Che cos’è una lettera di riconoscimento del donatore?

Una lettera di riconoscimento del donatore è più di una semplice lettera di ringraziamento. Le organizzazioni non profit esenti da imposte hanno determinati requisiti da seguire, tra cui fornire ai donatori una “ricevuta” di donazione, spesso chiamata lettera di riconoscimento.,

I donatori che danno più di $250 in un singolo contributo a un’organizzazione senza scopo di lucro esente da imposte hanno bisogno di un riconoscimento scritto da parte dell’organizzazione per rivendicare tale deduzione sulla loro dichiarazione dei redditi individuale.

Deve essere in un determinato formato?

I ringraziamenti scritti corretti possono includere molte forme: lettere, e — mail o cartoline. Non esiste un modulo IRS ufficiale che l’organizzazione esente deve completare.

Quando l’organizzazione no-profit deve inviare la lettera di riconoscimento scritta ai donatori?,

L’IRS stabilisce che i riconoscimenti devono essere forniti “per iscritto, al momento della sollecitazione o quando viene ricevuto il pagamento, e in un modo che verrà a conoscenza del donatore”, secondo la pubblicazione IRS 1771.

Affinché la lettera sia considerata “contemporanea” con il contributo, “un donatore deve ricevere la conferma entro il più presto di: la data in cui il donatore presenta effettivamente la sua dichiarazione dei redditi individuale per l’anno del contributo; o la data di scadenza (comprese le proroghe) della dichiarazione.,”

Generalmente, la maggior parte delle organizzazioni non profit fornisce conferma scritta entro il 31 gennaio dell’anno successivo alla ricezione del contributo.

Si consiglia alle organizzazioni di fornire un riconoscimento scritto ai donatori in modo tempestivo — il più vicino possibile alla ricezione del regalo. Crediamo che le espressioni di ringraziamento siano come i pancake-devono essere serviti subito!

Cosa deve essere incluso nelle lettere di riconoscimento dei donatori?

Ancora una volta, l’IRS richiede che un’organizzazione esente da imposte invii una lettera di riconoscimento formale per qualsiasi donazione superiore a $250., Il donatore utilizzerà questa lettera come prova della sua donazione per richiedere una detrazione fiscale.

Il riconoscimento al donatore deve includere quanto segue:

      1. Dichiarazione di stato esente da imposte: Dichiarazione che l’organizzazione è un’organizzazione esente da imposte 501c3. Includere EIN del no-profit nel caso in cui il donatore vuole controllare lo status di esenzione fiscale della carità.
      2. Nome dell’organizzazione (la carità) e nome del donatore
      3. Data del contributo: La data in cui la donazione è stata ricevuta.,
      4. Dettagli del contributo
        • Per contanti (assegni, carta di credito, deduzione del libro paga): L’importo del contributo ricevuto.
        • Per regali non in denaro: una descrizione (ma non il valore) del contributo non in denaro.
      5. Dichiarazioni-Stime in buona fede del valore di beni o servizi. Chiedi: il donatore ha ricevuto beni o servizi in cambio del regalo?
          • Include una dichiarazione che nessun bene o servizio è stato fornito dall’organizzazione in cambio del contributo, se così fosse.,
          • Se beni o servizi sono stati forniti dall’organizzazione in cambio del contributo, includere una descrizione e una stima in buona fede del valore di tali beni o servizi. (Esempio: Un evento cena di raccolta fondi in cui alcuni dei fondi ricevuti dal donatore paga per la cena vera e propria, mentre il resto è una donazione.)
          • Se i beni o i servizi forniti al donatore erano importi di token non sostanziali, si noti anche questo. (Esempio: Quando un piccolo regalo viene dato al donatore con il nome o il logo dell’organizzazione no-profit su di esso come un adesivo per paraurti, tazza di caffè. Vedi sotto.,) O, fornire una dichiarazione che i beni o servizi (se presenti) che l’organizzazione no-profit ha fornito in cambio del contributo consistevano interamente in benefici religiosi immateriali, se così fosse .

Alcuni esempi

Donazione in contanti:

“Grazie per il vostro contributo di (inserire l’importo della donazione in contanti) alla data. Non sono stati forniti beni o servizi in cambio di questo contributo. Nome di NP è un’organizzazione esente come descritto nella Sezione 501 (c) (3) dell’Internal Revenue Code; EIN ##.”

Si può fare questo un divertimento, troppo!, Mi piace anche vedere qualcosa legato all’organizzazione no-profit nella lingua richiesta:

“Grazie per il tuo contributo di (inserisci l’importo della donazione in denaro) alla data. . . Nessun beneficio è stato concesso a questo donatore in cambio di questo contributo…altro che la gioia di dare a un’organizzazione che supporta programmi per i bambini del Texas con bisogni speciali. Siamo un’organizzazione esente come descritto nella Sezione 501 (c) (3) dell’Internal Revenue Code; EIN ##.,”

Per un elemento non in contanti:
“Grazie per il vostro contributo di un tavolo usato e set di sei sedie di quercia che NP ha ricevuto in data. Non sono stati forniti beni o servizi in cambio del tuo contributo.”

Perché è importante?

L’IRS ha negato le detrazioni fiscali ai donatori che non hanno avuto il giusto riconoscimento da parte delle organizzazioni non profit. Due recenti casi giudiziari fiscali delineano l’importanza delle organizzazioni non profit dopo la lettera della legge. (Leggi: Articolo di Chronicle of Philanthropy: “IRS Crackdown mette a fuoco su Record di regalo”)., Contribuire a rendere questo facile per i vostri donatori.

Domanda chiave: il donatore riceve qualcosa in cambio della sua donazione?

Quando un’entità esente da imposte fornisce un bene o un servizio in cambio di una donazione superiore a $75, l’organizzazione no-profit deve (1) fornire al donatore comunicazione scritta del valore equo di mercato di tali beni o servizi ricevuti e (2) dire al donatore che solo una parte della donazione che supera il valore equo di mercato è

L’organizzazione no-profit farà una stima in buona fede del valore equo di mercato dell’articolo o del servizio e informerà il donatore., Generalmente, la stima in buona fede del valore di beni e servizi dell’organizzazione no-profit sarà trattata come il valore di mercato equo e il donatore può fare affidamento su tale stima (a meno che il donatore non sappia che la stima è irragionevole).

Cos’altro dovrebbe essere incluso?

Aiuta il donatore a capire come è stato utilizzato il loro prezioso regalo. Consigliamo ai nostri clienti di condividere più di una semplice lingua tassa donazione.
      • Dire al donatore come l’organizzazione ha utilizzato la loro donazione., Che cosa ha aiutato l’organizzazione a realizzare? Quanti clienti ha servito? Che ne hai fatto del regalo?
      • Fai sapere ai donatori quali obiettivi ha raggiunto il tuo gruppo e a quali obiettivi stai lavorando.
      • Mantieni impegnati i tuoi donatori informandoli del lavoro che la tua organizzazione sta facendo oggi. Invitali a partecipare a eventi di volontariato., Utilizzare rapporti regolari per condividere i tuoi progressi attraverso le statistiche che mostrano come il loro denaro viene speso.
      • Include storie personali e citazioni da personale, volontari o clienti.

Per saperne di più

Mollie Cullinane ama parlare con le associazioni nazionali di raccolta fondi per aiutarli a capire i loro doveri legali. Contattaci per saperne di più.,

IRS Publication 1771: Charitable Contributions – Substantiation and Disclosure Requirements

Donor Stewardship

Qual è la differenza tra “Non-Profit” e “Tax-Exempt”?