Temps de gestion: qui a le singe?

pourquoi les gestionnaires sont-ils généralement à court de temps alors que leurs subordonnés sont généralement à court de travail?, Nous explorerons ici la signification du temps de gestion en ce qui concerne l’interaction entre les gestionnaires et leurs patrons, leurs pairs et leurs subordonnés.

plus précisément, nous traiterons de trois types de temps de gestion:

temps imposé par le patron-utilisé pour accomplir les activités que le patron exige et que le gestionnaire ne peut ignorer sans pénalité directe et rapide.

temps imposé par le système-utilisé pour répondre aux demandes de soutien actif des pairs. Négliger ces demandes entraînera également des pénalités, mais pas toujours aussi directes ou rapides.,

temps auto-imposé—utilisé pour faire les choses que le gestionnaire commence ou accepte de faire. Une certaine partie de ce genre de temps, cependant, sera prise par des subordonnés et est appelée temps subordonné-imposé. La partie restante sera propre au gestionnaire et est appelée temps discrétionnaire. Le temps auto-imposé n’est pas passible de pénalité puisque ni le patron ni le système ne peuvent discipliner le gestionnaire pour ne pas avoir fait ce qu’ils ne savaient pas qu’il avait l’intention de faire en premier lieu.

pour répondre à ces demandes, les gestionnaires doivent contrôler le calendrier et le contenu de ce qu’ils font., Étant donné que ce que leurs patrons et le système leur imposent sont passibles de sanctions, les gestionnaires ne peuvent pas falsifier ces exigences. Ainsi, leur temps auto-imposé devient leur principal domaine de préoccupation.

Les gestionnaires devraient essayer d’augmenter la composante discrétionnaire de leur temps auto-imposé en minimisant ou en supprimant la composante subordonnée. Ils utiliseront ensuite l’incrément ajouté pour obtenir un meilleur contrôle sur leurs activités imposées par le patron et par le système. La plupart des gestionnaires passent beaucoup plus de temps à traiter les problèmes des subordonnés qu’ils ne le réalisent même faiblement., Par conséquent, nous utiliserons la métaphore du singe sur le dos pour examiner comment le temps imposé par un subordonné prend naissance et ce que le Supérieur peut faire à ce sujet.

Où est le singe?

imaginons qu’un manager marche dans le couloir et qu’il remarque L’un de ses subordonnés, Jones, qui vient à sa rencontre. Lorsque les deux se rencontrent, Jones salue le directeur avec,  » Bonjour. Par ailleurs, nous avons un problème. Vous voyez…. »Comme le poursuit Jones, le gestionnaire reconnaît dans ce problème les deux caractéristiques communes à tous les problèmes que ses subordonnés portent gratuitement à son attention., À savoir, le gestionnaire en sait (a) assez pour s’impliquer, mais (b) pas assez pour prendre la décision sur place attendue de lui. Finalement, le directeur dit,  » si heureux que vous avez soulevé cela. Je suis dans un rush dès maintenant. En attendant, laisse-moi y réfléchir, et je te le ferai savoir. »Puis lui et Jones se séparent.

analysons ce qui vient de se passer. Avant que les deux se rencontrent, sur le dos de qui était le « singe”? Les subordonnés. Après ils se séparèrent, dont le retour était-il? Le gestionnaire., Le temps imposé par un subordonné commence au moment où un singe saute avec succès de l’arrière d’un subordonné à l’arrière de son supérieur et ne se termine que lorsque le singe est retourné à son propriétaire approprié pour les soins et l’alimentation. En acceptant le singe, le gestionnaire a volontairement assumé une position subordonnée à son subordonné. Autrement dit, il a permis à Jones de faire de lui son subordonné en faisant deux choses qu’un subordonné est généralement censé faire pour un patron—le gestionnaire a accepté une responsabilité de son subordonné, et le gestionnaire lui a promis un rapport d’étape.,

le subordonné, pour s’assurer que le gestionnaire ne manque pas ce point, collera plus tard sa tête dans le bureau du gestionnaire et interrogera joyeusement: « comment ça va?” (Ce qui est appelé la supervision.)

Ou laissez-nous imaginer dans la conclusion d’une conférence avec Johnson, un autre subordonné, le gestionnaire de mots d’adieu sont, « Bien. Envoyez-moi un mémo à ce sujet.”

