tylko dlatego, że jest to pierwsza litera kolekcji, nie oznacza to, że jest to twój pierwszy punkt kontaktu z klientem. Do tej pory wysłałeś fakturę, wysłałeś przypomnienia o terminie płatności i poinformuj ich, kiedy faktura przekroczyła termin płatności. Pierwsze pismo windykacyjne należy wysłać do niepłacącego klienta, gdy tylko faktura przekroczy termin wymagalności.
ponieważ jest to tylko pierwsza litera, ważne jest, aby utrzymać ton przyjazny, informacyjny i profesjonalny., Istnieje wiele powodów, dla których Klient nie zapłacił na czas, takich jak nigdy nie otrzymał faktury lub brakuje czegoś ważnego na fakturze. Dając im szansę na Wyjaśnienie przed zdenerwowaniem i natarczywością, jesteś w stanie utrzymać świetną relację klient-sprzedawca.
ta pierwsza litera kolekcji powinna zawierać następujące informacje:
- dni zaległe
- kwota należna
- Uwaga poprzednie próby pobrania
- Podsumowanie konta
- instrukcje – co chcesz, aby były następne?,
- termin płatności-ważne jest, aby użyć daty faktycznej, a nie „w ciągu najbliższych 7 dni roboczych”, ponieważ może to być vauge
- Twoje dane kontaktowe
pierwszy szablon listu kolekcji
drogi,
to tylko przyjazne przypomnienie, że Twoje konto jest zaległe. Zgodnie z naszymi zapisami Twoje saldo $ wynosi obecnie . Wysłaliśmy e-mailem szczegółową kopię wyciągów z konta. W przypadku, gdy nie otrzymałeś tych wiadomości i dokumentów, przedstawiliśmy podsumowanie Twojego konta poniżej.,
numer faktury:
data faktury:
kwota: termin płatności:
dni przeterminowane:
będziemy bardzo wdzięczni, jeśli możesz dać nam znać status tej płatności. Prosimy o kontakt lub przesłanie płatności w wysokości $ na poniższy adres do 16 kwietnia 2015, Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś.
ATTN: Accounting Dept.
Jeśli wystąpi jakiś błąd lub nie jesteś w stanie zapłacić w tym czasie, skontaktuj się ze mną, abyśmy mogli poprawić błędy lub zorganizować inny plan płatności. Dziękujemy za szybką odpowiedź na tę prośbę i za dalszą działalność.,
druga litera kolekcji
druga litera kolekcji może być trudnym aktem równoważenia. Podczas gdy twój ton musi stać się bardziej asertywny, ponieważ pierwsza litera wydaje się być ignorowana, nadal musisz pozostać przyjazny wobec Klienta. Znalezienie szarej strefy między asertywnym a przyjaznym jest zawsze trudne.
czas wysłania drugiego listu poborowego jest albo dwa tygodnie po zignorowaniu pierwszego listu poborowego, albo po tym, jak obietnica zapłaty z Pierwszego Listu minęła.,
druga litera kolekcji powinna zawierać:
- wzmiankę o wszystkich poprzednich próbach pobrania, w tym o pierwszej liście kolekcji
- pierwotna data płatności faktury
- dni zaległe
- numer i kwota faktury
- Instrukcja – co należy zrobić dalej?,
- oferuj pomoc w pracy nad warunkami płatności
- Podpowiedź o wpływie, jaki brak płatności może mieć na warunki kredytowe/ratingi
- Twoje dane kontaktowe
drugi szablon listu do pobrania
drogi,
w tej chwili nie otrzymaliśmy jeszcze płatności w odniesieniu do ani nie otrzymaliśmy odpowiedzi na wysłane pismo . Twoje konta są teraz zaległe i jesteś winien w sumie $.
