Nota del redattore: Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel numero di novembre–dicembre 1974 di HBR ed è stata una delle due ristampe più vendute di sempre.

Per la sua ristampa come un classico, l’Harvard Business Review ha chiesto Stephen R. Covey di fornire un commento.

Perché i manager sono in genere a corto di tempo mentre i loro subordinati sono in genere a corto di lavoro?, Qui esploreremo il significato del tempo di gestione in relazione all’interazione tra i manager e i loro capi, i loro pari e i loro subordinati.

In particolare, ci occuperemo di tre tipi di tempo di gestione:

Boss-tempo imposto—utilizzato per svolgere quelle attività che il boss richiede e che il manager non può ignorare senza penalità diretta e rapida.

Tempo imposto dal sistema-utilizzato per accogliere le richieste dei peer per il supporto attivo. Trascurando queste richieste si tradurrà anche in sanzioni, anche se non sempre come diretta o rapida.,

Tempo autoimposto-usato per fare quelle cose che il manager ha origine o accetta di fare. Una certa parte di questo tipo di tempo, tuttavia, sarà presa dai subordinati e viene chiamata tempo imposto subordinato. La parte rimanente sarà proprio del gestore e si chiama tempo discrezionale. Il tempo autoimposto non è soggetto a penalità poiché né il capo né il sistema possono disciplinare il manager per non aver fatto ciò che non sapevano che aveva intenzione di fare in primo luogo.

Per soddisfare tali richieste, i manager devono controllare i tempi e il contenuto di ciò che fanno., Poiché ciò che i loro capi e il sistema impongono loro sono soggetti a penalità, i manager non possono manomettere tali requisiti. Così il loro tempo autoimposto diventa la loro principale area di preoccupazione.

I manager dovrebbero cercare di aumentare la componente discrezionale del loro tempo autoimposto riducendo al minimo o eliminando la componente subordinata. Utilizzeranno quindi l’incremento aggiunto per ottenere un migliore controllo sulle attività imposte dal capo e dal sistema. La maggior parte dei manager dedica molto più tempo ai problemi dei subordinati di quanto non si rendano conto., Quindi useremo la metafora scimmia-on-the-back per esaminare come il tempo subordinato imposto viene in essere e ciò che il superiore può fare al riguardo.

Dov’è la scimmia?

Immaginiamo che un manager stia camminando lungo il corridoio e che si accorga che uno dei suoi subordinati, Jones, sta arrivando per la sua strada. Quando i due si incontrano, Jones saluta il manager con, ” Buongiorno. A proposito, abbiamo un problema. Vedi.”Come continua Jones, il manager riconosce in questo problema le due caratteristiche comuni a tutti i problemi che i suoi subordinati portano gratuitamente alla sua attenzione., Vale a dire, il manager sa (a) abbastanza per essere coinvolto, ma (b) non abbastanza per prendere la decisione sul posto che ci si aspetta da lui. Alla fine, il manager dice, ” Così contento che hai portato questo. Sono di fretta in questo momento. Nel frattempo, fammici pensare e ti faro ‘ sapere.”Poi lui e Jones parte società.

Analizziamo cosa è appena successo. Prima che i due si incontrassero, sulla cui schiena c’era la “scimmia”? Dopo che si sono separati, sulla schiena di chi era? Del direttore., Il tempo subordinato-imposto inizia nel momento in cui una scimmia salta con successo dalla parte posteriore di un subordinato alla parte posteriore del suo superiore e non finisce fino a quando la scimmia non viene restituita al suo proprietario adeguato per la cura e l’alimentazione. Nell’accettare la scimmia, il manager ha volontariamente assunto una posizione subordinata al suo subordinato. Cioè, ha permesso a Jones di renderlo suo subordinato facendo due cose che un subordinato dovrebbe generalmente fare per un capo: il manager ha accettato una responsabilità dal suo subordinato e il manager le ha promesso un rapporto sui progressi.,

Il subordinato, per assicurarsi che il manager non perda questo punto, in seguito infilerà la testa nell’ufficio del manager e interrogherà allegramente: “Come sta andando?”(Questo si chiama supervisione.)

O immaginiamo nel concludere una conferenza con Johnson, un altro subordinato, le parole di separazione del manager sono: “Bene. Mandami un promemoria.”

