una hoja de cálculo ayuda a organizar las operaciones diarias de alquiler. Excel es una opción preferida, debido a su ubicuidad, flexibilidad y agilidad para agregar información. Google Sheets también ha ganado popularidad en los últimos años. Este artículo analiza los beneficios, pero también las limitaciones, de usar Excel para la gestión de alquileres. Lo más importante es que este artículo incluye un documento gratuito y descargable de Excel y hojas de cálculo de Google para la gestión de su propiedad de alquiler.,
El seguimiento de las operaciones diarias es crucial para comprender su salud financiera y evitar demandas. Se requiere el mismo proceso, ya sea que tenga una o 100 propiedades de alquiler.,34″> arrendamientos – los residentes actuales que viven en sus propiedades de alquiler y término de arrendamiento de alto nivel
entendemos que puede que no esté listo para el software una hoja de seguimiento en la parte inferior de esta publicación para comenzar.,
beneficios de Excel
Excel es una herramienta poderosa y parece tener una funcionalidad infinita, con muchas características utilizadas solo por «usuarios avanzados».»Funciona bien para generar pronósticos, utilizando datos anteriores para predecir resultados futuros. Excel hace que sea fácil para los propietarios mantenerse al tanto de sus finanzas diarias para su propiedad, mientras mantiene un ojo en el valor a largo plazo de su inversión. También hace que la manipulación de datos sea mucho más simple, lo que le permite escribir en sus propias funciones y crear gráficos y tablas para demostrar tendencias., Hoy en día, Excel es una característica común en las computadoras, ya que está incluido en el paquete de Microsoft Office y se pueden encontrar cientos de tutoriales en línea. En general, Excel es una forma simple y fácil de usar para organizar y rastrear los datos de alquiler, una tarea común para los propietarios y gerentes.
beneficios de Google Sheets
al ver las capacidades de Microsoft Excel, Google creó su propia aplicación llamada Google Sheets. Si bien los dos son en gran medida similares, hay algunas diferencias que vale la pena mencionar., Google Sheets es una tecnología basada en la nube, lo que significa que se puede acceder a ella desde cualquier lugar con una conexión a internet. También tiene la capacidad de compartir, lo que permite que varias personas editen una hoja al mismo tiempo y lo hace ideal para la colaboración. Con esta función compartible, Google Sheets hace algo conocido como control de versiones por usted. Mantiene una pestaña en ejecución de todas las ediciones realizadas dentro de la hoja, de esa manera usted es capaz de revertir de una versión a la siguiente sin perder ninguna de la información. Con Excel, el control de versiones debe hacerse manualmente enviándolo de vuelta entre los usuarios.,
como propietario y gerente, Google Sheets puede funcionar mejor que Excel si varias personas están usando la hoja de cálculo o si necesita una versión en tiempo real en cualquier dispositivo.
limitaciones de Excel y Google Sheets
aunque estas herramientas son útiles para el seguimiento, ambas tienen deficiencias. Excel y Google Sheets son herramientas de entrada de datos en las que el usuario tiene que introducir los datos y manipularlos como desee. Los datos no se generarán automáticamente para usted., Ejemplos específicos relacionados con la administración de propiedades es la entrada manual de pagos de alquiler registrados, comunicaciones de mantenimiento y clientes potenciales que provienen de sitios web de listados de alquiler. Ninguna de estas herramientas enviará notificaciones o recordatorios para tareas como renovaciones de arrendamiento o cobro de alquiler, dejando más responsabilidad para el propietario o gerente. Si bien las hojas de Excel y Google son excelentes para analizar y rastrear datos, esto no se traduce en almacenamiento de documentos. Los documentos de administración de la propiedad, como los contratos de arrendamiento y las solicitudes, deben almacenarse en otro lugar.,
herramientas de gestión probadas
Cuando un propietario o gerentes comienza con alquileres, generalmente no quieren gastar dinero en Herramientas. Pero, a menudo subestiman el valor de su tiempo y la probabilidad de error. No tienen en cuenta el costo de su tiempo para realizar la entrada de datos, responder a los clientes potenciales y rellenar documentos. Estas actividades pueden tomar más de 8 horas al mes, que es cientos de dólares en el tiempo. Incluso para una unidad de alquiler, hay soluciones asequibles que costarán menos que la cantidad de tiempo dedicado a revisar los estados de cuenta bancarios y el seguimiento con los inquilinos.,
estas son las razones para usar una herramienta de administración de propiedades especialmente diseñada:
publicidad: Excel no tiene la tecnología para comercializar su propiedad en todos los sitios web de listados de alquileres y rastrear sus clientes potenciales. Una mayor exposición en la publicidad de sus alquileres reducirá los costos de vacantes y rotación. Llega a más inquilinos potenciales y puede responder a ellos más rápido cuando tiene un sistema para consolidar estas características. Hemlane incluso responderá a sus inquilinos interesados para programar la primera presentación.
cobrador de deudas: los inquilinos pueden ser olvidadizos cuando se trata de pagos de alquiler., Sin un sistema en su lugar, los propietarios deben recordar manualmente a los inquilinos cuando el alquiler es debido. Con el alquiler tardío, el propietario puede sentirse como un cobrador de deudas al hacer un seguimiento personal con el inquilino. Sin mencionar que los inquilinos pueden intentar depositar el alquiler sin pagar los cargos por retraso. Los mejores sistemas que existen requerirán que se pague la tarifa por retraso antes de que venza el alquiler.
coordinación de mantenimiento: La administración de propiedades es un trabajo 24/7. Siempre parece que las solicitudes de mantenimiento se inician en los momentos más inconvenientes, como durante la cena familiar del domingo por la noche., Un sistema puede responder a la solicitud y evaluar la urgencia para saber si debe o no ser notificado de inmediato.
riesgo Legal: desafortunadamente, la gestión de alquileres es uno de los negocios más litigiosos. Cuando no tiene un sistema que rastrea las comunicaciones de los inquilinos, los recibos de alquiler, la firma de arrendamiento y otras tareas de administración, puede abrirse a una demanda. No importa cuántos alquileres Tenga, sino el proceso con cada propiedad. Un sistema inteligente de administración de propiedades hará esto por usted.,
profesionalismo: los malos inquilinos (también conocidos como «inquilinos profesionales») pueden hacer que cualquier propietario quiera vender su propiedad de inversión. Los inquilinos profesionales a menudo buscan propietarios poco sofisticados, donde les resulta más fácil aprovechar cualquier situación. Con un sistema y proceso en su lugar, es menos probable que se encuentre con uno de estos inquilinos. El gasto más costoso es un mal inquilino. Un sistema revisará a los inquilinos y hará recomendaciones para mantenerlo fuera de problemas.