comment rédiger un document de portée de travail

il ne fait aucun doute que beaucoup de réflexion, de discussion et parfois même de débat vont dans la finalisation d’une portée solide. Mais tout ce travail en vaut la peine car avoir un document de portée bien considéré peut augmenter vos chances de mener un projet à bien.

Il existe de nombreuses façons de créer une déclaration de portée. Examinons de plus près certains des détails qui entrent dans une truie de projet solide.,

Ce qui est inclus dans la portée d’un projet?

Voici une liste d’éléments possibles que vous devriez envisager d’ajouter à votre instruction scope.

analyse de cas et objectifs

Chaque projet a des objectifs, et c’est là que vous allez définir. Cette section comprend généralement les raisons pour lesquelles le projet est soutenu (ou financé), ainsi qu’un ensemble d’objectifs commerciaux ou de résultats de projet que votre équipe doit garder à l’esprit lors de l’exécution du projet.,

Ces détails sont essentiels à documenter car il y aura des moments où les demandes des parties prenantes (et parfois même de l’équipe) se glisseront et mettront votre calendrier et votre budget en danger. Mais vous pouvez repousser ces risques si les demandes de modification ne répondent pas à l’analyse de rentabilisation documentée.

Description du projet et produits livrables

celui-ci est simple: un aperçu en langage clair des produits livrables du projet. Évitez la confusion en décrivant clairement ce qui sera livré pour approbation tout au long du projet, ainsi que le produit livrable final.,

par exemple, si vous créez une publicité télévisée pour un client, vous pourriez dire quelque chose comme: nom de L’entreprise produira et diffusera une publicité vidéo de 60 secondes au format AVI à utiliser à la télévision.

Il s’agit d’une simple description de ce que vous travaillez pour livrer, mais il énonce également de petits détails comme la quantité, la quantité, La longueur ou tout autre aspect décrivant avec précision le projet.

critères d’acceptation

votre portée devrait vous aider à parvenir à un accord sur ce qui sera livré et ne laisser aucun doute lorsque le projet est terminé., Les critères d’acceptation peuvent être mesurés, atteints et utilisés pour prouver que le travail est terminé.

des exemples de certaines conditions ou critères d’acceptation peuvent être trouvés dans les exigences du projet, les tests d’acceptation des utilisateurs, ou même simplement un examen final et l’approbation des parties prenantes.

Limitations

chaque projet a ses limites, et vous devez être sûr de ne pas dépasser ces limites pour terminer un projet dans les délais et dans les limites du budget.

Les Limitations peuvent prendre de nombreuses formes, mais un exemple serait la technologie., Par exemple, si vous créez une application qui dépend d’une technologie spécifique, assurez-vous de le mentionner. Il peut y avoir plusieurs façons de coder ce site Web, mais si vous êtes enfermé dans une technologie compliquée, vous pouvez vous couvrir en spécifiant ces limitations dans votre portée.

cela vous aidera lorsque vous rencontrez une limitation et que vous n’avez pas le temps ou le budget d’explorer des alternatives. Pensez-y comme une police d’assurance pour votre projet.

hypothèses

Vous savez ce qu’ils disent des hypothèses, et vous savez probablement que c’est vrai., Si vous ne les décrivez pas, vous vous retrouverez avec de la confusion, des attentes manquées et des problèmes de projet. Prenez donc le temps d’énumérer toutes les hypothèses auxquelles vous avez pensé qui affecteront le travail que vous ferez ou les résultats de ce travail.

Exclusions

Vous avez déjà répertorié les livrables que vous fournirez, mais il est parfois tout aussi important de détailler ce que vous ne livrerez pas. Cela vous aide à éviter les questions ou les demandes maladroites « mais n’alliez-vous pas to”. Vraiment, il s’agit de définir des attentes et d’éviter toute mauvaise communication autour du travail que vous avez planifié.,

Frais

C’est une partie facultative de votre projet SOW, selon le type d’organisation de travail.

Si vous faites partie d’une agence de conseil qui facture des clients externes pour votre travail, vous voudrez décrire les coûts du projet, peut-être même au niveau de la phase ou du jalon.

Vous devez faire ce qui convient à votre projet et à votre organisation. Mais plus vous pouvez être clair sur les coûts et le travail qui y est associé, plus il vous sera facile de le gérer—et de plaider en faveur de plus de fonds lorsque la portée supplémentaire s’insinue.,

accord

portée les documents créent un accord par nature, mais parfois vous avez besoin de preuves! Incluez donc un champ de signature dans votre document de portée et demandez à votre intervenant principal ou à votre bailleur de Fonds de projet de signer le document.

sur cette note, il est important de se rappeler que si vous collectez de l’argent pour le travail—ou s’il y a des enjeux élevés—vous voudrez probablement faire examiner votre document de portée par un avocat avant qu’il ne soit signé. Après tout, le document de portée est un contrat.,

exemple de document de portée

La création d’un document de portée nécessite beaucoup de travail, mais n’oubliez pas qu’il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon d’en écrire une.

Adaptez votre document de portée à vos besoins pour obtenir un accord sur ce qui sera produit. Soyez aussi détaillé que possible pour vous assurer que vos projets se terminent à temps et dans les limites du budget avec une équipe et des parties prenantes heureuses.

utilisez les éléments ci-dessus pour créer la portée de votre prochain projet et défendre votre équipe contre le fluage inévitable de la portée. Ou consultez notre modèle de brief de projet gratuit., C’est une excellente option de document de portée pour les équipes qui travaillent sur des projets internes sans clients ou argent impliqué.

gardez la portée à l’esprit une fois que le travail du projet commence

Une fois que vous avez obtenu l’approbation finale de votre portée de travail, il est temps de commencer à élaborer votre plan de projet. Découvrez pourquoi la planification est essentielle à la réussite d’un projet et comment aligner votre équipe et vos parties prenantes sur votre plan.

nous vous recommandons d’ajouter des rappels de portée à votre plan de projet afin que tous les efforts que vous mettez dans votre document de portée ne soient pas gaspillés., Voici comment communiquer la portée au niveau du projet et de la tâche dans TeamGantt à l’aide de la fonctionnalité commentaires.

1. Téléchargez l’étendue des travaux Signée dans vos documents de projet.

cela permet à tous les membres de l’équipe d’accéder facilement au document de portée finale si des questions ou de nouvelles demandes apparaissent en cours de route.

2. Ajoutez des notes à chaque tâche pour définir clairement la portée.

décomposer la portée au niveau de la tâche élimine la confusion et permet de s’assurer que chaque élément du projet reste sur la bonne voie.,

rappelez-vous, la portée du projet consiste à définir des attentes, et les attentes ne sont jamais une chose définie et oubliée. Partagez la portée de votre projet de manière proactive afin que tout le monde soit clair sur les garde-corps, et ne soyez pas timide au sujet des rappels.

avec une portée solide en main et une ligne de communication ouverte, votre projet peut se terminer dans les délais et le budget, avec des high fives tout autour. Ready

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