solo porque esta sea la primera carta de colección, esto no significa que este sea su primer punto de contacto con el cliente. Por ahora ya ha enviado la factura, enviado recordatorios de fecha de vencimiento y hacerles saber cuando la factura ha pasado de vencimiento. La primera carta de cobro debe enviarse al cliente que no paga tan pronto como la factura haya vencido.
dado que esta es solo la primera letra, es importante mantener el tono amigable, informativo y profesional., Hay muchas razones por las que el cliente no ha pagado a tiempo, como nunca recibir la factura o perder algo importante en la factura. Al darles una oportunidad de explicación antes de molestarse y presionar, puede mantener una excelente relación cliente-proveedor.
esta primera carta de cobro debe contener la siguiente información:
- días vencidos
- cantidad adeudada
- tenga en cuenta los intentos anteriores de cobrar
- Resumen de la cuenta
- instrucciones: ¿qué le gustaría que hicieran a continuación?,
- Fecha de vencimiento para el pago: es importante usar una fecha real, no «en los próximos 7 días hábiles», ya que puede ser vauge
- Su información de contacto
la primera plantilla de Carta de cobro
estimado,
esto es solo un recordatorio amigable de que su cuenta está vencida. De acuerdo con nuestros registros, su saldo de $ está actualmente . Hemos enviado por correo electrónico una copia detallada de sus estados de cuenta. En el caso de que no haya recibido estos mensajes y documentos, hemos proporcionado un resumen de su cuenta a continuación.,
número de factura:
Fecha de factura:
cantidad: fecha de vencimiento:
días vencidos:
le agradeceríamos mucho si pudiera hacernos saber el estado de este pago. Póngase en contacto con nosotros o envíe su pago de $ a la siguiente dirección antes del 16 de abril de 2015 Si aún no lo ha hecho.
ATTN: Accounting Dept.
si hay algún error o no puede pagar en este momento, póngase en contacto conmigo para que podamos corregir cualquier error o concertar otro plan de pago. Gracias por su pronta respuesta a esta solicitud y por su continuo negocio.,
sinceramente,
la Segunda Carta de recogida
la segunda carta de recogida puede ser un acto de equilibrio difícil. Si bien su tono debe ser más asertivo ya que la primera carta parece haber sido ignorada, aún debe permanecer amigable con el cliente. Encontrar el área gris entre asertivo y amigable siempre es difícil.
el tiempo para enviar la segunda carta de cobro es de dos semanas después de que la primera carta de cobro haya sido ignorada, o después de que una promesa de pago de la primera carta haya vencido.,
la segunda carta de cobro debe incluir:
- mención de todos los intentos anteriores de cobro, incluida la primera carta de cobro
- Fecha de vencimiento de la factura Original
- días vencidos
- Número de factura y cantidad
- instrucción – ¿qué deben hacer a continuación?,
- ofrecer ayuda para trabajar en las condiciones de pago
- insinuar el impacto que la falta de pago podría tener en sus condiciones de crédito/calificaciones
- Su información de contacto
la segunda plantilla de Carta de cobro
estimado,
en este momento aún no hemos recibido un pago en lo que respecta a ni hemos recibido una respuesta a la carta enviada . Sus cuentas ya están vencidas y debe un total de $.
como cliente valioso, nos gustaría ayudarlo a remitir rápidamente el pago para evitar cualquier acción que pueda dañar su calificación crediticia o los límites de crédito futuros con nuestra empresa., Si hay alguna razón por la que no puede pagar en su totalidad, póngase en contacto conmigo en y estaré encantado de hablar sobre la organización de un calendario de pagos que sea mutuamente aceptable.
Por favor, póngase en contacto conmigo de inmediato si desea elaborar un calendario de pagos, de lo contrario, envíe su pago de $ by . Podemos aceptar la información de su tarjeta de crédito por teléfono, a través de nuestro portal de pago en línea, o he adjuntado un sobre con dirección propia para su conveniencia si decide enviar un cheque por correo.,
Gracias de antemano por su pronta respuesta a esta carta y por su continuo negocio.
sinceramente,
la tercera carta de recogida
en este punto, ahora ha enviado varias cartas y ha realizado varios intentos de recogida. Por cada semana que una factura no se paga, la probabilidad de no cobrar el monto total aumenta. Por esta razón, el tono de esta carta será muy diferente al resto. Usted le notificará al cliente que si no paga inmediatamente, se verá obligado a remitir su cuenta a una agencia de cobros o involucrar a un abogado.,
aunque la tercera carta de recogida puede ser bastante frustrante, es importante seguir siendo profesional.,div>
todavía no hemos oído de usted en lo que respecta a la factura que debía en ni hemos recibido una respuesta a la carta enviada en, la carta enviada en , o nuestros numerosos intentos de llamar y enviar por correo electrónico., Sus cuentas ya están vencidas y debe un total de $.
lamento informarle que a menos que recibamos el pago en su totalidad o elaboremos un plan de pago acordado para esta fecha, tendremos que entregar su factura a una agencia de cobro y/o a nuestro abogado.
espero saber de usted antes de que se tome esta acción para evitar daños a su calificación crediticia o a nuestra futura relación comercial. Por favor, póngase en contacto conmigo de inmediato para que podamos resolver este asunto.,
sinceramente,
la carta de cobro Final y el Aviso de acción Legal
con esta carta de cobro final, ahora ha hecho todo lo que puede y simplemente está haciendo saber al cliente que el asunto ya no está en sus manos. Aunque no es obligatorio hacerle saber al cliente que su cuenta ha pasado a cobrar o ha sido entregada a un abogado, puede ayudar a mantener la relación en buen estado y hacer una transición sin problemas. Esto también le da un último intento final de cobrar, y cuando los abogados están involucrados, la gente por lo general comienzan a darse prisa.,
esta carta es significativamente más corta que las otras porque es simplemente una carta de notificación. Servirá como prueba de las múltiples veces que se contactó con el cliente, la factura en cuestión y el monto que se debe. Recuerde: incluso como el aviso final, todavía debe seguir siendo profesional.
la carta de cobro Final y el Aviso de la plantilla de acción Legal
estimado,
en este momento todavía no hemos oído de usted en lo que respecta a la factura de $ que era debido en . Tampoco hemos recibido una respuesta a numerosas llamadas telefónicas, correos electrónicos o las cartas enviadas en , , o .,
debido a que hemos fallado en nuestro intento de resolver esto con usted directamente, lamento informarle que hemos informado este problema a la oficina de crédito y entregado esta factura a una agencia de cobro que se pondrá en contacto con usted en relación con el pago de esta factura.
sinceramente,