Als u een eigenaar van een klein bedrijf bent die uw boekhouding opzet, moet u een beslissing nemen over uw boekhoudsysteem: dubbele of enkele boeking?
in dit artikel zullen we zo eenvoudig als we kunnen uitleggen hoe het verschilt van single-entry, en waarom dit van belang is voor uw bedrijf.
Wat is dubbele boekhouding?
Double-entry accounting is een methode van boekhouding die bijhoudt waar uw geld vandaan komt en waar het naartoe gaat., Elke financiële transactie krijgt twee boekingen, een ” debet “en een” credit ” om te beschrijven of er respectievelijk geld wordt overgemaakt naar of van een rekening. Elke boeking heeft invloed op twee verschillende accounts: als u bijvoorbeeld een kopje koffie verkoopt, stijgt uw kasrekening en daalt uw voorraadrekening.
bij het maken van deze journaalposten in uw grootboek, worden debetposten aan de linkerkant geregistreerd en creditposten aan de rechterkant. Al deze vermeldingen worden samengevat in een proefsaldo, waarin de rekeningsaldi en de totalen van uw totale credits en totale debits toont., Indien correct gedaan, moet uw proefsaldo aantonen dat het creditsaldo gelijk is aan het debetsaldo.
er is nog een veelvoorkomende boekhoudterm die u hier moet kennen: rekeninggrafiek, dat is een grote lijst van al uw rekeningen (wat voor soort transactie in uw bedrijf is een actief, Wat is een verplichting, Wat is een equity, enz.). U kunt hier een voorbeeld zien.
Het opnemen van transacties op deze manier biedt u een gedetailleerde, uitgebreide weergave van uw financiën—een die u niet kon krijgen met behulp van eenvoudigere systemen zoals single-entry.
hoe verschilt het van single-entry?,
Single-entry accounting omvat het opschrijven van alle transacties van uw bedrijf (inkomsten, uitgaven, payroll, enz.) in één grootboek. Als je een freelancer of eenmanszaak, je zou al met behulp van dit systeem op dit moment. Het is snel en gemakkelijk—en dat is vrijwel waar de voordelen van single-entry eindigen.,
Single-entry houdt geen activa of verplichtingen bij, is vatbaar voor fouten, vertelt u niet veel over de staat of de gezondheid van uw bedrijf, en is het boekhoudkundige equivalent van het dragen van een velcro portemonnee—prima als je een kind bent, maar niet erg veilig, of gerenommeerd, als je ouder bent.een groep accountants—in de 12e eeuw Genua, 13e eeuw Venetië, of 11e eeuw Korea, afhankelijk van wie je het vraagt—kwam met een nieuw soort systeem genaamd double-entry accounting.,
In tegenstelling tot single-entry verschafte het double-entry-systeem accountants voldoende informatie om alle belangrijke financiële overzichten op te stellen, waaronder winst-en verliesrekeningen, balansen, kasstroomoverzichten en overzichten van ingehouden winsten.”It was just a whole revolution in the way of thinking about business and trade”, schrijft Jane Gleeson-White over de popularisering van double-entry accounting in haar boek Double Entry.
” je kon de winst in elk account specificeren, zodat je wist in welke producten je het goed deed en welke niet., Dan zou je kunnen beginnen na te denken over hoe u uw zakelijke activiteiten zou veranderen.”
In een notendop kunt u met de methode met dubbele invoer modern accounting doen.