Analizziamo questo. La scimmia è ora sulla schiena del subordinato perché la prossima mossa è sua, ma è pronta per un salto. Attento a quella scimmia., Johnson scrive doverosamente il memo richiesto e lo lascia cadere nel suo cestino. Poco dopo, il manager lo strappa dal suo cestino e lo legge. Di chi è la mossa ora? Se non fa quella mossa presto, riceverà un promemoria di follow-up dal subordinato. (Questa è un’altra forma di supervisione.) Più a lungo il manager ritarda, più frustrato diventerà il subordinato (girerà le ruote) e più colpevole si sentirà il manager (il suo arretrato di tempo imposto dai subordinati aumenterà).,

O supponiamo ancora una volta che in un incontro con un terzo subordinato, Smith, il manager accetti di fornire tutto il supporto necessario per una proposta di pubbliche relazioni che ha appena chiesto a Smith di sviluppare. Le parole d’addio del manager sono: “Fammi sapere come posso aiutarti.”

Ora analizziamo questo. Ancora una volta la scimmia è inizialmente sulla schiena del subordinato. Ma per quanto tempo? Smith si rende conto che non può lasciare che il manager “sappia” fino a quando la sua proposta non ha l’approvazione del manager., E per esperienza, si rende anche conto che la sua proposta sarà probabilmente seduta nella valigetta del manager per settimane prima che alla fine arrivi. Chi ha davvero la scimmia? Chi controllerà chi? La rotazione delle ruote e il controllo delle strozzature sono di nuovo sulla buona strada.

Un quarto subordinato, Reed, è stato appena trasferito da un’altra parte della società in modo che possa lanciare e gestire una nuova impresa commerciale., Il manager ha detto che dovrebbero riunirsi presto per definire una serie di obiettivi per il nuovo lavoro, aggiungendo: “Elaborerò una bozza iniziale per la discussione con te.”

Analizziamo anche questo. Il subordinato ha il nuovo lavoro (per incarico formale) e la piena responsabilità (per delega formale), ma il manager ha la prossima mossa. Finché non ce la farà, avrà la scimmia e il subordinato sarà immobilizzato.

Perché tutto questo accade?, Perché in ogni caso il manager e il subordinato assumono all’inizio, spiritosamente o inconsapevolmente, che la questione in esame è un problema comune. La scimmia in ogni caso inizia la sua carriera a cavallo di entrambe le spalle. Tutto quello che deve fare è muovere la gamba sbagliata, e-presto!- il subordinato scompare abilmente. Il manager è quindi lasciato con un’altra acquisizione per il suo serraglio. Certo, le scimmie possono essere addestrate a non muovere la gamba sbagliata. Ma è più facile impedire loro di cavalcare le spalle in primo luogo.

Chi lavora per chi?,

Supponiamo che questi stessi quattro subordinati siano così premurosi e premurosi del tempo del loro superiore che si sforzano di permettere a non più di tre scimmie di saltare da ciascuna delle loro spalle alla sua in un giorno qualsiasi. In una settimana di cinque giorni, il manager avrà raccolto 60 scimmie urlanti – troppe per fare qualcosa su di loro individualmente. Così trascorre il suo tempo subordinato imposto giocoleria sue ” priorità.,”

Nel tardo pomeriggio di venerdì, il manager è nel suo ufficio con la porta chiusa per la privacy in modo da poter contemplare la situazione, mentre i suoi subordinati stanno aspettando fuori per avere la loro ultima possibilità prima del fine settimana per ricordargli che dovrà ” pescare o tagliare l’esca.”Immaginate cosa stanno dicendo l’un l’altro circa il manager mentre aspettano: “Che collo di bottiglia. Non riesce a prendere una decisione. Come mai qualcuno è arrivato così in alto nella nostra azienda senza essere in grado di prendere una decisione che non sapremo mai.,”

Peggio di tutto, il motivo per cui il manager non può fare nessuna di queste” prossime mosse ” è che il suo tempo è quasi interamente consumato soddisfacendo i propri requisiti imposti dal capo e dal sistema. Per controllare quei compiti, ha bisogno di tempo discrezionale che a sua volta gli viene negato quando è preoccupato di tutte queste scimmie. Il manager è catturato in un circolo vizioso. Ma il tempo è uno spreco (un eufemismo). Il manager chiama la sua segretaria al citofono e le ordina di dire ai suoi subordinati che non sarà in grado di vederli fino a lunedì mattina., Alle 7 di sera, guida a casa, con l’intenzione di tornare in ufficio domani per farsi prendere durante il fine settimana. Ritorna luminoso e presto il giorno dopo solo per vedere, sul verde più vicino del campo da golf di fronte alla finestra del suo ufficio, un quartetto. Indovina chi?

Che lo fa. Ora sa chi sta veramente lavorando per chi. Inoltre, ora vede che se effettivamente realizza durante questo fine settimana ciò che è venuto a realizzare, il morale dei suoi subordinati salirà così bruscamente che ognuno di loro alzerà il limite sul numero di scimmie che lasceranno saltare dalle loro spalle al suo., In breve, ora vede, con la chiarezza di una rivelazione sulla cima di una montagna, che più si fa prendere, più rimarrà indietro.

