Implementare procedure forti oggi, non aspettare fino a fine anno.
Conosco l’accordo, essendo stato un controller per 20 anni. Hai superato la stagione 1099 e ti sei detto: “non possiamo passare così tanto tempo e farlo di nuovo in questo modo l’anno prossimo!,”Ma poi la vostra attenzione si rivolge alla revisione annuale, e poi un’acquisizione, e poi una conversione del sistema, e poi una carenza di personale, e prima di sapere che, gennaio è di nuovo qui. La tua attenzione si rivolge all’emissione dei dati finanziari di fine anno in modo da delegare il lavoro 1099 a qualcuno del tuo staff, sperando che tu possa fare una rapida revisione del lavoro e poi andare avanti.
Il tuo staff si imbatte nuovamente nei problemi tipici; W-9 errati, errati e mancanti. Non sono in grado di ottenere un W-9 per alcuni fornitori senza informazioni di contatto., Inoltre, non esiste un processo veramente buono per determinare quali pagamenti dovrebbero essere 1099 reportable che è possibile rivedere e sentirsi a proprio agio con. Inizi con il tuo lavoro dell’anno scorso, ma era davvero corretto? Passi più tempo di quanto vuoi, metti insieme un elenco di pagamenti segnalabili che speri siano corretti e archivia i 1099 l’ultima settimana di gennaio. Il rischio di audit sembra basso, quindi vai avanti.,
Comprendere il nuovo focus dell’IRS sugli audit Form 1099
La materialità funziona in molte aree, tuttavia, quando si tratta di 1099s non è consigliato. L’IRS non sta più giocando in questo settore. Diversi anni fa, l’IRS ha emesso un memorandum che ha aggiornato le loro procedure di audit di occupazione per includere una revisione delle informazioni restituisce. Il memorandum afferma che gli esaminatori IRS devono ora ” affrontare se i ritorni di informazioni appropriate sono state depositate per eventuali pagamenti oggetto di comunicazione (ad esempio modulo 1099-VARIE…)” durante un audit di occupazione., Questo significativo aumento dell’applicazione 1099 è venuto dal rapporto dell’Ispettore generale del Tesoro intitolato ” A causa della mancanza di applicazione, i contribuenti stanno evitando miliardi di dollari in ritenuta di riserva.”
Se sei sottoposto a revisione, non ci vuole molto per le sanzioni e le valutazioni di ritenuta di backup da sommare. Un esempio è il modo migliore per evidenziarlo. Supponiamo che tu abbia aggiunto 200 venditori durante l’anno e abbia emesso 50 1099 moduli a fine anno. Sei riuscito a ottenere tutti tranne dieci W-9 dai tuoi venditori entro il 31 gennaio., Tuttavia, non ti sei reso conto che hai classificato erroneamente cinque fornitori come società e hai dimenticato che gli insediamenti legali pagati a un avvocato spesso devono essere segnalati sia al richiedente che all’avvocato. Ci sono stati solo alcuni errori, tuttavia, hanno portato a sanzioni sostanziali.
La valutazione finale di $50,730 proveniva da soli dieci pagamenti dei fornitori, con la maggior parte dell’esposizione relativa alla ritenuta di backup. Inoltre, considera che l’esempio non include alcuna valutazione degli interessi., Chiaramente, è imperativo ottenere un modulo W-9 da ogni fornitore corretto e completo. In secondo luogo, è importante essere assolutamente certi di quali pagamenti siano oggetto di comunicazione e perché.
Conoscere le sanzioni valutate dall’IRS
1099 sanzioni di deposito
Le sanzioni possono essere significative e numerose per le aziende che non rispettano le normative IRS information reporting.
Importo della penalità: l’importo della penalità per non aver presentato correttamente un modulo 1099 si basa su quando si presenta il reso corretto.,ation ritorno correttamente il file con più di 30 giorni dopo la data di scadenza, ma entro il mese di agosto 1; pena massima di $1,669,500
inoltre, le stesse sanzioni di cui sopra sono valutati alla stessa quantità di un fallimento di una corretta 1099 dichiarazione al fornitore o appaltatore indipendente., La pena per non presentare un ritorno di informazioni corrette con l’IRS è separata dalla pena per non fornire una dichiarazione 1099 al tuo fornitore.,
Si può essere soggetti a una sanzione:
-
- Se non si riesce a file tempestiva
- Se non si riesce a comprendere tutte le informazioni necessarie per essere mostrato su un ritorno
- Se si includono le informazioni errate sul ritorno
- Se si file su carta quando le è stato richiesto di file elettronicamente
- Se si segnala un non corretto TIN
- Se non si riesce a segnalare un TIN
- Se non si riesce a file di moduli cartacei che sono leggibili a macchina.
Per ulteriori informazioni sulle sanzioni vedere le istruzioni generali per alcuni ritorni di informazioni.,
Penalità di ritenuta di backup
Sebbene le sanzioni possano essere significative, è la valutazione di ritenuta di backup che detiene la maggiore esposizione. La ritenuta di backup è un requisito IRS per le aziende di trattenere il 24% di un pagamento a un fornitore statunitense in determinate circostanze e rimettere l’importo all’IRS. Le aziende sono tenute a fare una richiesta iniziale per il numero TIN (fatto con un modulo W-9) quando il primo pagamento viene effettuato al venditore.
