szerkesztő megjegyzése: Ez a cikk eredetileg a HBR 1974.November–decemberi számában jelent meg, és a kiadvány egyik legkelendőbb reprintje volt.

A Klasszikus újbóli kiadásához a Harvard Business Review felkérte Stephen R. Covey-t, hogy adjon kommentárt.

miért van az, hogy a vezetők általában kifutnak az időből, miközben alárendeltjeik általában kifogynak a munkából?, Itt meg fogjuk vizsgálni a vezetési idő jelentését, mivel ez a vezetők és főnökeik, társaik és alárendeltjeik közötti interakcióra vonatkozik.

konkrétan háromféle vezetési idővel kell foglalkoznunk:

főnök által kiszabott idő-a főnök által megkövetelt tevékenységek végrehajtására szolgál, és hogy a menedzser ne hagyja figyelmen kívül közvetlen és gyors büntetés nélkül.

rendszer által előírt idő-a társak aktív támogatásra vonatkozó kéréseinek befogadására szolgál. A kérések figyelmen kívül hagyása büntetéseket is eredményez, bár nem mindig olyan közvetlen vagy gyors.,

önálló idő-olyan dolgok elvégzésére használják, amelyeket a menedzser származtat vagy beleegyezik. Az ilyen idő egy bizonyos részét azonban alárendeltek fogják venni, alárendelt időnek nevezik. A fennmaradó rész a menedzser sajátja lesz, diszkrecionális időnek nevezik. Az önkorlátozott idő nem tartozik büntetés alá, mivel sem a főnök, sem a rendszer nem tudja fegyelmezni a menedzsert azért, mert nem tette meg azt, amit nem tudtak, hogy eredetileg szándékában állt.

ezeknek az igényeknek a kielégítéséhez a vezetőknek ellenőrizniük kell a tevékenységük időzítését és tartalmát., Mivel amit a főnökeik és a rendszer rájuk ró, az büntetést von maga után, a vezetők nem szabhatják meg ezeket a követelményeket. Így az önálló kiszabott idő lesz a fő aggodalomra okot adó terület.

a vezetőknek meg kell próbálniuk növelni saját maguk által kiszabott idejük diszkrecionális összetevőjét azáltal, hogy minimalizálják vagy megszüntetik az alárendelt komponenst. Ezután a hozzáadott növekményt használják fel, hogy jobban ellenőrizzék a főnök által kiszabott és a rendszer által előírt tevékenységeket. A legtöbb menedzser sokkal több időt tölt az alárendeltek problémáinak kezelésével, mint amit még halványan is felismernek., Ezért a monkey-on-the-back metaforát fogjuk használni, hogy megvizsgáljuk, hogyan jön létre az alárendelt idő, és mit tehet a felettes.

hol van a majom?

képzeljük el, hogy egy menedzser sétál a folyosón, és észreveszi az egyik beosztottját, Jonest, aki az útjába áll. Amikor a két találkozó, Jones köszönti a menedzser, ” Jó reggelt. Apropó, van egy kis problémánk. Látod … “Ahogy Jones folytatja, a menedzser felismeri ebben a problémában a két jellemzőt, amelyek közösek az összes olyan problémával kapcsolatban, amelyet alárendeltjei indokolatlanul felhívnak a figyelmére., Nevezetesen ,a menedzser tudja (a) elég, hogy vegyenek részt, de (b) nem elég ahhoz, hogy a helyszíni döntés várható tőle. Végül, a menedzser azt mondja, ” örülök, hogy felhozta ezt. Sietek. Addig is, hadd gondoljam át, és szólok.”Aztán Jones-szal együtt részt vesznek a társaságban.

elemezzük, mi történt. Mielőtt ketten találkoztak, kinek a hátán volt a “majom”? Miután elváltak, kinek a hátán volt? A menedzseré., Az alárendelt idő abban a pillanatban kezdődik, amikor egy majom sikeresen leugrik egy alárendelt hátáról felettese hátára, és addig nem ér véget, amíg a majom vissza nem kerül a megfelelő gazdájához gondozásra és etetésre. A majom elfogadásakor a menedzser önként vállalt alárendelt beosztást. Ez, hagyta, hogy Jones, hogy a neki alárendelt két dolgot csinál egy alárendelt általában elvárható, hogy a főnök—a menedzser elismerte, a felelősség, a beosztott, illetve az igazgató megígérte neki jelentést.,

az alárendelt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a menedzser nem hagyja ki ezt a pontot, később a fejét a menedzser irodájába dugja, és vidáman megkérdezi: “hogy jön?”(Ezt hívják felügyeletnek.)