Laissez-nous analyser celui-ci. Le singe est maintenant sur le dos du subordonné parce que le prochain mouvement est le sien, mais il est prêt pour un saut. Montre que le singe., Johnson écrit consciencieusement le mémo demandé et le dépose dans son panier. Peu de temps après, le gérant le retire de son panier et le lit. Dont le déplacement est-il maintenant? S’il ne fait pas ce geste bientôt, il recevra un mémo de suivi du subordonné. (C’est une autre forme de surveillance.) Plus le gestionnaire tarde, plus le subordonné sera frustré (il fera tourner ses roues) et plus le gestionnaire se sentira coupable (son arriéré de temps imposé par le subordonné augmentera).,

ou supposons encore une fois que lors d’une réunion avec un troisième subordonné, Smith, le gestionnaire accepte de fournir tout le soutien nécessaire à une proposition de relations publiques qu’il vient de demander à Smith de développer. Les mots d’adieu du manager sont: « faites – moi savoir comment je peux aider.”

Maintenant, laissez-nous analyser ce. Encore une fois, le singe est initialement sur le dos du subordonné. Mais pour combien de temps? Smith se rend compte qu’elle ne peut pas laisser le gestionnaire « savoir” jusqu’à ce que sa proposition ait l’approbation du gestionnaire., Et par expérience, elle se rend également compte que sa proposition sera probablement assise dans la mallette du gestionnaire pendant des semaines avant qu’il n’y parvienne. Qui est vraiment appris le singe? Qui sera le vérifier sur qui? La rotation des roues et le goulot d’étranglement sont à nouveau en bonne voie.

un quatrième subordonné, Reed, vient d’être transféré d’une autre partie de l’entreprise afin qu’il puisse lancer et éventuellement gérer une entreprise nouvellement créée., Le gestionnaire a dit qu’ils devraient se réunir bientôt pour marteler un ensemble d’objectifs pour le nouveau travail, ajoutant, « je vais rédiger un projet initial pour discussion avec vous.”

Laissez-nous analyser celui-ci, trop. Le subordonné a le nouvel emploi (par affectation formelle) et l’entière responsabilité (par délégation formelle), mais le gestionnaire a le prochain mouvement. Jusqu’à ce qu’il le fait, il aura le singe, et le subordonné sera immobilisé.

Pourquoi tout cela arrive?, Parce que dans chaque cas, le gestionnaire et le subordonné supposent d’emblée, avec ou sans intention, que la question à l’étude est un problème commun. Le singe dans chaque cas commence sa carrière à cheval sur leurs deux dos. Tout ce qu’il a à faire est de déplacer la mauvaise jambe, et—hop!- le subordonné disparaît habilement. Le gérant se retrouve donc avec une autre acquisition pour sa ménagerie. Bien sûr, les singes peuvent être entraînés à ne pas bouger la mauvaise jambe. Mais il est plus facile de les empêcher de chevaucher le dos en premier lieu.

Qui Travaille pour Qui?,

supposons que ces quatre mêmes subordonnés soient si attentionnés et attentifs au temps de leur supérieur qu’ils prennent soin de ne pas permettre à plus de trois singes de sauter de chacun de leur dos au sien en une seule journée. Dans une semaine de cinq jours, le gestionnaire aura ramassé 60 singes hurlants-beaucoup trop pour faire quoi que ce soit à leur sujet individuellement. Il passe donc son temps subordonné à jongler avec ses  » priorités., »

vendredi en fin d’après-midi, le gestionnaire est dans son bureau avec la porte fermée pour la vie privée afin qu’il puisse contempler la situation, tandis que ses subordonnés attendent à l’extérieur pour obtenir leur dernière chance avant le week-end pour lui rappeler qu’il devra  » pêcher ou couper des appâts. »Imaginez ce qu’ils se disent à propos du gestionnaire en attendant: « quel goulot d’étranglement. Il juste ne peut pas faire de son esprit. Comment quelqu’un est arrivé aussi haut dans notre entreprise sans pouvoir prendre une décision, nous ne le saurons jamais., »

Le pire de tout, la raison pour laquelle le manager ne peut faire aucun de ces « prochains mouvements” est que son temps est presque entièrement dévoré en répondant à ses propres exigences imposées par le patron et imposées par le système. Pour contrôler ces tâches, il a besoin de temps discrétionnaire qui lui est à son tour refusé quand il est préoccupé par tous ces singes. Le gestionnaire est pris dans un cercle vicieux. Mais le temps est une perte (un euphémisme). Le directeur appelle sa secrétaire à l’interphone et lui demande de dire à ses subordonnés qu’il ne pourra pas les voir avant lundi matin., À 19 heures, il rentre chez lui, avec l’intention ferme de retourner au bureau demain pour se faire rattraper pendant le week-end. Il revient lumineux et tôt le lendemain pour voir, sur le green le plus proche du terrain de golf en face de la fenêtre de son bureau, un quatuor. Devinez qui?

