração de exoneração de Responsabilidade – qualquer aconselhamento contabilístico, empresarial ou fiscal contido na presente comunicação, incluindo anexos e anexos, não se destina a uma análise exaustiva e aprofundada de questões específicas, nem a substituir uma opinião formal, nem é suficiente para evitar sanções fiscais.