implementera starka procedurer idag, vänta inte till årets slut.
Jag känner till affären, har varit en kontroller i 20 år. Du kom igenom 1099-säsongen och sa till dig själv: ”vi kan inte spendera så mycket tid och göra det så här igen nästa år!,”Men då din uppmärksamhet vänder sig till den årliga revisionen, och sedan ett förvärv, och sedan en systemkonvertering, och sedan en personalbrist, och innan du vet det, är Januari här igen. Ditt fokus vänder sig mot att utfärda årets slut finansiärer så att du delegera 1099 jobbet till någon på din personal, hoppas att du kan göra en snabb genomgång av arbetet och sedan gå vidare.
din personal stöter på de typiska problemen igen; missanpassade, felaktiga och saknade w-9s. de kan inte få en W-9 för vissa leverantörer utan kontaktinformation., Dessutom finns det inte en riktigt bra process för att bestämma vilka betalningar som ska vara 1099 rapporterbara som du kan granska och känna dig bekväm med. Du börjar med ditt arbete från förra året, men var det verkligen korrekt? Du spenderar mer tid än du vill, dra ihop en lista över rapporterbara betalningar som du hoppas är korrekt och lämna in 1099s den sista veckan i Januari. Risken för revision verkar låg, så du går vidare.,
förstå IRS nya fokus på Form 1099 revisioner
materialitet fungerar på många områden, men när det gäller 1099s det inte rekommenderas. Skatteverket Leker inte längre här. För flera år sedan utfärdade IRS ett memorandum som uppdaterade sina anställningsrevisionsförfaranden för att inkludera en översyn av informationsdeklarationer. I memorandumet anges att IRS-granskare nu måste ” adressera om lämpliga informationsdeklarationer lämnades in för eventuella Rapporteringspliktiga betalningar (t.ex. blankett 1099-MISC…)” under en anställningsrevision., Denna betydande ökning av 1099 verkställighet kom från Treasury Inspector General rapport med titeln ” på grund av bristen på verkställighet, skattebetalarna undviker miljarder dollar i Backup undanhållande.”
om du är granskad tar det inte mycket för påföljder och backup-källbedömningar att lägga till. Ett exempel är det bästa sättet att markera detta. Låt oss anta att du lagt 200 leverantörer under året och utfärdat 50 1099 formulär vid årsskiftet. Du kunde få alla utom tio W-9s från dina leverantörer i Januari 31st., Du insåg dock inte att du felklassificerade fem leverantörer som företag och glömde att juridiska förlikningar som betalas till en advokat ofta måste rapporteras till både käranden och advokaten. Det fanns bara några fel, men de resulterade i betydande påföljder.
den slutliga bedömningen av $50,730 kom från bara tio leverantörsbetalningar, med majoriteten av exponeringen relaterad till säkerhetskopiering. Tänk också på att exemplet inte innehåller några räntebedömningar., Det är uppenbart att det är absolut nödvändigt att få en W-9-blankett från varje leverantör som är korrekt och komplett. För det andra är det viktigt att vara helt säker på vilka betalningar som ska rapporteras och varför.
vet de påföljder som bedömts av IRS
1099 arkivering påföljder
påföljder kan vara betydande och många för företag som inte överensstämmer med IRS information reporting regulations.
straffbelopp – straffbeloppet för att inte korrekt lämna in ett 1099-formulär baseras på när du lämnar in rätt avkastning.,ation returnera du korrekt fil mer än 30 dagar efter förfallodagen, men i Augusti 1; högsta straff på $1,669,500
dessutom är samma påföljder ovan bedöms på samma belopp på en underlåtenhet att ge en korrekt 1099 uttalande till säljaren eller oberoende entreprenör., Straffet för att inte lämna in en korrekt information avkastning med IRS är skild från straffet för att inte ge en 1099 uttalande till din leverantör.,
Du kan bli föremål för ett straff:
-
- Om du misslyckas med att lämna in tid
- Om du misslyckas med att inkludera all information som krävs för att visas på en retur
- Om du innehåller felaktig information om en retur
- Om du lämnar in papper när du var skyldig att lämna in elektroniskt
- Om du rapporterar en felaktig TIN
- Om du misslyckas med att rapportera en Tin
- Om du misslyckas med att lämna in pappersblanketter som är maskinläsbara.
