implemente procedimientos sólidos hoy, no espere hasta fin de año.
conozco el trato, habiendo sido controlador durante 20 años. Pasaste la temporada de 1099 y te dijiste:»¡no podemos pasar tanto tiempo y hacerlo de esta manera el próximo año!,»Pero luego su atención se vuelve a la auditoría anual, y luego una adquisición, y luego una conversión del sistema, y luego una escasez de personal, y antes de que se dé cuenta, enero está aquí de nuevo. Su enfoque gira hacia la emisión de las finanzas de fin de año para que delegue el trabajo 1099 a alguien de su personal, con la esperanza de que pueda hacer una revisión rápida del trabajo y luego seguir adelante.
Su personal se encuentra con los problemas típicos de nuevo; W-9 mal archivados, incorrectos y faltantes. no pueden obtener un W-9 para algunos proveedores sin información de contacto., Además, no hay un proceso realmente bueno para determinar qué pagos deben ser 1099 reportables que pueda revisar y sentirse cómodo con. Empiezas con tu trabajo del año pasado, ¿pero fue eso realmente correcto? Usted pasa más tiempo del que desea, reúna una lista de pagos reportables que espera sea correcta y presente los 1099s la última semana de enero. El riesgo de auditoría parece bajo, así que sigue adelante.,
comprender el nuevo enfoque del IRS en las auditorías del Formulario 1099
la materialidad funciona en muchas áreas, sin embargo, cuando se trata de 1099s no se recomienda. El IRS ya no está jugando en esta área. Hace varios años, el IRS emitió un memorando que actualizó sus procedimientos de auditoría de empleo para incluir una revisión de las declaraciones de información. El memorando establece que los examinadores del IRS ahora deben » abordar si se presentaron las declaraciones de información apropiadas para cualquier pago declarable (por ejemplo, el Formulario 1099-MISC MISC)» durante una auditoría de empleo., Este aumento significativo en la aplicación 1099 vino del informe del Inspector general del Tesoro titulado » debido a la falta de aplicación, los contribuyentes están evitando miles de millones de dólares en retenciones de respaldo.»
si es auditado, no se necesita mucho para que las multas y las evaluaciones de retención de respaldo se sumen. Un ejemplo es la mejor manera de resaltar esto. Supongamos que agregó 200 proveedores durante el año y emitió 50 formularios 1099 al final del año. Usted fue capaz de obtener todos menos diez W-9 de sus proveedores para el 31 de enero., Sin embargo, no se dio cuenta de que clasificó erróneamente a cinco proveedores como corporaciones y olvidó que los acuerdos legales pagados a un abogado a menudo deben reportarse tanto al demandante como al abogado. Hubo sólo unos pocos errores, sin embargo, dieron lugar a sanciones sustanciales.
la evaluación final de 5 50,730 provino de solo diez pagos a proveedores, con la mayoría de la exposición relacionada con la retención de respaldo. Además, considere que el ejemplo no incluye ninguna evaluación de intereses., Claramente, es imperativo obtener un Formulario W-9 de cada proveedor que sea correcto y completo. En segundo lugar, es importante estar absolutamente seguro de qué pagos deben notificarse y por qué.
conozca las sanciones evaluadas por el IRS
1099 multas de presentación
Las sanciones pueden ser importantes y numerosas para las empresas que no cumplen con las regulaciones de informes de información del IRS.
cantidad de la multa-la cantidad de la multa por no presentar correctamente un Formulario 1099 se basa en cuando presenta la declaración correcta.,usted presenta correctamente más de 30 días después de la fecha de vencimiento, pero antes del 1 de agosto; multa máxima de,669,500
Además, las mismas sanciones anteriores se aplican a las mismas cantidades en caso de que no se presente una declaración 1099 correcta al proveedor o contratista independiente., La multa por no presentar una declaración de información correcta con el IRS es independiente de la multa por no proporcionar una declaración 1099 a su proveedor.,
Usted puede estar sujeto a una multa:
-
- Si no presenta a tiempo
- Si no incluye toda la información requerida para ser mostrada en una declaración
- Si incluye información incorrecta en una declaración
- Si presenta en papel cuando se le li>
- Si no puede reportar un Tin
- Si no puede archivar formularios en papel que sean legibles por máquina.
para obtener más información sobre las multas, consulte las instrucciones generales para ciertas declaraciones de información.,
penalizaciones de retención de respaldo
aunque las penalizaciones pueden ser significativas, es la evaluación de retención de respaldo la que mantiene la mayor exposición. La retención de respaldo es un requisito del IRS para que las compañías retengan el 24% de un pago a un proveedor de los Estados Unidos en ciertas circunstancias y remitan la cantidad al IRS. Las compañías deben hacer una solicitud inicial para el número de TIN (hecho con un Formulario W-9) cuando se realiza el primer pago al proveedor.
