Jak napisać zakres dokumentu roboczego
nie ma wątpliwości, że wiele przemyśleń, dyskusji, a czasem nawet debaty idzie na finalizację solidnego zakresu. Ale cała ta praca jest tego warta, ponieważ dobrze przemyślany dokument scope może zwiększyć twoje szanse na poprowadzenie projektu do pomyślnego zakończenia.
istnieje wiele różnych sposobów tworzenia instrukcji scope. Przyjrzyjmy się bliżej niektórym detalom, które trafiają do solidnego projektu.,
co wchodzi w zakres projektu?
oto lista możliwych elementów, które powinieneś rozważyć dodanie do swojej instrukcji scope.
Business case and goals
każdy projekt ma swoje cele i tutaj je zdefiniujesz. Ta sekcja zazwyczaj zawiera powody, dla których projekt jest wspierany( lub finansowany), wraz z zestawem celów biznesowych lub zamierzonych rezultatów projektu, o których zespół powinien pamiętać podczas realizacji projektu.,
te szczegóły mają kluczowe znaczenie dla udokumentowania, ponieważ czasami pojawią się żądania interesariuszy (a czasem nawet zespołu), które narażą Twoją oś czasu i budżet. Ale możesz odepchnąć te ryzyko, jeśli prośby o zmianę nie spełniają udokumentowanego przypadku biznesowego.
opis i rezultaty projektu
ten jest prosty: prosty przegląd rezultatów projektu. Unikaj nieporozumień, jasno określając, co zostanie dostarczone do zatwierdzenia w trakcie trwania projektu, a także ostatecznego wykonania.,
na przykład, jeśli tworzysz reklamę telewizyjną dla klienta, możesz powiedzieć coś w stylu: Nazwa firmy wyprodukuje i dostarczy jedną 60-sekundową reklamę wideo w formacie AVI do wykorzystania w telewizji.
jest to prosty opis tego, co pracujesz, aby dostarczyć, ale również określa małe szczegóły, takie jak ilość, Ilość, długość lub jakiekolwiek inne aspekty dokładnie opisują projekt.
kryteria akceptacji
Twój zakres powinien pomóc ci dojść do porozumienia co do tego, co zostanie dostarczone i nie pozostawić żadnych wątpliwości po zakończeniu projektu., Kryteria akceptacji mogą być mierzone, osiągnięte i używane do udowodnienia, że praca jest zakończona.
przykłady niektórych warunków lub kryteriów akceptacji można znaleźć w wymaganiach projektowych, testach akceptacji użytkowników, a nawet po prostu ostatecznym przeglądzie i zatwierdzeniu interesariuszy.
ograniczenia
każdy projekt ma swoje limity i musisz mieć pewność, że nie przekraczasz tych limitów, aby ukończyć projekt na czas i w ramach budżetu.
Ograniczenia mogą mieć wiele form, ale jednym z przykładów może być Technologia., Na przykład, jeśli budujesz aplikację, która zależy od konkretnej technologii, pamiętaj o tym. Może być kilka sposobów kodowania tej strony, ale jeśli jesteś zapakowany w skomplikowaną technologię, możesz pokryć się, określając te ograniczenia w swoim zakresie.
pomoże Ci to, gdy napotkasz ograniczenia i nie masz czasu ani budżetu na odkrywanie alternatyw. Pomyśl o tym jak o polisie ubezpieczeniowej dla Twojego projektu.
założenia
wiesz, co mówią o założeniach i pewnie wiesz, że to prawda., Jeśli ich nie nakreślisz, skończysz z zamieszaniem, pominiętymi oczekiwaniami i problemami projektowymi. Poświęć czas, aby wymienić wszystkie założenia, o których myślałeś, które wpłyną na pracę, którą wykonasz lub Wyniki tej pracy.
wykluczenia
już wymieniłeś rezultaty, które dostarczysz, ale czasami równie ważne jest, aby wyszczególnić to, czego nie dostarczysz. Pomaga to uniknąć niewygodnych pytań lub próśb „ale nie zamierzałeś…”. Naprawdę, chodzi o ustalanie oczekiwań i unikanie nieporozumień wokół zaplanowanej pracy.,
koszty
jest to opcjonalna część projektu, w zależności od rodzaju organizacji, w której pracujesz.