Se il fornitore non fornisce un modulo W-9 quando lo si richiede inizialmente, è necessario iniziare la ritenuta di backup., Se non si avvia la ritenuta di backup quando richiesto, si potrebbe essere responsabili per l’intero importo che non è stato trattenuto. Quindi, se una società paga un fornitore during 100.000 nel corso di un anno solare e non trattenere il richiesto 24%, potrebbe essere richiesto di pagare il backup 24.000 in riserva trattenendo se stesso per l’IRS.
Per ulteriori informazioni sulla ritenuta di backup, vedere la pubblicazione IRS 1281, Ritenuta di backup per nome/lattine mancanti e errati.,
Attuare un piano per ridurre il rischio di sanzioni oggi
Ci sono diversi modi per limitare l’esposizione al modulo W-9 sanzioni.
Ottenere un modulo W-9 prima di ogni pagamento del fornitore
A causa del rischio potenziale di una ritenuta di backup del 24% valutata sull’INTERO importo pagato a un fornitore, è imperativo ottenere un modulo W-9 da ogni fornitore. Assicurati di avere un processo a tenuta d’aria in atto per assicurarti di ricevere un modulo W-9 prima del primo pagamento al tuo fornitore., Si dovrebbe anche avere un modo per tenere traccia del W-9s richiesto e follow-up per garantire la ricezione. Evita di cercare di recuperare i W-9 mancanti a fine anno. A quel punto troverete i fornitori che non sono più in attività, non hanno buone informazioni di contatto, o non vi darà un W-9 per evitare di essere rilasciato un modulo 1099.
L’esposizione anche da una forma W-9 mancante è troppo grande. Nell’esempio precedente due pagamenti di soli $90.000 sono stati valutati $21.600 nella ritenuta di backup a causa di W-9 mancanti. Se i pagamenti fossero stati pari a tot 500.000, una valutazione della ritenuta di backup del 24% sarebbe stata di $120.000., I costi di ritenuta di backup possono essere significativi e sarebbero una spesa per l’azienda in quanto il pagamento al fornitore era già stato effettuato.
È anche importante assicurarsi che i moduli W-9 ricevuti siano completi e corretti. W-9s che mancano il numero TIN, il nome o la firma possono essere soggetti alla ritenuta di backup del 24% pure. Le discrepanze tra il nome e il numero TIN possono anche causare avvisi ” B ” dall’IRS. Questi avvisi creano lavoro aggiuntivo e aumentano l’esposizione a sanzioni aggiuntive.,
Garantire una solida comprensione dei regolamenti 1099
Assicurarsi di avere una solida comprensione dei regolamenti IRS per i moduli 1099. Per ogni pagamento oggetto di comunicazione che non è segnalato per l’IRS e il venditore, la sanzione sarebbe di $540 se non catturato prima di agosto 1st.
Per ulteriori informazioni consultare la Guida dell’IRS per informazioni ritorni e le istruzioni per i moduli 1099-VARIE e 1099-NEC.
File elettronicamente quando richiesto
Se è necessario presentare 250 o più informazioni durante l’anno, è necessario presentare elettronicamente., Il requisito di 250 o più si applica separatamente a ciascun tipo di modulo. Tuttavia, essere consapevoli del fatto che l’IRS sta cercando di cambiare questa regola. Vedere il nostro articolo del blog IRS propone modifiche ai requisiti di reporting elettronico.
File tempestivo
Assicurati di seguire le linee guida IRS compilando il modulo 1096 con l’IRS e inviando il modulo 1099 ai tuoi fornitori in modo tempestivo. Vedi il nostro articolo del blog Evita la penalità, 1099-VARIE date di scadenza per 2021.,
Usa W9manager per semplificare l’intero processo
W9manager è stato creato per aiutarti a completare la maggior parte del tuo lavoro 1099 prima dell’inizio della stagione.,div>
- Richiesta di elettronica W-9s da fornitori con promemoria automatici
- Dare a chiunque nell’organizzazione di accesso per la richiesta di W-9s e ricevere indietro centralizzata
- tenere Traccia di tutte le W-9s che non hai ricevuto
- Ricevere W-9s che è fatto bene, come fornitori e appaltatori indipendenti utilizza il nostro step-by-step di processo per creare W-9s
- si noti che i pagamenti ai fornitori sono riportabili su un 1099-MISC utilizza il nostro processo guidato
- Interrompere l’invio di carta 1099s, quando i produttori di opt-in per la segnalazione elettronica
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Disclaimer – Qualsiasi consulenza contabile, commerciale o fiscale contenuta nella presente comunicazione, inclusi allegati e allegati, non è intesa come un’analisi approfondita e approfondita di questioni specifiche, né come sostituto di un parere formale, né è sufficiente per evitare sanzioni fiscali.