Il manager può ora vedere, con la chiarezza di una rivelazione sulla cima di una montagna, che più viene catturato, più rimarrà indietro.

Lascia l’ufficio con la velocità di una persona che fugge da una piaga. Il suo piano? Per farsi prendere da qualcos’altro che non ha avuto tempo per anni: un fine settimana con la sua famiglia. (Questa è una delle tante varietà di tempo discrezionale.,)

Domenica sera si gode dieci ore di dolce e tranquillo sonno, perché ha piani chiari per il lunedì. Si libererà del suo tempo subordinato imposto. In cambio, otterrà una pari quantità di tempo discrezionale, parte del quale trascorrerà con i suoi subordinati per assicurarsi che imparino l’arte manageriale difficile ma gratificante chiamata “La cura e l’alimentazione delle scimmie.”

Il manager avrà anche molto tempo discrezionale per ottenere il controllo dei tempi e del contenuto non solo del tempo imposto dal suo capo ma anche del tempo imposto dal suo sistema., Potrebbero volerci mesi, ma rispetto al modo in cui sono state le cose, i premi saranno enormi. Il suo obiettivo finale è quello di gestire il suo tempo.

Sbarazzarsi delle scimmie

Il manager torna in ufficio lunedì mattina appena abbastanza tardi in modo che i suoi quattro subordinati si siano riuniti fuori dal suo ufficio in attesa di vederlo sulle loro scimmie. Li chiama uno per uno. Lo scopo di ogni intervista è quello di prendere una scimmia, metterlo sulla scrivania tra di loro, e capire insieme come la prossima mossa potrebbe essere plausibilmente del subordinato. Per alcune scimmie, che ci vorrà un po ‘ di fare., La prossima mossa del subordinato può essere così elusiva che il manager può decidere—solo per ora—semplicemente di lasciare che la scimmia dorma sulla schiena del subordinato durante la notte e farlo tornare con essa ad un tempo stabilito la mattina successiva per continuare la ricerca congiunta di una mossa più sostanziale da parte del subordinato. (Le scimmie dormono tanto profondamente durante la notte sulle spalle dei subordinati quanto sui superiori.)

Mentre ogni subordinato lascia l’ufficio, il manager viene ricompensato dalla vista di una scimmia che lascia il suo ufficio sulla schiena del subordinato., Per le prossime 24 ore, il subordinato non aspetterà il manager; invece, il manager aspetterà il subordinato.

Più tardi, come per ricordare a se stesso che non esiste una legge contro il suo impegno in un esercizio costruttivo nel frattempo, il manager passeggia dall’ufficio del subordinato, infila la testa nella porta e chiede allegramente: “Come sta andando?””Il tempo consumato nel fare questo è discrezionale per il manager e il capo imposto per il subordinato.)

Nell’accettare la scimmia, il manager ha volontariamente assunto una posizione subordinata al suo subordinato.,

Quando il subordinati (con la scimmia sulla sua schiena) e il manager si incontrano all’ora stabilita il giorno successivo, il manager spiega le regole di base nelle parole di questo effetto:

“In nessun momento, mentre sto aiutando con questo o qualsiasi altro problema sarà il tuo problema sia il mio problema. Nel momento in cui il tuo problema diventa mio, non hai più un problema. Non posso aiutare una persona che non ha un problema.

” Quando questo incontro è finito, il problema lascerà questo ufficio esattamente come è entrato—sulla schiena., Potete chiedere il mio aiuto in qualsiasi momento stabilito, e faremo una determinazione congiunta di quale sarà la prossima mossa e chi di noi ce la farà.

” In quei rari casi in cui la prossima mossa risulta essere mia, tu ed io la determineremo insieme. Non farò nessuna mossa da solo.”

Il manager segue questa stessa linea di pensiero con ogni subordinato fino alle 11 del mattino, quando si rende conto che non deve chiudere la porta. Le sue scimmie sono sparite. Torneranno—ma solo su appuntamento. Il suo calendario lo assicurerà.,

Trasferire l’iniziativa

Quello che abbiamo guidato in questa analogia monkey-on-the-back è che i manager possono trasferire l’iniziativa ai loro subordinati e mantenerla lì. Abbiamo cercato di evidenziare un truismo tanto ovvio quanto sottile: vale a dire, prima di sviluppare l’iniziativa nei subordinati, il manager deve fare in modo che abbiano l’iniziativa. Una volta che il manager lo riprende, non lo avrà più e potrà salutare il suo tempo discrezionale. Tutto tornerà al tempo subordinato imposto.,

Né il manager e il subordinato possono effettivamente avere la stessa iniziativa allo stesso tempo. L’apertura, “Capo, abbiamo un problema”, implica questa dualità e rappresenta, come notato in precedenza, una scimmia a cavallo di due schiene, che è un pessimo modo per iniziare una scimmia nella sua carriera. Prendiamo quindi qualche istante per esaminare quella che chiamiamo ” L’Anatomia dell’iniziativa manageriale.”

