alleen omdat dit de eerste collection letter is, betekent dit niet dat dit uw eerste contactpunt is met de klant. Inmiddels heb je de factuur verstuurd, vervaldagherinneringen verzonden en hen laten weten wanneer de factuur achterstallig is. De eerste incassobrief dient aan de niet-betalende klant te worden verstuurd zodra de factuur achterstallig is.
aangezien dit slechts de eerste letter is, is het belangrijk om de toon vriendelijk, informatief en professioneel te houden., Er zijn vele redenen waarom de klant niet op tijd heeft betaald, zoals het nooit ontvangen van de factuur of het missen van iets belangrijks op de factuur. Door hen een kans voor uitleg voordat je boos en opdringerig, bent u in staat om een grote klant-leverancier relatie te houden.
Deze eerste verzamelletter moet de volgende informatie bevatten:
- dagen achterstallige
- verschuldigde bedrag
- opmerking eerdere pogingen om
- samenvatting van rekening
- instructies te verzamelen-wat wilt u dat ze vervolgens doen?,
- verloopdatum voor betaling-het is belangrijk om een werkelijke datum te gebruiken, niet “in de komende 7 werkdagen”, omdat dit vauge
- uw contactgegevens
de eerste Incassolettersjabloon
Dear,
Dit is gewoon een vriendelijke herinnering dat uw account achterstallig is. Volgens onze gegevens is uw saldo van $ momenteel . We hebben een gedetailleerde kopie van uw rekeningafschriften gemaild. In het geval dat u deze berichten en documenten niet hebt ontvangen, hebben we hieronder een samenvatting van uw account verstrekt.,
factuurnummer:
factuurdatum:
bedrag: vervaldatum:
dagen achterstallig:
wij zouden het zeer op prijs stellen als u ons de status van deze betaling kon laten weten. Neem contact met ons op of stuur uw betaling van $ naar het onderstaande adres voor 16 April 2015 Als u dit nog niet hebt gedaan.
T. A. V.: boekhouding
als er een fout is of u op dit moment niet kunt betalen, neem dan contact met mij op zodat we eventuele fouten kunnen corrigeren of een ander betalingsplan kunnen regelen. Dank u voor uw snelle reactie op dit verzoek en voor uw verdere werkzaamheden.,
oprecht,
de tweede Verzamelletter
De tweede verzamelletter kan een moeilijke balancering zijn. Terwijl uw toon moet worden meer assertief sinds de eerste brief lijkt te zijn genegeerd, moet u nog steeds vriendelijk naar de klant te blijven. Het vinden van het grijze gebied tussen assertief en vriendelijk is altijd moeilijk.
De tijd om de tweede incassobrief te verzenden is ofwel twee weken nadat de eerste incassobrief is genegeerd, ofwel nadat een belofte om te betalen van de eerste brief is verstreken.,
de tweede incassobrief moet bevatten:
- vermelding van alle eerdere incassopogingen, inclusief de eerste incassobrief
- oorspronkelijke vervaldag van de factuur
- dagen achterstallig
- factuurnummer en bedrag
- instructie-wat moeten ze vervolgens doen?,
- bied hulp aan om te werken aan de betalingsvoorwaarden
- Hint naar de impact die niet-betaling zou kunnen hebben op hun kredietvoorwaarden/ratings
- uw contactgegevens
het tweede Incassolettersjabloon
Beste,
Op dit moment hebben we nog geen betaling ontvangen met betrekking tot noch hebben we een antwoord gekregen op de verzonden brief . Uw rekeningen zijn nu dagen achterstallig en u bent een totaal van $verschuldigd.
als gewaardeerde klant helpen wij u graag om snel betalingen te doen om acties te vermijden die uw kredietwaardigheid of toekomstige kredietlimieten bij ons bedrijf kunnen schaden., Als er een reden is dat u niet in staat bent om volledig te betalen, neem dan contact met mij op en ik zou graag praten over het regelen van een betalingsschema dat wederzijds aanvaardbaar is.
neem onmiddellijk contact met mij op als u een betalingsschema wilt opstellen, anders dient u uw betaling van $ door in te dienen . We kunnen uw creditcardgegevens via de telefoon accepteren, via ons online betaalportaal, of ik heb een zelfgeadresseerde envelop bijgevoegd voor uw gemak Als u ervoor kiest om een cheque in de e-mail te sturen.,
Ik dank u bij voorbaat voor uw snelle reactie op deze brief en voor uw verdere werkzaamheden.
oprecht,
de derde Verzamelletter
Op dit punt hebt u nu meerdere brieven verzonden en meerdere pogingen gedaan om te verzamelen. Voor elke week dat een factuur onbetaald gaat, neemt de kans op het niet innen van het volledige bedrag toe. Om deze reden zal de toon van deze brief heel anders zijn dan de rest. U wordt de klant op de hoogte dat als ze niet onmiddellijk te betalen, zult u worden gedwongen om hun account te verwijzen naar een incassobureau of een advocaat te betrekken.,
hoewel de derde verzamelletter behoorlijk frustrerend kan zijn, is het belangrijk om professioneel te blijven.,div> –
De Derde Collectie Brief Sjabloon
Beste ,
Op dit moment is er nog steeds niet van je gehoord met betrekking tot de factuur die te wijten was op, noch hebben we gekregen van een reactie op de brief , de brief verzonden , of onze talrijke pogingen om te bellen en u e-mail., Uw rekeningen zijn nu dagen achterstallig en u bent een totaal van $verschuldigd.
Het spijt me u te moeten informeren dat wij uw factuur moeten overdragen aan een incassobureau en/of onze advocaat, tenzij wij voor deze datum de volledige betaling ontvangen of een overeengekomen betalingsplan uitwerken.
Ik hoop van u te horen voordat deze actie moet worden ondernomen om schade aan uw credit rating of onze toekomstige zakelijke relatie te voorkomen. Neem onmiddellijk contact met me op zodat we deze zaak kunnen regelen.,
oprecht,
de definitieve Incassobrief en kennisgeving van juridische stappen
Met deze definitieve incassobrief hebt u nu alles gedaan wat u kunt en laat u de klant gewoon weten dat de zaak niet langer in uw handen is. Hoewel het niet verplicht is om de klant te laten weten dat hun account is gegaan in de collecties of overgedragen aan een advocaat, kan het helpen om de relatie in goede staat te houden en een soepele overgang te maken. Dit geeft je ook een laatste laatste poging om te verzamelen, en wanneer advocaten zijn betrokken, mensen meestal beginnen te hustle.,
Deze brief is aanzienlijk korter dan de andere omdat het gewoon een notificatiebrief is. Het zal dienen als bewijs van de meerdere keren dat de klant werd gecontacteerd, de factuur in kwestie en het verschuldigde bedrag. Vergeet niet: zelfs als de laatste kennisgeving, je moet nog steeds professioneel blijven.
The Final Collection Letter and Notice of Legal Action Template
Dear,
Op dit moment hebben we nog steeds niet van u gehoord met betrekking tot de factuur voor $ die opeisbaar was . Noch hebben we een reactie gekregen op tal van telefoongesprekken, e-mails, of de brieven verzonden op,, of .,
omdat we gefaald hebben in onze poging om dit rechtstreeks met u uit te werken, moet ik u helaas meedelen dat we dit probleem hebben gemeld aan het kredietbureau en deze factuur hebben overgedragen aan een incassobureau dat contact met u zal opnemen met betrekking tot de betaling van deze factuur.
oprecht,