si el proveedor no proporciona un Formulario W-9 cuando lo solicita inicialmente, debe comenzar la retención de respaldo., Si no comienza la retención de respaldo cuando sea necesario, podría ser responsable de la cantidad total que no se retuvo. Por lo tanto, si una compañía paga a un proveedor 1 100,000 durante un año calendario y no retiene el 24% requerido, se le podría requerir que pague los 2 24,000 en retención de respaldo al IRS.
para obtener más información sobre la retención de respaldo, consulte la publicación 1281 del IRS, retención de respaldo para nombres/latas faltantes e incorrectos.,
implemente un plan para reducir su riesgo de sanciones hoy
hay varias maneras de limitar su exposición a las sanciones del Formulario W-9.
obtenga un Formulario W-9 antes de cada pago de Proveedor
debido al riesgo potencial de que la retención de respaldo del 24% se evalúe sobre la cantidad total pagada a un proveedor, es imperativo que obtenga un Formulario W-9 de cada proveedor. Asegúrese de tener un proceso hermético para asegurarse de recibir un Formulario W-9 antes del primer pago a su proveedor., También debe tener una manera de rastrear los W-9 solicitados y hacer un seguimiento para garantizar la recepción. Evite buscar ponerse al día con los W-9 faltantes al final del año. En ese punto, encontrará proveedores que ya no están en el negocio, no tienen buena información de contacto o no le darán un W-9 para evitar que se le emita un Formulario 1099.
la exposición de incluso una forma W-9 faltante es demasiado grande. En el ejemplo anterior, dos pagos de solo 9 90,000 fueron evaluados withholding 21,600 en retención de respaldo debido a W-9 faltantes. si los pagos hubieran totalizado 5 500,000, una evaluación de retención de respaldo del 24% sería de $120,000., Los costos de retención de respaldo pueden ser significativos y serían un gasto para la empresa, ya que el pago al proveedor ya se había realizado.
también es importante asegurarse de que los formularios W-9 que recibe estén completos y sean correctos. Los W-9 a los que les falta el número de TIN, el nombre o la firma también pueden estar sujetos a la retención de respaldo del 24%. Los desajustes entre el nombre y el número de TIN también pueden resultar en avisos «B» del IRS. Estos avisos crean trabajo adicional y aumentan la exposición a sanciones adicionales.,
asegúrese de tener una comprensión sólida de las regulaciones 1099
asegúrese de tener una comprensión sólida de las regulaciones del IRS para los formularios 1099. Por cada pago reportable que no se reporta al IRS y al proveedor, la multa sería de 5 540 si no se detecta antes del 1 de agosto.
para obtener más información, consulte la Guía de declaraciones de información del IRS e instrucciones para los formularios 1099-MISC y 1099-NEC.
presentar electrónicamente cuando sea necesario
si se le requiere presentar 250 o más declaraciones de información durante el año, debe presentar electrónicamente., El requisito de 250 o más se aplica por separado a cada tipo de formulario. Sin embargo, tenga en cuenta que el IRS está considerando cambiar esta regla. Ver nuestro artículo de blog IRS propone cambios a los requisitos de informes electrónicos.
presente a tiempo
asegúrese de seguir las pautas del IRS presentando el Formulario 1096 con el IRS y enviando el Formulario 1099 a sus proveedores a tiempo. Ver nuestro artículo de blog evitar la multa, 1099-MISC fechas de vencimiento para 2021.,
Use W9manager para optimizar todo su proceso
W9manager se creó para ayudarlo a completar la mayor parte de su trabajo de 1099 incluso antes de que comience la temporada.,div>
- solicitar W-9 electrónicos de proveedores con recordatorios automatizados
- Dar a cualquier persona en su organización Acceso para solicitar W-9 y recibirlos de nuevo de forma centralizada
- rastrear todos los W-9 pendientes que no ha recibido
- recibir W-9 que se hacen bien, ya que los proveedores y contratistas independientes utilizan nuestro proceso paso a paso para crear W-9
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- deje de enviar documentos 1099 cuando los proveedores opten por Informes electrónicos
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Descargo de responsabilidad-cualquier asesoramiento contable, empresarial o fiscal contenido en esta comunicación, incluidos los anexos y anexos, no pretende ser un análisis exhaustivo y en profundidad de cuestiones específicas, ni un sustituto de una opinión formal, ni es suficiente para evitar sanciones relacionadas con impuestos.