Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, która zajmuje się księgowością, musisz podjąć decyzję o systemie księgowości: podwójnego wpisu czy pojedynczego wpisu?
w tym artykule wyjaśnimy księgowość podwójnego wpisu tak prosto, jak to tylko możliwe, czym różni się ona od księgowości pojedynczej i dlaczego ma to jakiekolwiek znaczenie dla Twojej firmy.
Co to jest rachunkowość Podwójna?
Księgowość Podwójna to metoda prowadzenia ksiąg rachunkowych, która śledzi skąd pochodzą Twoje pieniądze i dokąd idą., Każda transakcja finansowa otrzymuje dwa wpisy,” debet „i” kredyt”, aby opisać, czy pieniądze są przekazywane na lub z konta, odpowiednio. Każdy wpis księgowy dotyczy dwóch różnych kont: na przykład, jeśli sprzedasz filiżankę kawy, Twoje konto gotówkowe wzrasta, a Twoje konto inwentaryzacyjne spada.
dokonując tych wpisów w księdze głównej, wpisy debetowe są rejestrowane po lewej stronie, a wpisy kredytowe po prawej. Wszystkie te wpisy są podsumowane w saldzie próbnym, który pokazuje salda kont oraz sumy całkowitych kredytów i całkowitych obciążeń., Jeśli saldo próbne zostanie wykonane poprawnie, powinno pokazywać, że saldo kredytowe jest takie samo jak saldo debetowe.
jest jeszcze jeden wspólny termin księgowy, który powinieneś znać tutaj: Wykres kont, który jest dużą listą wszystkich Twoich kont (jaki rodzaj transakcji w Twojej firmie jest aktywem, co jest zobowiązaniem, co jest kapitałem itp.). Przykład można zobaczyć tutaj.
rejestrowanie transakcji w ten sposób zapewnia szczegółowy, kompleksowy wgląd w finanse—taki, którego nie można uzyskać za pomocą prostszych systemów, takich jak single-entry.
czym się różni od pojedynczego wpisu?,
księgowość Jednorazowa polega na zapisaniu wszystkich transakcji Twojej firmy (przychodów, wydatków, płac itp.) w jednej księdze. Jeśli jesteś freelancerem lub wyłącznym właścicielem, możesz już korzystać z tego systemu. Jest to szybkie i łatwe—i właśnie na tym kończą się korzyści płynące z pojedynczego wejścia.,
Single-entry nie śledzi aktywów lub zobowiązań, jest podatny na błędy, nie mówi wiele o stanie lub zdrowiu Twojej firmy i jest rachunkowym odpowiednikiem noszenia portfela na rzep—dobrze, gdy jesteś dzieckiem, ale nie bardzo bezpieczne, lub renomowane, gdy jesteś starszy.
zauważając te wady, Grupa Księgowych—w XII—wiecznej Genui, XIII-wiecznej Wenecji lub XI-wiecznej Korei, w zależności od tego, kogo zapytasz-wymyśliła nowy rodzaj systemu o nazwie Double-entry accounting.,
W przeciwieństwie do pojedynczego wpisu, system podwójnego wpisu zapewniał księgowym wystarczającą ilość informacji, aby utworzyć wszystkie główne sprawozdania finansowe, w tym sprawozdania z dochodów, bilanse, sprawozdania z przepływów pieniężnych i sprawozdania z zysków zatrzymanych.
„To była po prostu cała rewolucja w sposobie myślenia o biznesie i handlu”, pisze Jane Gleeson-White o popularyzacji rachunkowości podwójnego wpisu w swojej książce Double Entry.
„możesz wyszczególnić zyski na każdym koncie, więc wiesz, które produkty robisz dobrze, a które nie., Wtedy możesz zacząć myśleć o tym, jak zmienisz swoją działalność biznesową.”
w skrócie metoda double-entry pozwala na prowadzenie nowoczesnej księgowości.
podwójny wpis w akcji
powiedzmy, że kupisz zupełnie nowy MacBook Pro za 3000 dolarów dla niedawno uruchomionego startupu karmy dla psów blockchain.
