ett kalkylblad hjälper till att organisera den dagliga uthyrningen. Excel är ett föredraget val, på grund av dess allestädes närvarande, flexibilitet och smidighet att lägga till information. Google Sheets har också blivit populär de senaste åren. I den här artikeln beskrivs fördelarna, men också begränsningarna, att använda Excel för din hyra förvaltning. Viktigast av allt, den här artikeln innehåller en gratis, nedladdningsbara Excel och Google Sheets dokument för din hyra fastighetsförvaltning.,
spårning av den dagliga verksamheten är avgörande för att förstå din ekonomiska hälsa och för att undvika stämningar. Samma process krävs, oavsett om du har en, eller 100, hyra egenskaper.,34″> leasingavtal – de nuvarande invånarna som bor i dina hyresfastigheter och hög nivå leasingperiod
Vi förstår att du kanske inte är redo för programvara för att automatisera processen, så vi inkluderade en spårningsblad längst ner i det här inlägget för att komma igång.,
fördelarna med Excel
Excel är ett kraftfullt verktyg och verkar ha oändlig funktionalitet, med många funktioner som endast används av ”strömanvändare.”Det fungerar bra för att generera prognoser, med hjälp av tidigare data för att förutsäga framtida resultat. Excel gör det enkelt för hyresvärdar att hålla koll på sina dagliga finanser för sin egendom, samtidigt som man håller ett öga på det långsiktiga värdet av deras investering. Det gör också datamanipulation mycket enklare, så att du kan skriva i dina egna funktioner och skapa grafer och diagram för att visa trender., Idag är Excel en vanlig funktion på datorer eftersom den ingår i Microsoft Office-paketet och hundratals tutorials kan hittas online. Sammantaget är Excel ett enkelt, användarvänligt sätt att organisera och spåra hyresdata, en gemensam uppgift för hyresvärdar och chefer.
fördelar med Google Sheets
Om du ser funktionerna i Microsoft Excel skapade Google sitt eget program som heter Google Sheets. Medan de två är i stort sett lika, finns det vissa skillnader som är värda att nämna., Google Sheets är en molnbaserad teknik, vilket innebär att den kan nås var som helst med en Internet-anslutning. Det har också dela kapacitet, vilket gör att flera personer att redigera ett ark samtidigt och gör det bra för samarbete. Med den här delbara funktionen gör Google Sheets något som kallas versionskontroll för dig. Det håller en löpande flik av alla ändringar som gjorts i arket, så att du kan återgå fram och tillbaka från en version till nästa utan att förlora någon av informationen. Med Excel måste versionskontroll göras manuellt genom att skicka tillbaka det mellan användare.,
som hyresvärd och chef kan Google Sheets fungera bättre än Excel om flera personer använder kalkylbladet eller om du behöver en realtidsversion på en enhet.
begränsningar av Excel och Google Sheets
även om dessa verktyg är till hjälp för spårning, de båda har brister. Excel och Google Sheets är datainmatningsverktyg där användaren måste mata in data och manipulera det som de vill. Data kommer inte automatiskt att generera för dig., Specifika exempel relaterade till fastighetsförvaltning är manuell inmatning av inspelade hyresbetalningar, underhållskommunikation och leads som kommer från hyresuppgifter webbplatser. Ingen av dessa verktyg kommer att skicka meddelanden eller påminnelser för uppgifter som leasing förnyelse eller hyra samling, lämnar mer ansvar för hyresvärden eller chef. Medan Excel och Google Sheets är bra för att analysera och spåra data, översätter det inte till dokumentlagring. Fastighetsförvaltningsdokument som hyresavtal och ansökningar måste lagras någon annanstans.,
beprövade hanteringsverktyg
När en hyresvärd eller förvaltare börjar med hyror vill de vanligtvis inte spendera pengar på Verktyg. Men de underskattar ofta värdet av sin tid och sannolikheten för fel. De anser inte kostnaden för sin tid att utföra datainmatning, svara på leads och fylla i dokument. Dessa aktiviteter kan ta mer än 8 timmar i månaden, vilket är hundratals dollar i tid. Även för en hyresenhet finns det prisvärda lösningar som kostar mindre än den tid som spenderas på att kontrollera kontoutdrag och följa upp med hyresgäster.,
här är anledningarna till att använda ett specialbyggt fastighetshanteringsverktyg:
reklam: Excel har inte tekniken för att marknadsföra din egendom på alla hyresuppgifter webbplatser och spåra dina leads. Mer exponering i reklam dina hyror kommer att minska lediga och omsättningskostnader. Du når fler potentiella hyresgäster och kan svara på dem snabbare när du har ett system för att konsolidera dessa funktioner. Hemlane kommer även att svara på dina intresserade hyresgäster att schemalägga den första visningen.
inkasserare: hyresgäster kan vara glömsk när det gäller att hyra betalningar., Utan ett system på plats måste hyresvärdar manuellt påminna hyresgästerna när hyran är förfallen. Med sen hyra, hyresvärden kan känna sig som en skuld samlare genom att följa upp personligen med hyresgästen. För att inte nämna, hyresgäster kan försöka sätta in hyran utan att betala förseningsavgifter. De bästa systemen där ute kommer att kräva att den sena avgiften betalas innan hyran förfaller.
underhåll samordning: Fastighetsförvaltning är en 24/7 jobb. Det känns alltid som att underhållsförfrågningar initieras vid de mest obekväma tiderna, till exempel under söndagskvällens familjemiddag., Ett system kan svara på begäran och bedöma hur brådskande det är att veta om du ska meddelas omedelbart eller inte.
juridisk Risk: tyvärr är uthyrningshantering ett av de mer rättssamma företagen. När du inte har ett system som spårar hyresgästkommunikation, hyra kvitton, leasing signering och andra förvaltningsuppgifter, kan du öppna dig för en rättegång. Det spelar ingen roll hur många hyror du äger, utan snarare processen med varje fastighet. Ett smart fastighetsförvaltningssystem kommer att göra detta för dig.,
Professionalism: dåliga hyresgäster (aka ”professionella hyresgäster”) kan snabbt göra någon hyresvärd vill sälja sin förvaltningsfastighet. Professionella hyresgäster söker ofta osofistikerade hyresvärdar, där de tycker att det är lättare att dra nytta av alla situationer. Med ett system och process på plats, är du mindre benägna att stöta på en av dessa hyresgäster. Den mest kostsamma kostnaden är en dålig hyresgäst. Ett system kommer att skärm hyresgäster och göra rekommendationer för att hålla dig borta från problem.