Hoe schrijf je een scope of work document

er is geen twijfel dat veel gedachte, discussie, en soms zelfs debat gaat in het afronden van een solide scope. Maar al dat werk is de moeite waard, omdat het hebben van een weloverwogen scope document kan uw kansen op het leiden van een project tot een succesvolle voltooiing te verhogen.

er zijn veel verschillende manieren om een scope statement te maken. Laten we eens een kijkje op een aantal van de details die gaan in een solide Project zeug.,

Wat is opgenomen in de scope van een project?

Hier is een lijst van mogelijke elementen die u zou moeten overwegen toe te voegen aan uw scope statement.

Business case en doelen

elk project heeft doelen, en dit is waar je ze zult definiëren. Deze sectie bevat meestal de redenen waarom het project wordt ondersteund (of gefinancierd), samen met een set van zakelijke doelen of beoogde projectresultaten voor uw team in gedachten te houden tijdens het uitvoeren van het project.,

deze gegevens zijn van cruciaal belang om te documenteren, omdat er momenten zullen zijn waarop verzoeken van belanghebbenden (en soms zelfs team) binnenkomen en uw tijdlijn en budget in gevaar brengen. Maar u kunt deze risico ‘ s weg te duwen als veranderingsverzoeken niet voldoen aan de gedocumenteerde business case.

projectbeschrijving en deliverables

Deze is eenvoudig: een overzicht in Gewone Taal van de deliverables van het project. Vermijd verwarring door duidelijk aan te geven wat tijdens de loop van het project ter goedkeuring zal worden geleverd, evenals het uiteindelijke resultaat.,

bijvoorbeeld, als u een televisieadvertentie voor een client maakt, kunt u zoiets zeggen als: bedrijfsnaam zal een videoreclame van 60 seconden in AVI-formaat produceren en leveren die op televisie gebruikt kan worden.

het is een eenvoudige beschrijving van wat u aan het leveren bent, maar het beschrijft ook kleine details zoals de hoeveelheid, hoeveelheid, lengte, of welke andere aspecten het project nauwkeurig beschrijven.

acceptatiecriteria

uw scope zou u moeten helpen om tot overeenstemming te komen over wat er zal worden geleverd en laat geen twijfel over wanneer het project is voltooid., Acceptatiecriteria kunnen worden gemeten, bereikt en gebruikt om aan te tonen dat het werk is voltooid.

voorbeelden van enkele van de Voorwaarden of criteria voor acceptatie zijn te vinden in projectvereisten, gebruikerstoetsing, of zelfs slechts een definitieve stakeholder review en goedkeuring.

beperkingen

elk project heeft zijn limieten, en u moet er zeker van zijn dat u deze limieten niet overschrijdt om een project op tijd en onder het budget te voltooien.

Beperkingen kunnen in vele vormen voorkomen, maar een voorbeeld zou technologie zijn., Bijvoorbeeld, als je het bouwen van een applicatie die afhankelijk is van een specifieke technologie, moet u dat vermelden. Er kunnen verschillende manieren zijn om die website te coderen, maar als je ingesloten bent in een ingewikkelde technologie, kun je jezelf dekken door die beperkingen in je scope op te geven.

Dit zal u helpen wanneer u een beperking tegenkomt en geen tijd of budget heeft om alternatieven te verkennen. Zie het als een verzekeringspolis voor uw project.

aannames

Je weet wat ze zeggen over aannames, en je weet waarschijnlijk dat het waar is., Als je ze niet schetst, krijg je verwarring, gemiste verwachtingen en projectproblemen. Dus neem de tijd om een lijst van alle veronderstellingen die je hebt nagedacht over die invloed hebben op het werk dat je gaat doen of de resultaten van dat werk.

uitsluitingen

u hebt al een lijst gemaakt van de te leveren deliverables, maar soms is het net zo belangrijk om te specificeren wat u niet zult leveren. Dit helpt u voorkomen onhandig” maar was je niet van plan om… ” vragen of verzoeken. Echt, het gaat over het stellen van verwachtingen en het vermijden van miscommunicatie rond het werk dat je hebt gepland.,

kosten

Dit is een optioneel deel van uw project SOW, afhankelijk van het type organisatie waarin u werkt.

als u deel uitmaakt van een adviesbureau dat externe klanten voor uw werk in rekening brengt, wilt u projectkosten schetsen, mogelijk zelfs op fase-of mijlpaalniveau.

u moet doen wat goed voelt voor uw project en organisatie. Maar hoe duidelijker je kunt zijn over de kosten en het werk in verband met het, hoe gemakkelijker het zal zijn voor u om het te beheren—en maak een pleidooi voor meer middelen wanneer extra scope kruipt in.,

overeenkomst

Scope documenten maken Overeenkomst van nature, maar soms heb je bewijs nodig! Neem dus een handtekeningveld op in uw scope-document en laat uw hoofdstakeholder of projectfinancier het document ondertekenen.

op die opmerking, is het belangrijk om te onthouden dat als je geld verzamelt voor het werk—of als er een hoge inzet is—je waarschijnlijk je scope document wilt laten beoordelen door een advocaat voordat het wordt ondertekend. Het scope-document is immers een contract.,

Scope document voorbeeld

een aanzienlijke hoeveelheid werk gaat naar het maken van een scope document, maar, onthoud, er is geen enkele goede of verkeerde manier om een te schrijven.

Pas uw scope-document aan op uw behoeften om overeenstemming te bereiken over wat er zal worden geproduceerd. Wees zo gedetailleerd mogelijk om ervoor te zorgen dat uw projecten op tijd en onder het budget met een gelukkig team en stakeholders eindigen.

Gebruik de bovenstaande elementen om uw volgende project scope te maken en uw team te verdedigen tegen de onvermijdelijke scope creep. Of bekijk onze gratis project korte template., Dit is een geweldige scope document optie voor teams die werken aan interne projecten zonder klanten of geld betrokken.

houd scope in de gaten zodra het project begint

zodra u de definitieve goedkeuring van uw scope van het werk krijgt, is het tijd om te beginnen met het opbouwen van uw projectplan. Ontdek waarom planning een must is voor projectsucces en hoe u uw team en stakeholders op uw plan kunt afstemmen.

we raden aan om scope-herinneringen toe te voegen aan uw projectplan, zodat alle moeite die u in uw scope-document stopt, niet verloren gaat., Zo communiceer je scope op project-en taakniveau in TeamGantt met behulp van de commentaarfunctie.

1. Upload de ondertekende werkomvang naar uw projectdocumenten.

Dit maakt het voor iedereen in het team gemakkelijk om toegang te krijgen tot het uiteindelijke scope document als er vragen of nieuwe verzoeken opduiken.

2. Voeg notities toe aan elke taak om het bereik duidelijk te definiëren.

het afbreken van de scope op taakniveau elimineert verwarring en helpt ervoor te zorgen dat elk projectstuk op het juiste spoor blijft.,

onthoud dat het projectbereik draait om het instellen van verwachtingen, en verwachtingen zijn nooit een set-it-en-forget-it-ding. Deel uw project scope proactief, zodat iedereen duidelijk op de borstweringen, en wees niet verlegen over herinneringen.

met een solide scope in de hand en een open communicatielijn, kan uw project op tijd en binnen budget worden afgerond, met overal high fives. 🎉

klaar om te zien hoe snel en eenvoudig projectbeheer kan zijn? Probeer TeamGantt vandaag nog gratis!