Double-entry in actie
stel dat je een gloednieuwe $3.000 MacBook Pro koopt voor je recent gelanceerde blockchain Hondenvoer startup.
onder double-entry accounting maakt u twee items: u verhandelt een actief (cash) voor een ander actief (laptop).,”a9df7c8626″>
Onder dubbele ingang boekhoud, elke incasso heeft altijd een gelijke bijbehorende krediet, waardoor de volgende vergelijking in evenwicht:
de Activa = Schulden + eigen Vermogen
Accountants noemen dit de boekhoudkundige vergelijking, en het is de basis van dubbele ingang boekhoud., Als deze vergelijking op enig moment uit balans is, betekent dat dat de boekhouder ergens een fout heeft gemaakt.
in dit voorbeeld wordt alleen de assets kant van de vergelijking beïnvloed: uw assets (cash) dalen met $3.000 en uw laptop activa stijgen met $3.000, en de vergelijking blijft in evenwicht.
laten we een ander voorbeeld proberen. Stel dat je net 10.000 dollar aan huisdiervoedsel hebt gekocht op krediet.
in dit geval is het actief dat in waarde is toegenomen uw inventaris. Omdat je de inventaris op krediet kocht, stijgt je crediteurenrekening ook met $10.000.,
| Account | Debit | Creditcard |
|---|---|---|
| Voorraad | $10,000 | – |
| Accounts Payable | – | $10,000 |
Laten we een kijkje nemen op de boekhoudkundige vergelijking weer:
de Activa = Schulden + eigen Vermogen
Laatste voorbeeld: hoe registreert u de vorderingen die onder deze boekhoudkundige methode?,
wanneer u een factuur naar een klant verzendt na het afronden van een project, “debit” debiteert u debiteuren en crediteert u de verkooprekening.
nadat de klant u heeft betaald, zou u dan uw kasrekening en credit accounts debiteren.
een ‘double-entry accounting cheat sheet’
het kan enige tijd duren om je hoofd te wikkelen rond afschrijvingen, credits, en hoe elk soort zakelijke transactie van invloed is op elke rekening en financieel overzicht. Om dingen een beetje makkelijker te maken, hier is een spiekbriefje voor hoe debits en credits werken onder de double-entry boekhouding systeem.,
debiteuren:
- Een actiefrekening verhogen of een passiefrekening of aandelenrekening verlagen (zoals eigenaarskapitaal).
- een onkostenrekening verhogen.
- afname inkomsten
- worden altijd aan de linkerkant geboekt
kredieten:
- Een passiefrekening of een vermogensrekening verhogen of een vermogensrekening verlagen.
- verlaag een onkostenrekening.
- Increase revenue
- worden altijd aan de rechterkant geregistreerd
moet ik double-entry gebruiken?,
als uw bedrijf een zeer eenvoudige eenmanszaak is—een die geen inventaris heeft, geen schulden heeft, slechts één werknemer heeft en niet veel accounts heeft om bij te houden—kan een enkele vermelding volstaan voor uw boekhoudkundige behoeften.
als uw bedrijf complexer is dan dat, raden de meeste accountants sterk aan om over te schakelen op dubbel boekhouden.
waarom? Double-entry biedt een vollediger, driedimensionaal beeld van uw financiën dan de single-entry methode ooit zou kunnen.,
omdat u bijhoudt waar uw geld vandaan komt en waar het naartoe gaat, kunt u die informatie later verzamelen in financiële overzichten, die u inzicht geven in de winstgevendheid en gezondheid van de verschillende onderdelen van uw bedrijf. Dat is een overwinning, want financiële overzichten kunnen u helpen betere beslissingen te nemen over wat om geld te besteden aan in de toekomst.
Double-entry accounting vermindert ook het risico op boekhoudfouten, verhoogt de transparantie van uw financiën en voegt over het algemeen een laag van verantwoording toe aan uw bedrijf dat single-entry niet kan bieden.,
Als u wilt dat uw bedrijf serieus wordt genomen—door investeerders, banken, potentiële kopers—moet u double-entry gebruiken.
Double-entry in boekhoudsoftware
de populairste boekhoudsoftware gebruikt tegenwoordig het double-entry-systeem, vaak verborgen achter een vereenvoudigde interface, wat betekent dat u zich over het algemeen geen zorgen hoeft te maken over double-entry, tenzij u dat wilt.
als u liever helemaal niet met boekhoudsoftware te maken hebt, zijn er boekhoudservices zoals Bench (dat zijn wij), die standaard het double-entry systeem gebruiken.