hur man skriver ett arbetsdokument

det råder ingen tvekan om att mycket tanke, diskussion och ibland till och med debatt går till att slutföra ett solidt tillämpningsområde. Men allt detta arbete är värt det eftersom att ha en väl genomtänkt omfattning dokument kan öka dina chanser att leda ett projekt till ett framgångsrikt slutförande.

det finns många olika sätt att skapa ett scope-uttalande. Låt oss ta en närmare titt på några av de detaljer som går in i en solid projekt sugga.,

vad ingår i ett projekts omfattning?

här är en lista över möjliga element som du bör överväga att lägga till i din omfattning uttalande.

Business case och mål

varje projekt har mål, och det är här du definierar dem. Det här avsnittet innehåller vanligtvis orsakerna till att projektet stöds (eller finansieras), tillsammans med en uppsättning affärsmål eller avsedda projektresultat för ditt team att komma ihåg när du utför projektet.,

dessa uppgifter är avgörande för att dokumentera eftersom det kommer att finnas tillfällen då intressenter (och ibland även team) begär krypa in och sätta din tidslinje och budget i riskzonen. Men du kan driva bort dessa risker om ändringsförfrågningar inte uppfyller det dokumenterade business case.

projektbeskrivning och resultat

det här är enkelt: en enkel språköversikt över projektets resultat. Undvik förvirring genom att tydligt beskriva vad som kommer att levereras för godkännande genom projektets gång, liksom den slutliga leveransen.,

om du till exempel skapar en tv-annons för en klient kan du säga något i stil med: företagsnamnet kommer att producera och leverera en 60-sekunders videoannons i AVI-format som ska användas på TV.

det är en enkel beskrivning av vad du arbetar för att leverera, men det stavar också ut små detaljer som kvantitet, mängd, längd eller vad andra aspekter exakt beskriver projektet.

acceptanskriterier

ditt tillämpningsområde bör hjälpa dig att komma överens om vad som kommer att levereras och lämna inga frågor när projektet är klart., Acceptanskriterier kan mätas, uppnås och användas för att bevisa att arbetet är klart.

exempel på några av Villkoren eller kriterierna för godkännande kan hittas i projektkrav, användaracceptans testning, eller till och med bara en slutlig översyn och godkännande av intressenter.

begränsningar

varje projekt har sina gränser, och du måste vara säker på att du inte överskrider dessa gränser för att slutföra ett projekt i tid och under budget.

Begränsningar kan komma i många former, men ett exempel skulle vara teknik., Om du till exempel bygger ett program som beror på en viss teknik, var noga med att nämna det. Det kan finnas flera sätt att koda den webbplatsen, men om du är inramad i en komplicerad teknik, kan du täcka dig själv genom att ange dessa begränsningar i ditt tillämpningsområde.

att göra det hjälper dig när du stöter på en begränsning och inte har tid eller budget för att utforska alternativ. Tänk på det som en försäkring för ditt projekt.

antaganden

Du vet vad de säger om antaganden, och du vet förmodligen att det är sant., Om du inte skisserar dem kommer du att sluta med förvirring, missade förväntningar och projektproblem. Så ta dig tid att lista ut alla antaganden du har tänkt på som kommer att påverka det arbete du ska göra eller resultaten av det arbetet.

undantag

Du har redan listat ut de resultat du kommer att tillhandahålla, men ibland är det lika viktigt att specificera vad du inte kommer att leverera. Detta hjälper dig att undvika besvärliga” men skulle du inte… ” frågor eller önskemål. Egentligen handlar det om att ställa in förväntningar och undvika missförstånd kring det arbete du har planerat.,

kostnader

detta är en valfri del av din PROJEKTSÅ, beroende på vilken typ av organisation du arbetar i.

om du är en del av en konsultbyrå som debiterar externa kunder för ditt arbete, vill du beskriva projektkostnader, eventuellt även på fas-eller milstolpenivå.

Du måste göra det som känns rätt för ditt projekt och din organisation. Men ju tydligare du kan handla om kostnader och det arbete som är förknippat med det, desto lättare blir det för dig att hantera det—och göra ett fall för mer pengar när ytterligare omfattning kryper in.,

avtal

omfattning dokument skapar Avtal av natur, men ibland behöver du bevis! Så inkludera en signatur fält i din omfattning dokument och har din ledande intressent eller projekt funder underteckna dokumentet.

i den anteckningen är det viktigt att komma ihåg att om du samlar in pengar för arbetet—eller om det finns höga insatser—kommer du sannolikt att vilja få ditt scope-dokument granskat av en advokat innan det är undertecknat. När allt kommer omkring är scope-dokumentet ett kontrakt.,

Scope document example

en avsevärd mängd arbete går in i skapandet av ett scope-dokument, men kom ihåg att det inte finns något enda rätt eller fel sätt att skriva ett.

skräddarsy ditt scope-dokument efter dina behov för att få överenskommelse om vad som kommer att produceras. Bara vara så detaljerad som möjligt för att säkerställa att dina projekt avslutas i tid och under budget med ett lyckligt team och intressenter.

använd elementen ovan för att skapa din nästa projektomfattning och försvara ditt lag från det oundvikliga scope creep. Eller kolla in vår gratis projekt kort mall., Detta är en stor omfattning dokumentalternativ för team som arbetar med interna projekt utan kunder eller pengar inblandade.

Håll omfånget uppe i sinnet när projektarbetet börjar

När du får sluttecken på ditt arbetsområde är det dags att börja bygga ut din projektplan. Lär dig varför planering är ett måste för projektets framgång och hur du får ditt team och intressenter anpassade till din plan.

Vi rekommenderar att du lägger till påminnelser om omfattning i din projektplan så att all ansträngning du lägger in i ditt scope-dokument inte går till spillo., Så här kommunicerar du omfattning på projekt-och aktivitetsnivå i TeamGantt med hjälp av kommentarfunktionen.

1. Ladda upp den undertecknade omfattningen av arbetet till dina projektdokument.

detta gör det enkelt för alla i teamet att få tillgång till slutomfattningsdokumentet om frågor eller nya förfrågningar dyker upp på vägen.

2. Lägg till anteckningar till varje uppgift för att definiera omfattningen tydligt.

att bryta omfattningen ner på uppgiftsnivå eliminerar förvirring och hjälper till att säkerställa att varje projektstycke stannar på rätt spår.,

Kom ihåg att projektets omfattning handlar om att ställa in förväntningar, och förväntningarna är aldrig en set-it-and-forget-it-sak. Dela ditt projekt omfattning proaktivt så att alla är tydliga på skyddsräcken, och inte vara blyg om påminnelser.

med en solid omfattning i handen och en öppen kommunikationslinje kan ditt projekt sluta i tid och på budget, med höga femmor runt.

redo att se hur snabb och enkel Projektledning kan vara? Ge TeamGantt ett gratis försök idag!