mettez en œuvre des procédures solides aujourd’hui, n’attendez pas la fin de l’année.
je connais l’affaire, ayant été contrôleur pendant 20 ans. Vous avez traversé la saison 1099 et vous vous êtes dit: « Nous ne pouvons pas passer autant de temps et le faire de cette façon l’année prochaine!, »Mais ensuite, votre attention se tourne vers l’audit annuel, puis une acquisition, puis une conversion du système, puis une pénurie de personnel, et avant que vous ne le sachiez, Janvier est à nouveau là. Vous vous concentrez sur l’émission des états financiers de fin d’année, de sorte que vous déléguez le travail 1099 à quelqu’un de votre personnel, En espérant que vous pourrez faire un examen rapide du travail, puis passer à autre chose.
Votre personnel rencontre à nouveau les problèmes typiques; des w-9 mal classés, incorrects et manquants. ils ne sont pas en mesure d’obtenir un W-9 pour certains fournisseurs sans informations de contact., En outre, il n’y a pas un très bon processus pour déterminer quels paiements devraient être 1099 déclarables que vous pouvez examiner et vous sentir à l’aise avec. Vous commencez votre travail de l’année dernière, mais était-ce vraiment le bon? Vous passez plus de temps que vous ne le souhaitez, rassemblez une liste de paiements déclarables que vous espérez être corrects et déposez les 1099 la dernière semaine de janvier. Le risque d’audit semble faible, alors vous passez à autre chose.,
comprendre le nouvel accent de L’IRS sur les audits du formulaire 1099
la matérialité fonctionne dans de nombreux domaines, cependant, lorsqu’il s’agit de 1099s, elle n’est pas conseillée. L’IRS ne joue plus dans ce domaine. Il y a plusieurs années, L’IRS a publié un mémorandum qui a mis à jour ses procédures de vérification de l’emploi pour inclure un examen des déclarations de renseignements. Le mémorandum stipule que les examinateurs de L’IRS doivent maintenant « déterminer si les déclarations de renseignements appropriées ont été produites pour tout paiement déclarable (p. ex. formulaire 1099-divers…)” lors d’une vérification de l’emploi., Cette augmentation significative de l’application de la loi 1099 provient du rapport de l’inspecteur général du Trésor intitulé « En raison du manque d’application, les contribuables évitent des milliards de dollars de retenues de sauvegarde. »
Si vous êtes audité, il ne faut pas grand-chose pour que les pénalités et les retenues de sauvegarde s’additionnent. Un exemple est le meilleur moyen de le mettre en évidence. Supposons que vous ayez ajouté 200 fournisseurs au cours de l’année et émis 50 1099 formulaires à la fin de l’année. Vous avez pu obtenir tous les W-9 sauf dix de vos fournisseurs d’ici le 31 janvier., Cependant, vous ne vous êtes pas rendu compte que vous avez mal classé cinq fournisseurs en tant que sociétés et avez oublié que les règlements légaux payés à un avocat doivent souvent être signalés au demandeur et à l’avocat. Il n’y avait que quelques erreurs, mais elles ont entraîné des pénalités importantes.
l’évaluation finale de 50 730 $provenait de seulement dix paiements de fournisseurs, la majorité de l’exposition étant liée à la retenue de sauvegarde. De plus, considérez que l’exemple ne comprend aucune évaluation des intérêts., Clairement, il est impératif d’obtenir un formulaire W-9 de chaque fournisseur qui est correct et complet. Deuxièmement, il est important d’être absolument certain Quels paiements doivent être déclarés et pourquoi.
connaître les pénalités imposées par L’IRS
1099 pénalités de dépôt
Les pénalités peuvent être importantes et nombreuses pour les entreprises qui ne respectent pas les règles de déclaration des informations de l’IRS.
montant de la pénalité – le montant de la pénalité pour ne pas avoir produit correctement un formulaire 1099 est basé sur le moment où vous produisez la bonne déclaration.,déclaration de renseignements que vous produisez correctement plus de 30 jours après la date d’échéance, mais au plus tard le 1er août; pénalité maximale de 1 669 500
En outre, les mêmes pénalités ci-dessus sont évaluées aux mêmes montants en cas de défaut de fournir une déclaration 1099 correcte au vendeur ou à l’entrepreneur indépendant., La pénalité pour ne pas produire une déclaration de renseignements correcte auprès de l’IRS est distincte de la pénalité pour ne pas fournir une déclaration 1099 à votre fournisseur.,
vous pourriez être passible d’une pénalité:
-
- Si vous ne produisez pas en temps opportun
- Si vous n’incluez pas tous les renseignements devant figurer sur une déclaration
- Si vous incluez des renseignements incorrects sur une déclaration
- Si vous produisez sur papier alors que vous deviez produire électroniquement
- Si vous déclarez un TIN incorrect
- si vous li>
- Si vous ne parvenez pas à signaler un Tin
- si vous ne parvenez pas à déposer des formulaires papier lisibles par machine.
pour de plus amples renseignements sur les pénalités, consultez les Instructions générales pour certaines déclarations de renseignements.,
pénalités de retenue de sauvegarde
bien que les pénalités puissent être importantes, c’est l’évaluation de la retenue de sauvegarde qui détient la plus grande exposition. La retenue de sauvegarde est une exigence de l’IRS pour les entreprises de retenir 24% d’un paiement à un fournisseur américain dans certaines circonstances et de verser le montant à l’IRS. Les entreprises sont tenues de faire une demande initiale pour le numéro TIN (faite avec un formulaire W-9) lorsque le premier paiement est effectué au vendeur.