Jeśli jesteś częścią agencji konsultingowej, która pobiera opłaty od klientów zewnętrznych za Twoją pracę, będziesz chciał zarysować koszty projektu, być może nawet na poziomie fazy lub etapu milowego.
musisz robić to, co jest właściwe dla Twojego projektu i organizacji. Ale im jaśniejsze będą koszty i praca z nimi związana, tym łatwiej będzie Ci zarządzać nimi—i poprosić o więcej środków, gdy pojawi się dodatkowy zakres.,
Umowa
zakres dokumenty Utwórz umowę z natury, ale czasami potrzebujesz dowodu! Dołącz pole podpisu do dokumentu scope i poproś o podpisanie dokumentu głównego interesariusza lub fundatora projektu.
w tej kwestii należy pamiętać, że jeśli zbierasz pieniądze na pracę—lub jeśli są wysokie stawki—prawdopodobnie będziesz chciał, aby twój dokument został sprawdzony przez prawnika przed jego podpisaniem. W końcu dokumentem zakresu jest umowa.,
przykład dokumentu Scope
znaczna ilość pracy idzie w tworzeniu dokumentu scope, ale, pamiętaj, nie ma jednego dobrego lub złego sposobu, aby go napisać.
Dostosuj swój dokument scope do swoich potrzeb, aby uzyskać zgodę na to, co zostanie wyprodukowane. Po prostu bądź tak szczegółowy, jak to możliwe, aby zapewnić ukończenie projektów na czas i zgodnie z budżetem dzięki szczęśliwemu zespołowi i interesariuszom.
użyj powyższych elementów, aby stworzyć kolejny zakres projektu i obronić swoją drużynę przed nieuchronnym pełzaniem. Lub sprawdź nasz darmowy szablon brief projektu., Jest to świetna opcja dokumentu zakresu dla zespołów, które pracują nad wewnętrznymi projektami bez klientów lub pieniędzy zaangażowanych.
pamiętaj o zakresie po rozpoczęciu prac nad projektem
po ostatecznym zatwierdzeniu zakresu prac nadszedł czas, aby rozpocząć opracowywanie planu projektu. Dowiedz się, dlaczego planowanie jest niezbędne dla sukcesu projektu i jak dostosować swój zespół i interesariuszy do planu.
zalecamy dodanie przypomnień o zakresie do planu projektu, aby cały wysiłek wkładany w dokument dotyczący zakresu nie poszedł na marne., Oto jak komunikować Zakres na poziomie projektu i zadania w TeamGantt za pomocą funkcji komentarzy.
1. Prześlij podpisany zakres prac do dokumentów projektu.
ułatwia to każdemu w zespole dostęp do dokumentu końcowego zakresu, jeśli pojawią się pytania lub nowe prośby po drodze.
2. Dodaj notatki do każdego zadania, aby jasno zdefiniować zakres.
podział zakresu na poziomie zadania eliminuje nieporozumienia i pomaga zapewnić, że każdy element projektu pozostanie na dobrej drodze.,
pamiętaj, zakres projektu polega na ustawianiu oczekiwań, a oczekiwania nigdy nie są ustawieniem i zapomnieniem. Udostępnij swój zakres projektu proaktywnie, aby wszyscy byli jasne na poręczy, i nie wstydź się przypomnień.
mając solidny zakres i otwartą linię komunikacji, Twój projekt może zakończyć się na czas i zgodnie z budżetem, przybijając piątki dookoła. 🎉
gotowy, aby zobaczyć, jak szybkie i łatwe może być zarządzanie projektami? Wypróbuj TeamGantt za darmo już dziś!