vagy képzeljük el, hogy egy Johnsonnal, egy másik alárendeltvel folytatott konferencia végén a menedzser elválasztó szavai: “rendben. Küldj erről egy emlékeztetőt.”

elemezzük ezt. A majom most az alárendelt hátán van, mert a következő lépés az övé, de ugrásra készen áll. Vigyázz a majomra!, Johnson kötelességtudóan írja a kért feljegyzést, és bedobja a kosarába. Nem sokkal később a menedzser kitépi a kosarából, és elolvassa. Most kinek a mozdulata? Ha nem teszi meg ezt a lépést hamarosan, kap egy nyomon követési feljegyzést az alárendelttől. (Ez a Felügyelet egy másik formája.) Minél tovább késlekedik a menedzser, annál frusztráltabb lesz az alárendelt (ő fogja forgatni a kerekeit), és annál bűnösnek érzi magát a menedzser (az alárendelt idő hátraléka növekszik).,

vagy tegyük fel még egyszer, hogy egy harmadik beosztottal, Smith-szel folytatott találkozón a menedzser beleegyezik abba, hogy minden szükséges támogatást nyújtson egy olyan közönségkapcsolati javaslathoz, amelyet éppen felkérte Smithnek, hogy dolgozzon ki. A menedzser búcsúszavai neki: “csak tudassa velem, hogyan tudok segíteni.”

most elemezzük ezt. Ismét a majom kezdetben az alárendelt hátán van. De meddig? Smith rájön, hogy nem hagyhatja, hogy a menedzser “tudja”, amíg javaslata nem rendelkezik a menedzser jóváhagyásával., A tapasztalatokból az is kiderül, hogy a lánykérés valószínűleg hetekig a menedzser aktatáskájában fog ülni, mielőtt végül hozzáér. Kié a majom? Ki fogja ellenőrizni, hogy kit? A kerékforgatás és a szűk keresztmetszet ismét jó úton halad.

egy negyedik beosztott, Reed, most került át a vállalat egy másik részéből, hogy elindítson és végül egy újonnan létrehozott üzleti vállalkozást irányítson., A menedzser azt mondta, hogy hamarosan össze kell fogniuk, hogy meghatározzák az új munka céljait, hozzátéve: “elkészítem az első tervezetet, hogy megbeszéljük veled.”

elemezzük ezt is. Az alárendeltnek megvan az új állása (hivatalos megbízással) és a teljes felelőssége (hivatalos delegációval), de a menedzsernek van a következő lépése. Amíg meg nem teszi, ő lesz a majom, az alárendelt pedig immobilizálódik.

miért történik mindez?, Mert minden esetben a menedzser és az alárendelt kezdetben, okosan vagy akaratlanul feltételezi, hogy a vizsgált ügy közös probléma. A majom minden esetben megkezdi karrierjét, mindkét hátukon. Csak a rossz lábat kell mozgatni, és-presto!- az alárendelt ügyesen eltűnik. A menedzser tehát egy másik akvizícióval marad a menagerie számára. Természetesen a majmokat meg lehet képezni, hogy ne mozgassák a rossz lábat. De könnyebb megakadályozni, hogy az első helyen hátramenjenek.