Que fait-il. Il sait maintenant qui travaille vraiment pour qui. De plus, il voit maintenant que s’il accomplit réellement pendant ce week-end ce qu’il est venu accomplir, le moral de ses subordonnés augmentera si fortement qu’ils augmenteront chacun la limite du nombre de singes qu’ils laisseront sauter de leur dos au sien., En bref, il voit maintenant, avec la clarté d’une révélation au sommet d’une montagne, que plus il est pris, plus il va tomber derrière.

il quitte le bureau à la vitesse d’une personne fuyant une peste. Son plan? Pour se laisser prendre à autre chose pour laquelle il n’a pas eu le temps depuis des années: un week-end avec sa famille. (C’est l’une des nombreuses variétés de temps libre.,)

dimanche soir, il profite de dix heures de sommeil doux et tranquille, car il a des plans clairs pour lundi. Il va se débarrasser de son temps imposé par son subordonné. En échange, il obtiendra une quantité égale de temps discrétionnaire, dont une partie qu’il passera avec ses subordonnés pour s’assurer qu’ils apprennent l’art Managérial difficile mais gratifiant appelé « le soin et L’Alimentation des singes. »

le manager aura également beaucoup de temps discrétionnaire pour avoir le contrôle du timing et du contenu non seulement du temps imposé par son patron, mais aussi de son temps imposé par le système., Cela peut prendre des mois, mais par rapport à la façon dont les choses ont été, les récompenses seront énormes. Son objectif ultime est de gérer son temps.

se débarrasser des singes

Le Directeur retourne au bureau lundi matin juste assez tard pour que ses quatre subordonnés se soient rassemblés à l’extérieur de son bureau en attendant de le voir au sujet de leurs singes. Il les appelle un par un. Le but de chaque entrevue est de prendre un singe, de le placer sur le bureau entre eux, et de comprendre ensemble comment le prochain mouvement pourrait être celui du subordonné. pour certains singes, cela prendra du temps., Le prochain mouvement du subordonné peut être si insaisissable que le gestionnaire peut décider—juste pour l’instant—simplement de laisser le singe dormir sur le dos du subordonné pendant la nuit et de le faire revenir avec lui à une heure fixée le lendemain matin pour continuer la quête conjointe d’un mouvement plus substantiel par le subordonné. (Les singes dorment aussi bien du jour au lendemain sur le dos de leurs subordonnés que sur celui de leurs supérieurs.)

lorsque chaque subordonné quitte le bureau, le gestionnaire est récompensé par la vue d’un singe quittant son bureau sur le dos du subordonné., Pendant les prochaines 24 heures, le subordonné n’attendra pas le gestionnaire; au lieu de cela, le gestionnaire attendra le subordonné.

plus tard, comme pour se rappeler qu’aucune loi ne lui interdit de se livrer à un exercice constructif dans l’intervalle, le manager se promène dans le bureau du subordonné, enfonce la tête dans la porte et demande joyeusement: « comment ça va?” (Le temps consommé pour le faire est discrétionnaire pour le gestionnaire et le patron imposé au subordonné.)

lorsque le subordonné (avec le singe sur le dos) et le gestionnaire se rencontrent à l’heure fixée le lendemain, le gestionnaire explique les règles de base en mots à cet effet:

« à aucun moment, pendant que je vous aide avec ce problème ou tout autre problème, votre problème ne deviendra mon problème. Dès que votre problème devient le mien, vous n’avez plus de problème. Je ne peux pas aider une personne qui n’a pas de problème.

« lorsque cette réunion sera terminée, le problème quittera ce bureau exactement comme il est arrivé—sur votre dos., Vous pouvez demander mon aide à tout moment, et nous déciderons ensemble de ce que sera le prochain geste et lequel d’entre nous le fera.

« dans les rares cas où le prochain mouvement s’avère être le mien, vous et moi le déterminerons ensemble. Je ne vais pas faire toute seule. »

le manager suit cette même ligne de pensée avec chaque subordonné jusqu’à environ 11 heures du matin, quand il se rend compte qu’il n’a pas à fermer sa porte. Ses singes sont partis. Ils reviendront—mais sur rendez-vous seulement. Son calendrier de garantir cela.,

transfert de l’Initiative

ce que nous avons conduit dans cette analogie de singe sur le dos, c’est que les gestionnaires peuvent transférer l’initiative à leurs subordonnés et la garder là. Nous avons essayé de mettre en évidence un truisme aussi évident que subtil: à savoir, avant de développer l’initiative chez les subordonnés, le manager doit veiller à ce qu’ils aient l’initiative. Une fois que le manager le reprendra, il ne l’aura plus et il pourra embrasser son temps discrétionnaire au revoir. Tout reviendra au temps imposé par un subordonné.,

le gestionnaire et le subordonné ne peuvent pas non plus avoir la même initiative en même temps. L’ouvreur, « Boss, nous avons un problème,” implique cette dualité et représente, comme indiqué précédemment, un singe à cheval sur deux dos, ce qui est une très mauvaise façon de commencer un singe sur sa carrière. Prenons donc quelques instants pour examiner ce que nous appelons « L’anatomie de l’Initiative managériale.”

