ce n’est pas parce qu’il s’agit de la première lettre de collection que cela signifie que c’est votre premier point de contact avec le client. Maintenant, vous avez envoyé la facture, envoyé des rappels de date d’échéance et faites-leur savoir quand la facture est passée en souffrance. La première lettre de recouvrement doit être envoyée au client non-payeur dès que la facture est en souffrance.
comme il ne s’agit que de la première lettre, il est important de garder le ton amical, informatif et professionnel., Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles le client n’a pas payé à temps, comme Ne jamais recevoir la facture ou manquer quelque chose d’important sur la facture. En leur donnant une chance d » explication avant de se fâcher et arrogant, vous êtes en mesure de garder une excellente relation client-fournisseur.
Cette première collection lettre doit contenir les informations suivantes:
- Jours
- Montant dû
- Note précédente essaie de collecter
- Résumé des compte
- Instructions – que voulez-vous leur faire ensuite?,
- date D’échéance pour le paiement – il est important d’utiliser une date réelle, pas « dans les 7 prochains jours ouvrables” car cela peut être vauge
- vos coordonnées
le premier modèle de lettre de collecte
cher ,
ceci est juste un rappel amical que votre compte est en souffrance. Selon nos dossiers, votre solde de $ actuellement . Nous avons envoyé une copie détaillée de vos relevés de compte. Dans le cas où vous n’avez pas reçu ces messages et documents, nous avons fourni un résumé de votre compte ci-dessous.,
Numéro de facture:
Date de facture:
montant: date D’échéance:
jours d’échéance:
nous vous serions très reconnaissants si vous pouviez nous faire savoir l’état de ce paiement. Veuillez nous contacter ou envoyer votre paiement de $ à l’adresse ci-dessous avant le 16 avril 2015 Si vous ne l’avez pas déjà fait.
à l’attention du service de comptabilité.
S’il y a une erreur ou si vous n’êtes pas en mesure de payer pour le moment, veuillez me contacter à afin que nous puissions corriger les erreurs ou organiser un autre plan de paiement. Nous vous remercions de votre réponse rapide à cette demande et de la poursuite de vos activités.,
Cordialement,
La Deuxième Lettre de recouvrement
La seconde lettre de recouvrement peut être un délicat exercice d’équilibre. Alors que votre ton doit devenir plus affirmé depuis la première lettre semble avoir été ignoré, vous devez toujours rester amical envers le client. Trouver la zone grise entre assertif et amical est toujours difficile.
le délai d’envoi de la deuxième lettre de recouvrement est soit deux semaines après que la première lettre de recouvrement a été ignorée, soit après qu’une promesse de paiement de la première lettre a été échue.,
la deuxième lettre de collecte doit inclure:
- Mention de toutes les tentatives précédentes de collecte, y compris la première lettre de collecte
- date D’échéance de la facture originale
- jours en souffrance
- numéro et montant de la facture
- Instruction – que doivent-ils faire ensuite?,
- offrir de l’aide pour travailler sur les conditions de paiement
- allusion à l’impact que le non-paiement pourrait avoir sur leurs conditions de crédit/notations
- vos coordonnées
le deuxième modèle de lettre de collecte
cher,
pour le moment, nous n’avons pas encore reçu de paiement en ce qui concerne et nous n’avons pas obtenu de réponse à la lettre envoyée le . Vos comptes est maintenant jours en souffrance et vous devez un total de $.
en tant que client apprécié, nous aimerions vous aider à verser rapidement le paiement pour éviter toute action qui pourrait endommager votre cote de crédit ou vos limites de crédit futures avec notre entreprise., S « il y a une raison pour laquelle vous ne pouvez pas payer en totalité, veuillez me contacter à et je serais heureux de parler d » organiser un calendrier de paiement qui est mutuellement acceptable.
veuillez me contacter immédiatement si vous souhaitez établir un calendrier de paiement, sinon veuillez soumettre votre paiement de by by . Nous pouvons accepter vos informations de carte de crédit par téléphone, via notre portail de paiement en ligne, ou j’ai joint une enveloppe auto-adressée pour votre commodité si vous choisissez d’envoyer un chèque par la poste.,
Merci d’avance pour votre réponse rapide à cette lettre et pour la poursuite de vos activités.
sincèrement,
la troisième lettre de collecte
à ce stade, vous avez maintenant envoyé plusieurs lettres et fait plusieurs tentatives de collecte. Pour chaque semaine où une facture est impayée, la probabilité de ne pas percevoir le montant total augmente. Pour cette raison, le ton de cette lettre sera très différent du reste. Vous aviserez le client que s’il ne paie pas immédiatement, vous serez obligé de renvoyer son compte à une agence de recouvrement ou de faire appel à un avocat.,
bien que la troisième lettre de collecte puisse être assez frustrante, il est important de continuer à rester professionnel.,div>
le troisième modèle de temps nous n’avons toujours pas eu de nouvelles de vous en ce qui concerne la facture qui était due Le ni nous avons obtenu une réponse à la lettre envoyée le, la lettre envoyée le , ou nos nombreuses tentatives pour vous appeler et vous envoyer un courriel., Vos comptes est maintenant jours en souffrance et vous devez un total de $.
je regrette de vous informer qu’à moins que nous ne recevions le paiement intégral ou que nous n’établissions un plan de paiement convenu d’ici cette date, nous devrons remettre votre facture à une agence de recouvrement et/ou à notre avocat.
j’espère avoir de vos nouvelles avant que cette mesure ne soit prise pour éviter d’endommager votre cote de crédit ou notre future relation commerciale. Veuillez me contacter immédiatement à afin que nous puissions régler cette question.,
sincèrement,
la lettre de collecte finale et L’avis d’Action en justice
Avec cette lettre de collecte finale, vous avez maintenant fait tout ce que vous pouvez et faites simplement savoir au client que la question n’est plus entre vos mains. Bien qu’il ne soit pas obligatoire de faire savoir au client que son compte est entré en recouvrement ou remis à un avocat, cela peut aider à maintenir la relation en règle et à faire une transition en douceur. Cela vous donne également une dernière tentative finale de recueillir, et lorsque les avocats sont impliqués, les gens commencent généralement à se bousculer.,
Cette lettre est nettement plus courte que les autres car il s’agit simplement d’une lettre de notification. Il servira de preuve des multiples fois où le client a été contacté, de la facture en question et du montant qui lui est dû. Rappelez-vous: même en tant qu’avis final, vous devez toujours rester professionnel.
la lettre de recouvrement finale et le modèle D’avis d’Action en justice
cher,
pour le moment, nous n’avons toujours pas eu de nouvelles de vous concernant la facture pour $ qui était due le . Et nous n’avons pas reçu de réponse à de nombreux appels téléphoniques, des courriels, des lettres envoyées sur , , ou .,
parce que nous avons échoué dans notre tentative de résoudre ce problème avec vous directement, je regrette de vous informer que nous avons signalé ce problème au bureau de crédit et remis cette facture à une agence de recouvrement qui sera en contact avec vous en ce qui concerne le paiement de cette facture.
Cordialement,