kinek dolgozik?,

tegyük fel, hogy ugyanaz a négy alárendelt annyira átgondolt és figyelmes a felettesük idejétől, hogy fájdalmat okoznak, hogy egyetlen nap alatt legfeljebb három majmot engedjenek hátra. Egy ötnapos héten a menedzser 60 sikoltozó majmot fog felvenni—túl sok ahhoz, hogy bármit is tegyen velük. Így tölti alárendelt idő zsonglőr a ” prioritások.,”

péntek késő délután a menedzser az irodájában van, az ajtó zárva van a magánélethez, így megfontolhatja a helyzetet, míg beosztottjai kint várnak, hogy a hétvége előtt megkapják az utolsó esélyüket, hogy emlékeztessék rá, hogy “halászni vagy csalit vágni kell.”Képzelje el, mit mondanak egymásnak a menedzserről, amikor várakoznak:” milyen szűk keresztmetszet. Csak nem tudja eldönteni. Hogy valaki ilyen magasra jutott a cégünkben anélkül, hogy döntést tudott volna hozni, azt soha nem fogjuk tudni.,”

a legrosszabb az egészben, hogy a menedzser nem tud ilyen “következő lépéseket” tenni, az, hogy idejét szinte teljesen elfogyasztja a saját főnöke által előírt és rendszer által előírt követelmények teljesítése. E feladatok ellenőrzéséhez diszkrecionális időre van szüksége, amelyet viszont megtagadnak tőle, amikor ezekkel a majmokkal foglalkozik. A menedzser ördögi körbe kerül. De az idő a-pazarlás (alulértékelés). A menedzser felhívja titkárát a kaputelefonon, és utasítja, hogy mondja meg beosztottainak, hogy hétfő reggelig nem láthatja őket., Este 7-kor hazautazik, határozott elhatározással, hogy holnap visszatér az irodába, hogy a hétvégén elkapják. Másnap korán visszatér, csak hogy a golfpálya legközelebbi zöldjén, az irodaablakával szemben, egy négyes legyen. Találd ki, ki?

Ez így van. Most már tudja, ki valóban dolgozik kinek. Sőt, most már látja, hogy ha tényleg megvalósítja a hétvége során, amit akart elérni, a beosztottak’ jobb lesz a hangulat, olyan élesen, hogy minden emelje a határt, hogy a sok majom hagyják ugrás a hátukon, hogy az övé., Röviden, most látja, hogy a hegytetőn egy kinyilatkoztatás egyértelműségével minél jobban elkapják,annál inkább lemarad.

a menedzser most már láthatja, hogy a hegytetőn egy kinyilatkoztatás egyértelműségével minél jobban elkapják,annál inkább lemarad.

elhagyja az irodát a pestis elől menekülő személy sebességével. A terve? Hogy elkapjon valami mást, amire évek óta nem volt ideje: egy hétvégét a családjával. (Ez egyike a diszkrecionális idő sok fajtájának.,)

vasárnap este tíz óra édes, zavartalan alvást élvez, mert hétfőre világos tervei vannak. Meg fog szabadulni az alárendelt időtől. Cserébe egyenlő mennyiségű diszkrecionális időt kap, amelynek egy részét alárendeltjeivel fogja tölteni, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megtanulják a “majmok gondozása és etetése” nevű nehéz, de kifizetődő vezetői művészetet.”

a menedzsernek is rengeteg mérlegelési ideje marad, hogy átvegye az irányítást az időzítés és a tartalom felett, nem csak a főnöke által kiszabott idő, hanem a rendszer által kiszabott idő is., Hónapokba telhet, de ahhoz képest, ahogy a dolgok voltak, a jutalmak hatalmasak lesznek. Végső célja az idő kezelése.

megszabadulni a majmoktól

a menedzser hétfő reggel elég későn tér vissza az irodába, hogy négy beosztottja összegyűjtse irodáján kívül, várva, hogy lássa majmaikat. Egyenként hívja őket. A célja minden interjúban, hogy egy majom, hely az asztalon közötti őket, együtt oldják meg, hogy a következő lépés lehet, elképzelhetőnek tartotta, hogy az alárendelt van. Egyes majmok, hogy el fog tartani egy darabig., Az alárendelt következő lépése annyira megfoghatatlan lehet, hogy a menedzser úgy dönthet—egyelőre—, hogy csak hagyja, hogy a majom egy éjszakán át aludjon az alárendelt hátán, és másnap reggel egy kijelölt időpontban visszatérjen vele, hogy folytassa az alárendelt érdemi lépésének közös törekvését. (A majmok ugyanolyan mélyen alszanak egyik napról a másikra a beosztottak hátán, mint a feletteseik.)

mivel minden alárendelt elhagyja az irodát, a menedzsert jutalmazza egy majom látványa, aki elhagyja irodáját az alárendelt hátán., A következő 24 órában az alárendelt nem vár a menedzserre, hanem a menedzser várja az alárendeltet.

