Solo perché questa è la prima lettera di raccolta, questo non significa che questo è il tuo primo punto di contatto con il cliente. A questo punto avete inviato la fattura, inviato promemoria data di scadenza e far loro sapere quando la fattura è andata scaduta. La prima lettera di raccolta deve essere inviata al cliente non pagante non appena la fattura è scaduta.
Poiché questa è solo la prima lettera, è importante mantenere il tono amichevole, informativo e professionale., Ci sono molte ragioni per cui il cliente non ha pagato in tempo, come non ricevere mai la fattura o perdere qualcosa di importante sulla fattura. Dando loro la possibilità di spiegazione prima di arrabbiarsi e invadente, si è in grado di mantenere un ottimo rapporto cliente-fornitore.
Questa prima lettera di raccolta dovrebbe contenere le seguenti informazioni:
- Giorni scaduti
- Importo dovuto
- Nota precedenti tentativi di raccolta
- Riepilogo dell’account
- Istruzioni – cosa vorresti che facessero dopo?,
- data di scadenza per il pagamento – è importante utilizzare una realtà data, non “nei prossimi 7 giorni lavorativi”, come questo può essere vauge
- le informazioni di contatto
La Prima Collezione Modello di Lettera
Carissimi ,
Questo è solo un promemoria che il tuo account è scaduto. Secondo i nostri registri il tuo saldo di $ è attualmente . Abbiamo inviato via email una copia dettagliata dei vostri estratti conto. Nel caso in cui non hai ricevuto questi messaggi e documenti, abbiamo fornito un riepilogo del tuo account di seguito.,
Numero di fattura:
Data fattura:
Importo: Data di scadenza:
Giorni scaduti:
Saremmo molto grati se poteste farci sapere lo stato di questo pagamento. Vi preghiamo di contattarci o inviare il pagamento di $ all’indirizzo qui sotto entro il 16 aprile 2015 se non lo avete già fatto.
ALL’ATTENZIONE: Ufficio Contabilità.
Se c ‘ è qualche errore o si è in grado di pagare in questo momento, si prega di contattare me a in modo che possiamo correggere eventuali errori o organizzare per un altro piano di pagamento. Grazie per la vostra pronta risposta a questa richiesta e per la vostra continua attività.,
Sinceramente,
La seconda lettera di raccolta
La seconda lettera di raccolta può essere un duro atto di bilanciamento. Mentre il tuo tono deve diventare più assertivo poiché la prima lettera sembra essere stata ignorata, devi comunque rimanere amichevole verso il cliente. Trovare l’area grigia tra assertivo e amichevole è sempre difficile.
Il tempo per inviare la seconda lettera di raccolta è di due settimane dopo che la prima lettera di raccolta è stata ignorata o dopo che la promessa di pagare dalla prima lettera è scaduta.,
La seconda lettera di raccolta dovrebbe includere:
- Menzione di tutti i precedenti tentativi di raccolta, inclusa la prima lettera di raccolta
- Data di scadenza della fattura originale
- Giorni scaduti
- Numero e importo della fattura
- Istruzione: cosa dovrebbero fare dopo?,
- Offrire un aiuto per lavorare sui termini di pagamento
- Suggerimento presso l’impatto che il mancato pagamento potrebbe avere sulle loro condizioni di credito e rating
- le informazioni di contatto
La Seconda Collezione Modello di Lettera
Cari ,
In questo momento non abbiamo ancora ricevuto un pagamento in quanto riguarda né abbiamo ricevuto una risposta alla lettera inviata su . I vostri conti è ora giorni scaduti e si deve un totale di $.
In qualità di cliente stimato, vorremmo aiutarti a rimettere rapidamente il pagamento per evitare azioni che potrebbero danneggiare il tuo rating o i futuri limiti di credito con la nostra azienda., Se non vi è alcun motivo per cui non si è in grado di pagare per intero, si prega di contattare me a e sarei felice di parlare di organizzare un programma di pagamento che è reciprocamente gradevole.
Si prega di mettersi in contatto con me immediatamente se si desidera elaborare un programma di pagamento, altrimenti si prega di inviare il pagamento di by da . Possiamo accettare i dati della tua carta di credito per telefono, attraverso il nostro portale di pagamento online, o ho allegato una busta auto-indirizzata per la vostra convenienza se si sceglie di inviare un assegno per posta.,
Grazie in anticipo per la vostra pronta risposta a questa lettera e per il vostro business continuato.
Sinceramente,
La terza lettera di raccolta
A questo punto, ora avete inviato più lettere e fatto più tentativi di raccogliere. Per ogni settimana in cui una fattura non viene pagata, aumenta la probabilità di non riscuotere l’intero importo. Per questo motivo, il tono di questa lettera sarà molto diverso dal resto. Notificherai al cliente che se non paga immediatamente, sarai costretto a indirizzare il proprio account a un’agenzia di collezioni o coinvolgere un avvocato.,
Anche se la terza lettera di raccolta può essere abbastanza frustrante, è importante continuare a rimanere professionale.,div>
La Terza Collezione Modello di Lettera
Carissimi ,
In questo momento non abbiamo ancora sentito da voi in quanto a fattura che era dovuto né abbiamo ricevuto una risposta alla lettera inviata , la lettera inviata , o i nostri numerosi tentativi di chiamata e-mail., I vostri conti è ora giorni scaduti e si deve un totale di $.
Mi dispiace informarti che, a meno che non riceviamo il pagamento per intero o elaboriamo un piano di pagamento concordato entro questa data, dovremo consegnare la tua fattura a un’agenzia di riscossione e / o al nostro avvocato.
Spero di sentire da voi prima di questa azione deve essere presa per evitare danni al rating del credito o il nostro futuro rapporto d’affari. Vi prego di contattarmi immediatamente in modo che possiamo ottenere questa questione risolta.,
Sinceramente,
La lettera di raccolta finale e avviso di azione legale
Con questa lettera di raccolta finale, ora hai fatto tutto il possibile e stai semplicemente facendo sapere al cliente che la questione non è più nelle tue mani. Anche se non è obbligatorio per far sapere al cliente che il loro account è andato in collezioni o consegnato a un avvocato, può aiutare a mantenere il rapporto in regola e fare una transizione graduale. Questo ti dà anche un ultimo tentativo finale di raccogliere, e quando gli avvocati sono coinvolti, la gente di solito inizia a trambusto.,
Questa lettera è significativamente più corta delle altre perché è semplicemente una lettera di notifica. Servirà come prova delle molteplici volte in cui il cliente è stato contattato, della fattura in questione e dell’importo dovuto. Ricorda: anche come avviso finale, devi comunque rimanere professionale.
La lettera di raccolta finale e avviso di modello di azione legale
Caro,
In questo momento non abbiamo ancora sentito da voi per quanto riguarda la fattura per $ che era dovuto su . Né abbiamo ottenuto una risposta a numerose telefonate, e-mail, o le lettere inviate su,, o .,
Poiché abbiamo fallito nel nostro tentativo di risolvere questo problema direttamente con te, mi dispiace informarti che abbiamo segnalato questo problema all’ufficio di credito e consegnato questa fattura a un’agenzia di riscossione che sarà in contatto con te per quanto riguarda il pagamento di questa fattura.
Sinceramente,