jako ceniony klient chcielibyśmy pomóc Ci szybko dokonać płatności, aby uniknąć działań, które mogłyby zaszkodzić twojej zdolności kredytowej lub przyszłym limitom kredytowym w naszej firmie., Jeśli istnieje jakikolwiek powód, dla którego nie jesteś w stanie zapłacić w całości, skontaktuj się ze mną na adres e-mail, a ja chętnie porozmawiam o ustaleniu harmonogramu płatności, który jest wzajemnie zgodny.
proszę natychmiast skontaktować się ze mną, jeśli chcesz opracować harmonogram płatności, w przeciwnym razie prosimy o przesłanie płatności $ by . Możemy zaakceptować dane karty kredytowej przez telefon, za pośrednictwem naszego portalu płatności online, lub załączyłem własną kopertę zaadresowaną dla Twojej wygody, jeśli zdecydujesz się wysłać czek pocztą.,
z góry dziękuję za szybką odpowiedź na ten list i za dalszą działalność.
trzecia litera kolekcji
w tym momencie wysłałeś wiele listów i podjąłeś wiele prób zbierania. Za każdy tydzień, w którym faktura jest niezapłacona, wzrasta prawdopodobieństwo Nie pobrania pełnej kwoty. Z tego powodu ton tego listu będzie zupełnie inny niż reszta. Będziesz powiadamiać klienta, że jeśli nie zapłaci natychmiast, będziesz zmuszony skierować swoje konto do agencji windykacyjnej lub zaangażować prawnika.,
chociaż trzecia litera kolekcji może być dość frustrująca, ważne jest, aby pozostać profesjonalnym.,div>
trzeci szablon listu do kolekcji
drogi,
na tej stronie Czas nadal nie słyszeliśmy od Ciebie w odniesieniu do faktury , która była należna, ani nie otrzymaliśmy odpowiedzi na list wysłany na, list wysłany na, lub nasze liczne próby połączenia i e-mail., Twoje konta są teraz zaległe i jesteś winien w sumie $.
Z przykrością informuję, że o ile nie otrzymamy pełnej płatności lub nie opracujemy uzgodnionego planu płatności do tego dnia, będziemy musieli zwrócić fakturę do agencji windykacyjnej i / lub naszego prawnika.
mam nadzieję usłyszeć od ciebie przed podjęciem tych działań, aby uniknąć uszkodzenia Twojej zdolności kredytowej lub naszych przyszłych relacji biznesowych. Proszę o natychmiastowy kontakt, abyśmy mogli załatwić tę sprawę.,
Z poważaniem,
ostateczny list kolekcji i zawiadomienie o działaniach prawnych
dzięki temu ostatecznemu listowi kolekcji zrobiłeś wszystko, co możesz i po prostu dajesz klientowi znać, że sprawa nie jest już w twoich rękach. Chociaż nie jest obowiązkowe informowanie klienta, że jego konto trafiło do kolekcji lub zwróciło się do prawnika, może to pomóc utrzymać relację w dobrej kondycji i dokonać płynnego przejścia. To również daje ostatnią ostateczną próbę zbierania, a kiedy zaangażowani są prawnicy, ludzie zwykle zaczynają się spieszyć.,
Ten List jest znacznie krótszy niż inne, ponieważ jest to po prostu list powiadamiający. Będzie to dowód wielokrotnego kontaktu z klientem, faktury, o której mowa i kwoty, która jest należna. Pamiętaj: nawet jako ostateczne zawiadomienie, nadal musisz pozostać profesjonalny.
ostateczny list poboru i zawiadomienie o powództwie
Szanowny Panie ,
w tej chwili nadal nie mamy od Pana wiadomości w odniesieniu do faktury za$, która była należna . Nie otrzymaliśmy też odpowiedzi na liczne telefony, e-maile, czy listy wysyłane na,, lub .,
ponieważ nie udało nam się rozwiązać tego problemu bezpośrednio z Tobą, z przykrością informuję, że zgłosiliśmy ten problem do biura kredytowego i zwróciliśmy tę fakturę do agencji windykacyjnej, która będzie w kontakcie z Tobą w sprawie płatności tej faktury.