w ramach księgowości podwójnej dokonujesz dwóch wpisów: wymieniasz jeden składnik aktywów (gotówkę) na inny składnik aktywów (laptop).,”A9df7c8626″>
pod podwójnym wpisem, każdy debet zawsze ma równy odpowiedni kredyt, który zachowuje następujące równanie w równowadze:
aktywa = pasywa + kapitał własny
księgowi nazywają to równaniem księgowym i jest to podstawa rachunkowości podwójnego zapisu., Jeśli w którymkolwiek momencie to równanie jest z równowagi, oznacza to, że księgowy popełnił błąd gdzieś po drodze.
w tym przykładzie wpływ ma tylko strona aktywów równania: twoje aktywa (gotówka) zmniejszają się o 3000 USD, a aktywa laptopa zwiększają się o 3000 USD, a równanie pozostaje zrównoważone.
spróbujmy innego przykładu. Powiedzmy, że właśnie kupiłeś 10,000 dolarów zapasów karmy dla zwierząt na kredyt.
w tym przypadku zasobem, który zwiększył wartość, jest twój ekwipunek. Ponieważ kupiłeś inwentarz na kredyt, Twoje konto do zapłaty również wzrasta o $10,000.,
| konto | Debet | kredyt |
|---|---|---|
| inwentarz | 10 000$ | – |
| rachunki do zapłaty | – | 10 000$ |
przyjrzyjmy się jeszcze raz równaniu księgowemu:
aktywa = pasywa + kapitał własny
ostatni przykład: jak rejestrować należności według tej metody księgowej?,
wysyłając fakturę do klienta po zakończeniu projektu, „obciążasz” należności i „kredytujesz” konto sprzedaży.
Po tym, jak klient Ci zapłaci, będziesz obciążał swoje konto gotówkowe i należności kredytowe.
a double-entry accounting cheat sheet
To może zająć trochę czasu, aby owinąć głowę wokół debetów, kredytów, i jak każdy rodzaj transakcji biznesowych wpływa na każde konto i sprawozdanie finansowe. Aby ułatwić sprawę, oto Ściągawka na temat tego, jak działają obciążenia i kredyty w systemie podwójnej księgowości.,
obciążenia:
- zwiększenie rachunku aktywów lub zmniejszenie rachunku zobowiązań lub rachunku kapitału własnego (takiego jak kapitał własny właściciela).
- zwiększ Rachunek kosztów.
- zmniejszenie przychodów
- są zawsze zapisywane po lewej stronie
kredyty:
- zwiększenie rachunku zobowiązań lub kapitału lub zmniejszenie rachunku aktywów.
- zwiększenie przychodów
- są zawsze zapisywane po prawej stronie
Czy powinienem używać podwójnego wpisu?,
Jeśli Twoja firma jest bardzo prostą jednoosobową działalnością gospodarczą—taką, która nie ma żadnych zapasów, nie ma żadnych długów, ma tylko jednego pracownika i nie ma wielu kont do śledzenia—pojedynczy wpis może wystarczyć do Twoich potrzeb księgowych.
Jeśli Twoja firma jest bardziej złożona, większość księgowych zdecydowanie zaleca przejście na księgowość podwójną.
Dlaczego? Double-entry zapewnia pełniejszy, trójwymiarowy widok Twoich finansów niż metoda single-entry kiedykolwiek mogłaby.,
ponieważ śledzisz, skąd pochodzą Twoje pieniądze i dokąd one trafiają, możesz później zestawić te informacje w sprawozdaniach finansowych, które dają wgląd w rentowność i kondycję różnych części Twojej firmy. To wygrana, ponieważ sprawozdania finansowe mogą pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji o tym, na co wydać pieniądze w przyszłości.
księgowość typu Double-entry zmniejsza również ryzyko błędów księgowych, zwiększa przejrzystość finansów i ogólnie dodaje firmie warstwę odpowiedzialności, której nie może zapewnić pojedynczy wpis.,
Jeśli chcesz, aby twój biznes był traktowany poważnie—przez inwestorów, banki, potencjalnych nabywców—powinieneś stosować double-entry.
Double-entry w oprogramowaniu księgowym
najpopularniejszy obecnie program księgowy wykorzystuje system double-entry, często ukryty za uproszczonym interfejsem, co oznacza, że generalnie nie musisz się martwić o double-entry, chyba że chcesz.
Jeśli wolisz w ogóle nie mieć do czynienia z oprogramowaniem księgowym, istnieją usługi księgowe takie jak Bench (czyli My), które domyślnie używają systemu podwójnego wpisu.