implementeer vandaag sterke procedures, wacht niet tot het einde van het jaar.
Ik ken de deal, aangezien ik al 20 jaar een controller ben. Je kwam door het seizoen 1099 en zei tegen jezelf: “we kunnen niet zoveel tijd besteden en het volgend jaar weer op deze manier doen!,”Maar dan gaat je aandacht naar de jaarlijkse audit, en dan een overname, en dan een systeem conversie, en dan een personeelstekort, en voor je het Weet, Januari is hier weer. Uw focus richt zich op het uitgeven van het einde van het jaar financiële, zodat u de 1099 job delegeren aan iemand van uw personeel, in de hoop dat u een snelle herziening van het werk te doen en dan verder te gaan.
uw personeel loopt weer in de typische problemen; verkeerd ingevulde, onjuiste en ontbrekende W-9′ s.ze zijn niet in staat om een W-9 te krijgen voor sommige leveranciers zonder contactinformatie., Daarnaast is er niet echt een goed proces om te bepalen welke betalingen moeten worden 1099 meldbaar die u kunt bekijken en comfortabel met voelen. Je begint met je werk van vorig jaar, maar was dat echt correct? Je besteedt meer tijd dan je wilt, samen te trekken een lijst van meldbare betalingen die je hoopt is correct en het dossier van de 1099s de laatste week van januari. Het risico van audit lijkt laag, dus je gaat verder.,
begrijp de nieuwe focus van de IRS op Form 1099 audits
materialiteit werkt op veel gebieden, maar als het gaat om 1099s is het niet aan te raden. De Belastingdienst speelt hier niet meer. Enkele jaren geleden, de IRS uitgegeven een memorandum dat hun werkgelegenheid audit procedures bijgewerkt om een herziening van de informatie rendement omvatten. In het memorandum staat dat IRS-examinatoren nu “moeten ingaan op de vraag of de juiste informatie is ingediend voor alle te melden betalingen (bijvoorbeeld formulier 1099-MISC…)” tijdens een arbeidsaudit., Deze aanzienlijke toename in 1099 handhaving kwam uit het rapport van de Treasury Inspector General ‘ s getiteld “als gevolg van het gebrek aan handhaving, belastingbetalers zijn het vermijden van miljarden Dollars in back-up inhouding.”
als je geauditeerd bent, is er niet veel nodig voor boetes en back-up achterhoudbeoordelingen om op te tellen. Een voorbeeld is de beste manier om dit te benadrukken. Laten we aannemen dat je 200 leveranciers toegevoegd tijdens het jaar en uitgegeven 50 1099 formulieren aan het einde van het jaar. Je was in staat om alle behalve tien W-9 ‘ s van uw leveranciers tegen 31 januari., Echter, je realiseerde je niet dat je vijf verkopers verkeerd geclassificeerd als bedrijven en vergat dat juridische schikkingen betaald aan een advocaat vaak moeten worden gemeld aan zowel de eiser en de advocaat. Er waren slechts een paar fouten, maar ze resulteerden in aanzienlijke sancties.
de uiteindelijke beoordeling van $50.730 kwam van slechts tien leveranciersbetalingen, waarbij het grootste deel van de blootstelling verband hield met het achterhouden van back-ups. Houd er ook rekening mee dat het voorbeeld geen rentebeoordelingen bevat., Het is duidelijk dat het noodzakelijk is om een W-9-formulier te krijgen van elke leverancier die correct en volledig is. Ten tweede is het belangrijk om absoluut zeker te zijn Welke betalingen te melden zijn en waarom.
ken de sancties die worden beoordeeld door de IRS
1099 sancties indienen
sancties kunnen aanzienlijk en talrijk zijn voor bedrijven die niet voldoen aan de IRS information reporting regulations.
boete-het bedrag van de boete voor het niet correct indienen van een 1099-formulier is gebaseerd op wanneer u de juiste return indient.,atie retourneren u goed bestand meer dan 30 dagen na de vervaldag maar tegen augustus 1; maximale boete van $1,669,500
bovendien, dezelfde straffen hoger worden beoordeeld op dezelfde bedragen op het niet verlenen van een juiste 1099 verklaring van de leverancier of onafhankelijke contractant., De boete voor het niet indienen van een juiste informatie terugkeer met de IRS is gescheiden van de boete voor het niet verstrekken van een 1099 verklaring aan uw leverancier.,
u kunt een boete krijgen:
-
- Als u niet tijdig indient
- Als u niet alle informatie opneemt die op een return moet worden getoond
- Als u onjuiste informatie op een return
- Als u op papier archiveert toen u elektronisch moest archiveren
- Als u een onjuist TIN
- rapporteert/li>
- Als u een tin
- niet kunt rapporteren als u papieren formulieren die machineleesbaar zijn niet kunt archiveren.
voor meer informatie over sancties, zie de Algemene instructies voor bepaalde aangiften van informatie.,
backup inhouding boetes
hoewel sancties aanzienlijk kunnen zijn, is het de backup inhouding beoordeling die de grootste blootstelling heeft. Back-up inhouding is een IRS-vereiste voor bedrijven om 24% van een betaling aan een Amerikaanse leverancier in bepaalde omstandigheden achter te houden en het bedrag over te dragen aan de IRS. Bedrijven zijn verplicht om een eerste aanvraag voor het TIN-nummer (gedaan met een W-9-formulier) wanneer de eerste betaling wordt gedaan aan de verkoper.
