Come scrivere un ambito di lavoro documento

Non c’è dubbio che un sacco di pensiero, discussione, e talvolta anche il dibattito va a finalizzare un ambito solido. Ma tutto ciò che il lavoro è valsa la pena, perché avere un documento ambito ben ponderata può aumentare le possibilità di condurre un progetto al completamento con successo.

Ci sono molti modi diversi per creare un’istruzione scope. Diamo uno sguardo più da vicino ad alcuni dei dettagli che vanno in un progetto solido SEMINARE.,

Cosa è incluso nell’ambito di un progetto?

Ecco un elenco di possibili elementi che dovresti considerare di aggiungere alla tua istruzione scope.

Business case e obiettivi

Ogni progetto ha obiettivi, ed è qui che li definirai. Questa sezione include in genere i motivi per cui il progetto viene supportato (o finanziato), insieme a una serie di obiettivi aziendali o risultati del progetto previsti da tenere a mente per il tuo team durante l’esecuzione del progetto.,

Questi dettagli sono fondamentali per documentare perché ci saranno momenti in cui le richieste degli stakeholder (e talvolta anche del team) si insinuano e mettono a rischio la tua timeline e il tuo budget. Ma puoi allontanare tali rischi se le richieste di modifica non soddisfano il caso aziendale documentato.

Descrizione del progetto e deliverables

Questo è semplice: una panoramica in linguaggio semplice dei deliverables del progetto. Evitare confusione delineando chiaramente ciò che verrà consegnato per l’approvazione attraverso il corso del progetto, così come il risultato finale.,

Ad esempio, se stai creando un annuncio televisivo per un cliente, potresti dire qualcosa come: il nome della società produrrà e distribuirà un annuncio video di 60 secondi in formato AVI da utilizzare in televisione.

È una semplice descrizione di ciò che stai lavorando per fornire, ma indica anche piccoli dettagli come la quantità, la quantità, la lunghezza o qualsiasi altro aspetto descriva accuratamente il progetto.

Criteri di accettazione

Il tuo ambito dovrebbe aiutarti a raggiungere un accordo su ciò che verrà consegnato e non lasciare dubbi quando il progetto sarà completo., I criteri di accettazione possono essere misurati, raggiunti e utilizzati per dimostrare che il lavoro è completo.

Esempi di alcune delle condizioni o dei criteri di accettazione possono essere trovati nei requisiti del progetto, nei test di accettazione degli utenti o anche solo in una revisione e approvazione finale degli stakeholder.

Limitazioni

Ogni progetto ha i suoi limiti e devi essere sicuro di non superare tali limiti per completare un progetto in tempo e sotto budget.

Le limitazioni possono venire in molte forme, ma un esempio potrebbe essere la tecnologia., Ad esempio, se stai creando un’applicazione che dipende da una tecnologia specifica, assicurati di menzionarlo. Ci possono essere diversi modi per codificare quel sito web, ma se sei inserito in una tecnologia complicata, puoi coprirti specificando tali limitazioni nel tuo ambito.

In questo modo ti aiuterà quando ti imbatti in una limitazione e non hai il tempo o il budget per esplorare alternative. Pensate a come una polizza di assicurazione per il vostro progetto.

Supposizioni

Sai cosa dicono delle ipotesi e probabilmente sai che è vero., Se non li delineare, vi ritroverete con confusione, aspettative perse, e problemi di progetto. Quindi prendere tempo per elencare tutte le ipotesi che hai pensato che influenzerà il lavoro che farai o i risultati di quel lavoro.

Esclusioni

Hai già elencato i deliverable che fornirai, ma a volte è altrettanto importante elencare ciò che NON consegnerai. Questo ti aiuta a evitare domande o richieste imbarazzanti “Ma non avevi intenzione di…”. In realtà, si tratta di impostare le aspettative ed evitare qualsiasi problema di comunicazione intorno al lavoro che hai pianificato.,

Costi

Questa è una parte facoltativa del tuo progetto, a seconda del tipo di organizzazione in cui lavori.

Se fai parte di un’agenzia di consulenza che addebita a clienti esterni il tuo lavoro, ti consigliamo di delineare i costi del progetto, possibilmente anche a livello di fase o milestone.

Devi fare ciò che sembra giusto per il tuo progetto e organizzazione. Ma più chiaro si può essere sui costi e il lavoro ad esso associato, più facile sarà per voi per gestirlo—e fare un caso per più fondi quando ulteriore portata si insinua in.,

Accordo

I documenti di ambito creano un accordo per natura, ma a volte hai bisogno di prove! Quindi includi un campo di firma nel tuo documento scope e chiedi al tuo stakeholder principale o al finanziatore del progetto di firmare il documento.

In questa nota, è importante ricordare che se stai raccogliendo denaro per il lavoro—o se ci sono alti pali—probabilmente vorrai che il tuo documento scope sia esaminato da un avvocato prima che sia firmato. Dopo tutto, il documento di ambito è un contratto.,

Esempio di documento scope

Una notevole quantità di lavoro va nella creazione di un documento scope, ma, ricorda, non c’è un solo modo giusto o sbagliato per scriverne uno.

Personalizza il tuo documento di ambito in base alle tue esigenze per ottenere un accordo su ciò che verrà prodotto. Basta essere il più dettagliato possibile per garantire che i vostri progetti finiscano in tempo e sotto budget con un team felice e le parti interessate.

Usa gli elementi di cui sopra per creare il tuo prossimo ambito di progetto e difendere la tua squadra dall’inevitabile scorrimento dell’ambito. Oppure controlla il nostro breve modello di progetto gratuito., Questa è una grande opzione documento ambito per i team che lavorano su progetti interni senza clienti o denaro coinvolti.

Mantieni l’ambito in cima alla mente una volta che inizia il lavoro di progetto

Una volta ottenuto il sign-off finale sul tuo ambito di lavoro, è il momento di iniziare a costruire il tuo piano di progetto. Scopri perché la pianificazione è un must per il successo del progetto e come allineare il tuo team e le parti interessate al tuo piano.

Ti consigliamo di aggiungere promemoria di ambito al tuo piano di progetto in modo che tutto lo sforzo che hai messo nel tuo documento di ambito non vada sprecato., Ecco come comunicare l’ambito a livello di progetto e attività in TeamGantt utilizzando la funzione Commenti.

1. Carica l’ambito di lavoro firmato nei documenti del progetto.

Questo rende facile per chiunque nel team di accedere al documento ambito finale se domande o nuove richieste pop-up lungo la strada.

2. Aggiungere note a ogni attività per definire chiaramente l’ambito.

Abbattere l’ambito a livello di attività elimina la confusione e aiuta a garantire che ogni pezzo del progetto rimanga in pista.,

Ricorda, l’ambito del progetto riguarda l’impostazione delle aspettative e le aspettative non sono mai una cosa set-it-and-forget-it. Condividi il tuo ambito di progetto in modo proattivo in modo che tutti siano chiari sui guardrail e non essere timido sui promemoria.

Con un ambito solido in mano e una linea di comunicazione aperta, il vostro progetto può finire in tempo e sul budget, con cinque alti tutto intorno. 🎉

Pronto a vedere quanto può essere facile e veloce la gestione del progetto? Dare TeamGantt una prova gratuita oggi!