bara för att det här är den första samlingsbrevet betyder det inte att det här är din första kontaktpunkt med kunden. Vid det här laget har du skickat fakturan, skickat förfallodatum påminnelser och låt dem veta när fakturan har gått förfallodatum. Det första samlingsbrevet ska skickas ut till den icke-betalande kunden så snart fakturan har förfallit.
eftersom detta bara är första bokstaven är det viktigt att hålla tonen vänlig, informativ och professionell., Det finns många anledningar till varför kunden inte har betalat i tid, som att aldrig ta emot fakturan eller sakna något viktigt på fakturan. Genom att ge dem en chans till förklaring innan du blir upprörd och påträngande, du har möjlighet att hålla en stor kund-leverantör relation.
denna första samlingsbrev bör innehålla följande information:
- dagar efter förfallodagen
- belopp som ska betalas
- notera tidigare försök att samla in
- sammanfattning av konto
- instruktioner – vad skulle du vilja att de ska göra nästa?,
- förfallodatum för betalning – det är viktigt att använda ett faktiskt datum, inte ”under de närmaste 7 arbetsdagar” eftersom detta kan vara vauge
- din kontaktinformation
den första samlingen brevmall
kära,
detta är bara en vänlig påminnelse om att ditt konto är förfallodatum. Enligt våra register är ditt saldo på $ för närvarande . Vi har mejlat en detaljerad kopia av dina kontoutdrag. Om du inte har fått dessa meddelanden och dokument har vi lämnat en sammanfattning av ditt konto nedan.,
fakturanummer:
fakturadatum:
belopp: förfallodatum:
dagar tidigare förfallodatum:
vi skulle uppskatta om du kunde låta oss veta status för denna betalning. Vänligen kontakta oss eller skicka din betalning av $ till adressen nedan senast den 16 April 2015 om du inte redan har gjort det.
ATTN: Redovisning Avd.
om det finns något fel eller om du inte kan betala vid denna tidpunkt, kontakta mig så att vi kan korrigera eventuella fel eller ordna en annan betalningsplan. Tack för ditt snabba svar på denna begäran och för din fortsatta verksamhet.,
uppriktigt,
det andra Samlingsbrevet
det andra samlingsbrevet kan vara en tuff balansakt. Medan din ton måste bli mer självsäker eftersom den första bokstaven verkar ha gått ignoreras, måste du fortfarande vara vänlig mot kunden. Att hitta det gråa området mellan assertiv och vänlig är alltid svårt.
tiden för att skicka det andra samlingsbrevet är antingen två veckor efter det att det första samlingsbrevet har ignorerats, eller efter att ett löfte om att betala från det första brevet har gått förbi.,
det andra samlingsbrevet bör innehålla:
- omnämnande av alla tidigare försök att samla in, inklusive det första samlingsbrevet
- originalfaktura förfallodag
- dagar tidigare förfallna
- fakturanummer och belopp
- instruktion – vad ska de göra nästa?,
- erbjuda hjälp att arbeta på betalningsvillkoren
- tips på effekten utebliven betalning kan ha på sina kreditvillkor / betyg
- din kontaktinformation
den andra samlingen brev mall
kära ,
vid denna tid har vi ännu inte fått en betalning i fråga om att inte heller har vi fått ett svar på brevet skickas på . Dina konton är nu dagar förfallna och du är skyldig totalt $.
som värderad kund vill vi hjälpa dig att snabbt remittera betalning för att undvika åtgärder som kan skada ditt kreditbetyg eller framtida kreditgränser hos vårt företag., Om det finns någon anledning att du inte kan betala i sin helhet, vänligen kontakta mig på och jag skulle gärna tala om att ordna en betalningsplan som är ömsesidigt angenämt.
vänligen kontakta mig omedelbart om du vill utarbeta ett betalningsschema, annars skicka in din betalning av $ av . Vi kan acceptera din kreditkortsinformation via telefon, via vår online betalningsportal, eller jag har bifogat ett själv adresserat kuvert för din bekvämlighet om du väljer att skicka en check i posten.,
Tack på förhand för ditt snabba svar på detta brev och för din fortsatta verksamhet.
uppriktigt,
det tredje Samlingsbrevet
vid denna tidpunkt har du nu skickat flera bokstäver och gjort flera försök att samla in. För varje vecka som en faktura går obetald ökar sannolikheten för att inte samla på hela beloppet. Av denna anledning kommer tonen i detta brev att vara väldigt annorlunda än resten. Du kommer att meddela kunden att om de inte betalar omedelbart, kommer du att tvingas att hänvisa sitt konto till en samlingsbyrå eller involvera en advokat.,
även om det tredje samlingsbrevet kan vara ganska frustrerande är det viktigt att fortsätta att vara professionell.,div>
den tredje samlingen brev mall
kära ,
Vid denna tidpunkt vi har fortfarande inte hört från dig när det gäller faktura som berodde på eller har vi fått ett svar på brevet skickas på , brevet skickas på , eller våra många försök att ringa och maila dig., Dina konton är nu dagar förfallna och du är skyldig totalt $.
Jag beklagar att informera dig om att om vi inte får betalning i sin helhet av eller utarbeta en överenskommen betalningsplan före detta datum, måste vi vända din faktura över till en inkassobyrå och/eller vår advokat.
Jag hoppas att höra från dig innan denna åtgärd måste vidtas för att undvika skador på din kreditvärdighet eller vår framtida affärsrelation. Vänligen kontakta mig omedelbart så att vi kan få denna fråga avgjord.,
uppriktigt,
den slutliga samlingen brev och meddelande om rättsliga åtgärder
med denna slutliga samling brev, har du nu gjort allt du kan och helt enkelt låta kunden vet att frågan är inte längre i dina händer. Även om det inte är obligatoriskt att låta kunden veta att deras konto har gått in i samlingar eller vänt över till en advokat, kan det bidra till att hålla förhållandet i gott skick och göra en smidig övergång. Detta ger dig också ett sista sista sista försök att samla in, och när advokater är inblandade, folk brukar börja hustle.,
detta brev är betydligt kortare än de andra eftersom det bara är ett meddelandebrev. Det kommer att fungera som bevis på flera gånger kunden kontaktades, fakturan i fråga och det belopp som förfaller. Kom ihåg: även som det slutliga meddelandet måste du fortfarande vara professionell.
den slutliga samlingen brev och meddelande om rättsliga åtgärder Mall
kära,
vid denna tidpunkt har vi fortfarande inte hört från dig när det gäller att fakturera för $ som förfallit på . Inte heller har vi fått ett svar på många telefonsamtal, e-post, eller de brev som skickas på , eller .,
eftersom vi har misslyckats i vårt försök att lösa detta med dig direkt, beklagar jag att informera dig om att vi har rapporterat denna fråga till kreditbyrån och överlämnat denna faktura till en inkassobyrå som kommer att vara i kontakt med dig när det gäller betalningen av denna faktura.
uppriktigt,