Il y a cinq degrés de l’initiative que le gestionnaire peut s’exercer par rapport au patron et au système:

1. attendre jusqu’à ce que dit (initiative la plus basse);

2. demandez quoi faire;

3., recommander, puis prendre les mesures qui en résultent;

4. agir, mais conseiller immédiatement;

5. et agir seul, puis faire rapport régulièrement (initiative la plus élevée).

de toute évidence, le gestionnaire doit être assez professionnel pour ne pas se livrer aux initiatives 1 et 2 en relation avec le patron ou avec le système. Un gestionnaire qui utilise l’initiative 1 n’a aucun contrôle sur le moment ou le contenu du temps imposé par le patron ou le système et perd ainsi tout droit de se plaindre de ce qu’on lui dit de faire ou quand. Le gestionnaire qui utilise l’initiative 2 a le contrôle sur le calendrier, mais pas sur le contenu., Les Initiatives 3, 4 et 5 laissent au gestionnaire le contrôle des deux, le plus grand contrôle étant exercé au niveau 5.

en ce qui concerne les subordonnés, le travail du gestionnaire est double. Tout d’abord, interdire l’utilisation des initiatives 1 et 2, donnant ainsi aux subordonnés pas d’autre choix que d’apprendre et de maîtriser « le travail du personnel terminé. »Deuxièmement, pour voir que pour chaque problème quittant son bureau, Il y a un niveau d’initiative convenu qui lui est attribué, en plus d’un moment et d’un lieu convenus pour la prochaine conférence gestionnaire-subordonné. Ce dernier doit être dûment noté sur le calendrier du gestionnaire.,

les soins et L’Alimentation des singes

pour clarifier davantage notre analogie entre le singe sur le dos et les processus d’attribution et de contrôle, nous nous référerons brièvement au calendrier de rendez-vous du gestionnaire, qui appelle à cinq règles strictes régissant les « soins et L’Alimentation des singes. »(La Violation de ces règles coûtera du temps discrétionnaire.)

Règle 1.

Les singes doivent être nourris ou abattus. Sinon, ils mourront de faim et le gestionnaire perdra un temps précieux sur des post-mortem ou des tentatives de résurrections.

règle 2.,

la population de singes doit être maintenue en dessous du nombre maximum que le gestionnaire a le temps de nourrir. Les subordonnés trouveront le temps de travailler autant de singes qu’il ou elle trouve le temps de se nourrir, mais pas plus. Cela ne devrait pas prendre plus de cinq à 15 minutes pour nourrir un singe correctement entretenu.

Règle 3.

Les singes doivent être nourris uniquement sur rendez-vous. Le gestionnaire ne devrait pas avoir à traquer des singes affamés et à les nourrir sur une base catch-as-catch-can.

Règle 4.

Les singes doivent être nourris en personne ou par téléphone, mais jamais par la poste., (Rappelez-vous-avec le courrier, le prochain mouvement sera celui du Gestionnaire.) la Documentation peut s’ajouter au processus d’alimentation, mais elle ne peut pas remplacer l’alimentation.

règle 5.

chaque singe devrait avoir une prochaine heure d’alimentation et un degré d’initiative assignés. Celles-ci peuvent être révisées à tout moment par consentement mutuel, mais ne peuvent jamais devenir vagues ou indéfinies. Sinon, le singe mourra de faim ou finira sur le dos du manager.

« contrôlez le moment et le contenu de ce que vous faites” est un conseil approprié pour gérer le temps., Le premier ordre du jour consiste pour le gestionnaire à élargir son temps discrétionnaire en éliminant le temps imposé par ses subordonnés. La seconde consiste pour le gestionnaire à utiliser une partie de ce nouveau temps discrétionnaire pour veiller à ce que chaque subordonné ait réellement l’initiative et l’applique. La troisième est que le gestionnaire utilise une autre partie du temps discrétionnaire accru pour obtenir et garder le contrôle du calendrier et du contenu du temps imposé par le patron et du temps imposé par le système., Toutes ces étapes augmenteront l’effet de levier du gestionnaire et permettront à la valeur de chaque heure passée à gérer le temps de gestion de se multiplier sans limite théorique.