als de leverancier geen w-9-formulier verstrekt wanneer u er in eerste instantie om vraagt, moet u beginnen met het onthouden van back-ups., Als u geen back-up achterhouden begint wanneer dat nodig is, kunt u verantwoordelijk zijn voor het volledige bedrag dat niet werd ingehouden. Dus, als een bedrijf betaalt een leverancier $100.000 gedurende een kalenderjaar en niet de vereiste 24% onthouden, kan het nodig zijn om te betalen de $24.000 in back-up onthouden zich aan de IRS.
voor meer informatie over het achterhouden van back-ups, zie IRS-publicatie 1281, achterhouden van back-ups voor ontbrekende en incorrecte naam/TINs.,
implementeer een plan om uw risico op boetes vandaag te verminderen
er zijn verschillende manieren om uw blootstelling aan formulier W-9 boetes te beperken.
ontvang een W-9-formulier vóór elke Leveranciersbetaling
vanwege het potentiële risico dat 24% back-up wordt ingehouden op het volledige bedrag dat aan een leverancier wordt betaald, is het noodzakelijk dat u een W-9-formulier van elke leverancier verkrijgt. Zorg ervoor dat u een luchtdicht proces hebt om ervoor te zorgen dat u een W-9-formulier ontvangt voorafgaand aan de eerste betaling aan uw leverancier., U moet ook een manier om de W-9 ‘ s gevraagd en follow-up om ontvangst te garanderen volgen. Vermijd op zoek naar inhaalslag op ontbrekende W-9 ‘ s aan het einde van het jaar. Op dat punt vindt u leveranciers die niet langer in het bedrijfsleven, hebben geen goede contactgegevens, of zal niet geven u een W-9 om te voorkomen dat uitgegeven een 1099 formulier.
de blootstelling van zelfs één ontbrekende W-9-vorm is te groot. In het bovenstaande voorbeeld werden twee betalingen van slechts $90.000 beoordeeld $21.600 in back-up inhouding als gevolg van ontbrekende W-9s. als de betalingen $ 500.000 hadden bedragen, zou een 24% back-up inhouding beoordeling $120.000 zijn., Back-up inhouding kosten kunnen aanzienlijk zijn en zou een kosten voor het bedrijf als betaling aan de verkoper al was gedaan.
Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de W-9 formulieren die u ontvangt volledig en correct zijn. W-9s die het TIN-nummer, de naam of de handtekening missen, kunnen ook onderworpen zijn aan de 24% back-up onthouden. Mismatches tussen de naam en het TIN-nummer kan ook resulteren in “B” kennisgevingen van de IRS. Deze mededelingen creëren extra werk en verhogen de blootstelling aan extra sancties.,
zorg voor een goed begrip van 1099-voorschriften
zorg ervoor dat u een goed begrip hebt van de IRS-voorschriften voor 1099-formulieren. Voor elke te rapporteren betaling die niet aan de IRS en de verkoper wordt gerapporteerd, zou de boete $540 zijn als ze niet vóór 1 augustus werd gevangen.
voor meer informatie zie de IRS ‘ s Guide to Information Returns and Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC.
bestand elektronisch indien nodig
Als u gedurende het jaar 250 of meer gegevens moet indienen, moet u dit elektronisch doen., De eis van 250 of meer geldt afzonderlijk voor elk type formulier. Echter, zich ervan bewust dat de IRS is op zoek naar het veranderen van deze regel. Zie onze blog artikel IRS stelt wijzigingen in de elektronische rapportage-eisen.
file timely
zorg ervoor dat u de IRS richtlijnen volgt Door formulier 1096 in te dienen bij de IRS en Formulier 1099 tijdig naar uw leveranciers te sturen. Zie onze blog artikel Vermijd de boete, 1099 – MISC vervaldata voor 2021.,
gebruik W9manager om uw hele proces te stroomlijnen
W9manager is gebouwd om u te helpen het grootste deel van uw 1099 werk te voltooien voordat het seizoen zelfs begint.,div>
- het Verzoek elektronisch W-9s van leveranciers met geautomatiseerde herinneringen
- Geef iedereen in uw organisatie toegang te vragen W-9s en ontvangen centraal
- Volgen van alle uitstaande W-9s die u nog niet ontvangen
- Ontvangen W-9s die zijn gedaan, als leveranciers en onafhankelijke aannemers gebruik maken van ons stap-voor-stap proces voor het maken van W-9s
- Weet wat de verkoper betalingen worden gerapporteerd op een 1099-MISC het gebruik van onze begeleide proces
- Stoppen met het verzenden van papier 1099s wanneer leveranciers opt-in voor het elektronisch melden
Probeer W9manager voor gratis 14 dagen op w9manager.,com.
Disclaimer – enig boekhoudkundig, zakelijk of fiscaal advies in deze mededeling, met inbegrip van bijlagen en bijlagen, is niet bedoeld als een grondige, diepgaande analyse van specifieke kwesties, noch als vervanging van een formeel advies, noch is het voldoende om fiscale sancties te vermijden.