Ci sono cinque gradi di iniziativa che il manager può esercitare in relazione al capo e al sistema:

1. attendere fino a quando detto (iniziativa più bassa);

2. chiedi cosa fare;

3., raccomandare, quindi intraprendere l’azione risultante;

4. agisci, ma consiglia subito;

5. e agire da soli, quindi riferire regolarmente (più alta iniziativa).

Chiaramente, il manager dovrebbe essere abbastanza professionale da non indulgere in iniziative 1 e 2 in relazione al capo o al sistema. Un manager che utilizza initiative 1 non ha alcun controllo sui tempi o sul contenuto del tempo imposto dal capo o dal sistema e quindi perde qualsiasi diritto di lamentarsi di ciò che gli viene detto di fare o quando. Il gestore che utilizza initiative 2 ha il controllo sui tempi ma non sul contenuto., Le iniziative 3, 4 e 5 lasciano al gestore il controllo di entrambe, con la massima quantità di controllo esercitata al livello 5.

In relazione ai subordinati, il lavoro del manager è duplice. In primo luogo, per mettere fuori legge l’uso di iniziative 1 e 2, dando così subordinati altra scelta che imparare e padroneggiare “Lavoro del personale completato.”In secondo luogo, vedere che per ogni problema che lascia il suo ufficio c’è un livello concordato di iniziativa assegnato ad esso, oltre a un tempo e un luogo concordati per la prossima conferenza manager-subordinata. Quest’ultimo dovrebbe essere debitamente annotato sul calendario del gestore.,

La cura e l’alimentazione delle scimmie

Per chiarire ulteriormente la nostra analogia tra la scimmia sul retro e i processi di assegnazione e controllo, faremo riferimento brevemente al programma degli appuntamenti del manager, che richiede cinque regole dure e veloci che regolano la “Cura e l’alimentazione delle scimmie.”(La violazione di queste regole costerà tempo discrezionale.)

Regola 1.

Le scimmie devono essere nutrite o sparate. Altrimenti, moriranno di fame e il manager perderà tempo prezioso in postmortem o tentativi di resurrezioni.

Regola 2.,

La popolazione di scimmie deve essere mantenuta al di sotto del numero massimo che il gestore ha il tempo di nutrire. Subordinati troveranno il tempo di lavorare come molte scimmie come lui o lei trova il tempo per nutrirsi, ma non di più. Non dovrebbe prendere più di cinque a 15 minuti per alimentare una scimmia correttamente mantenuto.

Regola 3.

Le scimmie devono essere alimentate solo su appuntamento. Il manager non dovrebbe dare la caccia alle scimmie affamate e dar loro da mangiare su base catch-as-catch-can.

Regola 4.

Le scimmie devono essere nutrite faccia a faccia o per telefono, ma mai per posta., (Ricordate-con la posta, la prossima mossa sarà del manager.) Documentazione può aggiungere al processo di alimentazione, ma non può prendere il posto di alimentazione.

Regola 5.

Ogni scimmia dovrebbe avere un tempo di alimentazione successivo assegnato e grado di iniziativa. Questi possono essere rivisti in qualsiasi momento di comune accordo, ma mai permesso di diventare vaghi o indefiniti. Altrimenti, la scimmia morirà di fame o finirà sulla schiena del manager.

” Ottieni il controllo sui tempi e sul contenuto di ciò che fai ” è un consiglio appropriato per la gestione del tempo., Il primo ordine del giorno è per il manager per ingrandire il suo tempo discrezionale eliminando tempo subordinato imposto. Il secondo è che il manager utilizzi una parte di questo nuovo tempo discrezionale per fare in modo che ogni subordinato abbia effettivamente l’iniziativa e la applichi. Il terzo è che il manager utilizzi un’altra parte del tempo discrezionale aumentato per ottenere e mantenere il controllo dei tempi e del contenuto del tempo imposto dal capo e dal sistema., Tutti questi passaggi aumenteranno la leva del manager e consentiranno al valore di ogni ora spesa nella gestione del tempo di gestione di moltiplicarsi senza limiti teorici.