Si le fournisseur ne fournit pas de formulaire W-9 lorsque vous le demandez initialement, vous devez commencer la retenue de sauvegarde., Si vous ne commencez pas retenue lorsque requis, vous pourriez être responsable de la totalité du montant qui n’a pas été retenu. Ainsi, si une entreprise paie un fournisseur vendor 100,000 au cours d’une année civile et ne retient pas le 24% requis, il pourrait être nécessaire de payer le backup 24,000 en retenue de sauvegarde lui-même à l’IRS.
pour plus d’informations sur la rétention de sauvegarde, voir IRS publication 1281, backup withholding for missing and incorrect name/T.,
mettre en œuvre un plan pour réduire votre risque de pénalités aujourd’hui
il existe plusieurs façons de limiter votre exposition aux pénalités du formulaire W-9.
obtenez un formulaire W-9 avant chaque paiement du fournisseur
en raison du risque potentiel de retenue de sauvegarde de 24% sur la totalité du montant payé à un fournisseur, il est impératif que vous obteniez un formulaire W-9 de chaque fournisseur. Assurez-vous d’avoir un processus hermétique en place pour vous assurer de recevoir un formulaire W-9 avant le premier paiement à votre fournisseur., Vous devriez également avoir un moyen de suivre les W-9 demandés et de faire un suivi pour en assurer la réception. Évitez de chercher à rattraper les W-9 manquants à la fin de l’année. À ce stade, vous trouverez des fournisseurs qui ne sont plus en affaires, n’ont pas de bonnes informations de contact, ou ne vous donnera pas un W-9 pour éviter d’être émis un formulaire 1099.
l’exposition d’une seule forme W-9 manquante est trop grande. Dans l’exemple ci-dessus, deux paiements de seulement 90 000 $ont été évalués à 21 600 in en retenue de sauvegarde en raison de W-9 manquants. si les paiements avaient totalisé 500 000$, une cotisation de retenue de sauvegarde de 24% serait de 120 000.., Les coûts de retenue de sauvegarde peuvent être importants et constitueraient une dépense pour l’entreprise, car le paiement au fournisseur avait déjà été effectué.
Il est également important de s’assurer que les formulaires W-9 que vous recevez sont complets et corrects. Les W-9 qui manquent le numéro TIN, le nom ou la signature peuvent également être soumis à la retenue de sauvegarde de 24%. Les discordances entre le nom et le numéro TIN peuvent également entraîner des avis « B” de l’IRS. Ces avis créent du travail supplémentaire et augmentent l’exposition à des pénalités supplémentaires.,
assurez-vous d’avoir une bonne compréhension des règlements 1099
assurez-vous d’avoir une bonne compréhension des règlements IRS pour les formulaires 1099. Pour chaque paiement déclarable qui n’est pas déclaré à l’IRS et au vendeur, la pénalité serait de 540 $s’il n’est pas pris avant le 1er août.
pour plus de renseignements, consultez le Guide des déclarations de renseignements et les Instructions de L’IRS pour les formulaires 1099-divers et 1099-NEC.
produire électroniquement au besoin
Si vous devez produire 250 déclarations de renseignements ou plus au cours de l’année, vous devez produire électroniquement., L’exigence de 250 ou plus s’applique séparément à chaque type de formulaire. Cependant, sachez que L’IRS envisage de changer cette règle. Voir notre article de blog IRS propose des changements aux exigences de déclaration électronique.
déposer en temps opportun
assurez-vous de suivre les directives de L’IRS en déposant le formulaire 1096 auprès de l’IRS et en envoyant le formulaire 1099 à vos fournisseurs en temps opportun. Voir notre article de blog éviter la pénalité, 1099-divers dates d’échéance pour 2021.,
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W9manager a été conçu pour vous aider à terminer la plupart de vos 1099 travaux avant même le début de la saison.,div>
- demandez des W-9 électroniques aux fournisseurs avec des rappels automatisés
- donnez à quiconque dans votre organisation l’accès pour demander des W-9 et les recevoir de manière centralisée
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- Recevez des w-9 qui sont bien faits, car les fournisseurs et les entrepreneurs indépendants utilisent notre processus étape par étape pour créer des w-9
- arrêtez d’envoyer du papier 1099 lorsque les fournisseurs optent pour des rapports électroniques
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avis de non-responsabilité-tout conseil comptable, commercial ou fiscal contenu dans la présente communication, y compris les pièces jointes et les pièces jointes, n’est pas conçu comme une analyse approfondie et approfondie de questions spécifiques, ni comme un substitut à un avis formel, ni suffisant pour éviter des pénalités fiscales.