För mer information om påföljder se de allmänna anvisningarna för viss information returer.,
Backup undanhållande påföljder
även om påföljder kan vara betydande, det är backup undanhållande bedömning som innehar störst exponering. Backup undanhållande är en IRS krav för företag att hålla inne 24% av en betalning till en amerikansk leverantör under vissa omständigheter och remittera beloppet till IRS. Företag är skyldiga att göra en första begäran om TIN-numret (gjort med ett W-9-formulär) när den första betalningen görs till säljaren.
om leverantören inte tillhandahåller ett W-9-formulär när du ursprungligen ber om det, måste du börja säkerhetskopiera., Om du inte börjar backup undanhållande vid behov, du kan vara ansvarig för hela beloppet som inte hölls. Så, om ett företag betalar en leverantör $ 100,000 under ett kalenderår och inte undanhåller den nödvändiga 24%, kan det krävas att betala $24,000 i backup undanhålla sig till IRS.
För mer information om backup undanhållande, se IRS publikation 1281, Backup undanhållande för saknade och felaktiga namn/burkar.,
implementera en plan för att minska risken för påföljder idag
det finns flera sätt att begränsa din exponering för att bilda W-9 påföljder.
få ett W-9-formulär före varje leverantörsbetalning
på grund av den potentiella risken för att 24% backup undanhållande bedöms på hela det belopp som betalas till en leverantör, är det absolut nödvändigt att du får ett W-9-formulär från varje leverantör. Se till att du har en lufttät process på plats för att säkerställa att du får ett W-9-formulär före den första betalningen till din leverantör., Du bör också ha ett sätt att spåra w-9s begärda och uppföljning för att säkerställa kvitto. Undvik att se till att komma ikapp på saknade W-9s vid årsskiftet. På den tiden hittar du leverantörer som inte längre är i affärer, inte har bra kontaktinformation, eller kommer inte att ge dig en W-9 för att undvika att utfärdas en 1099 formulär.
exponeringen från ens en saknad W-9-form är för stor. I exemplet ovan två betalningar på endast $90,000 bedömdes $21,600 i backup undanhållande på grund av saknade W-9s. om betalningarna hade uppgick $500,000, en 24% backup undanhållande bedömning skulle vara $ 120,000., Backup källkostnader kan vara betydande och skulle vara en kostnad för företaget som betalning till säljaren redan hade gjorts.
det är också viktigt att se till att de w-9-formulär du får är fullständiga och korrekta. W-9s som saknar TIN-nummer, namn eller signatur kan också omfattas av 24% backup-undanhållandet. Missmatchningar mellan namn och TIN-nummer kan också resultera i” B ” meddelanden från IRS. Dessa meddelanden skapar ytterligare arbete och ökar exponeringen för ytterligare påföljder.,
säkerställa en gedigen förståelse av 1099 regler
se till att du har en gedigen förståelse av IRS regler för 1099 former. För varje rapporterbar betalning som inte rapporteras till IRS och säljaren skulle straffet vara $ 540 om det inte fångats före 1 augusti.
För mer information se IRS Guide till Informationsreturer och instruktioner för formulär 1099-MISC och 1099-NEC.
fil elektroniskt vid behov
om du är skyldig att lämna 250 eller mer information returnerar under året, måste du lämna in elektroniskt., Kravet på 250 eller fler gäller separat för varje typ av formulär. Dock vara medveten om att IRS tittar på att ändra denna regel. Se vår bloggartikel IRS föreslår ändringar av elektroniska rapporteringskrav.
fil tid
se till att du följer IRS riktlinjer genom att lämna in formulär 1096 med IRS och skicka formulär 1099 till dina leverantörer tid. Se vår bloggartikel Undvik straffet, 1099-Diverse förfallodatum för 2021.,
använd W9manager för att effektivisera hela din process
W9manager byggdes för att hjälpa dig att slutföra det mesta av ditt 1099-arbete innan säsongen ens börjar.,Div>
- begär elektroniska W-9s från leverantörer med automatiserade påminnelser
- ge någon i din organisation tillgång att begära w-9s och ta emot dem tillbaka centralt
- spåra alla utestående W-9s som du inte har fått
- ta emot W-9s som görs rätt, eftersom leverantörer och oberoende entreprenörer använder vår steg-för-steg-process för att skapa W-9s
- vet vilka leverantörsbetalningar som kan rapporteras på en 1099-MISC med hjälp av vår guidade process
- li>
- sluta skicka papper 1099s när leverantörer väljer in för elektronisk rapportering
prova w9manager gratis i 14 dagar på w9manager.,kom.
Disclaimer – Alla redovisnings -, affärs-eller skatterådgivning i detta meddelande, inklusive bilagor och bilagor, är inte avsedda som en grundlig, djupgående analys av specifika frågor, eller en ersättning för ett formellt yttrande, inte heller är det tillräckligt att undvika skatterelaterade påföljder.