Később, mintha emlékeztetni magát, hogy nem tiltja a törvény a részvétel a konstruktív gyakorlat a közbenső, az igazgató belép az alárendelt hivatal, dugja a fejét az ajtón, s vidáman, megkérdezi, “Hogy vagy?”(Ez idő alatt a vezető és a főnök diszkréciót kér az alárendelttől.)

a majom elfogadásakor a menedzser önként vállalt alárendelt pozíciót.,

amikor az alárendelt (a majommal a hátán) és a menedzser másnap találkozik a kijelölt órában, a menedzser szavakkal magyarázza az alapszabályokat:

” soha nem segítek neked ezzel vagy bármilyen más problémával, akkor a probléma az én problémám lesz. Abban a pillanatban, amikor a problémád az enyém lesz, már nincs probléma. Nem tudok segíteni egy olyan emberen, akinek nincs problémája.

” amikor ez a találkozó véget ér, a probléma pontosan úgy hagyja el ezt az irodát, ahogy jött—a hátadon., Bármikor kérheti a segítségemet, és közösen határozzuk meg, hogy mi lesz a következő lépés, és melyikünk fogja megtenni.

” azokban a ritka esetekben, amikor a következő lépés az enyém, együtt fogjuk meghatározni. Nem fogok egyedül lépni.”

a menedzser ugyanazt a gondolatot követi minden alárendeltnél körülbelül 11 óráig, amikor rájön, hogy nem kell bezárnia az ajtót. A majmai eltűntek. Visszatérnek—de csak kinevezéssel. A naptárja ezt biztosítja.,

A kezdeményezés átadása

ebben a monkey-on-the-back analógiában a vezetők visszaadhatják a kezdeményezést alárendeltjeiknek,és ott tarthatják. Megpróbáltuk kiemelni a truizmust, amely annyira nyilvánvaló, mint finom: nevezetesen, mielőtt az alárendeltekben kezdeményeznénk a kezdeményezést, a menedzsernek gondoskodnia kell arról, hogy rendelkezzenek a kezdeményezéssel. Amint a menedzser visszaveszi, már nem lesz meg, és búcsút mondhat a szabadidejének. Minden vissza fog térni az alárendelt időhöz.,

sem a menedzser, sem a beosztott ténylegesen ugyanazt a kezdeményezést ugyanabban az időben. A nyitó, “főnök, problémánk van”, magában foglalja ezt a kettősséget, és-amint azt korábban említettük-egy majom két háttal lovagol, ami nagyon rossz módja annak, hogy majmot indítson karrierje során. Vegyünk tehát néhány percet, hogy megvizsgáljuk ,amit “a vezetői kezdeményezés anatómiájának” nevezünk.”

öt fokú kezdeményezés létezik, amelyet a menedzser gyakorolhat a főnökkel és a rendszerrel kapcsolatban:

1. várja meg, amíg elmondja (legalacsonyabb kezdeményezés);

2. kérdezd meg, mit tegyek;

3., javasoljuk, majd tegye meg a kapott műveletet;

4. cselekedj, de tanácsot adjon egyszerre;

5. és cselekedj egyedül, majd rendszeresen jelents (legmagasabb kezdeményezés).

nyilvánvaló, hogy a menedzsernek elég professzionálisnak kell lennie ahhoz, hogy ne vegyen részt az 1.és 2. kezdeményezésben sem a főnökkel, sem a rendszerrel kapcsolatban. Az a menedzser, aki az 1. kezdeményezést használja, nem ellenőrzi sem a főnök által kiszabott, sem a rendszer által kiszabott idő időzítését, sem tartalmát, ezáltal elveszíti a jogot arra, hogy panaszkodjon arról, hogy mit kell tennie, vagy mikor. A 2. kezdeményezést használó menedzser irányítja az időzítést, de nem a tartalmat., A 3., a 4. és az 5. kezdeményezés a menedzsert bízza meg mindkettő irányításával, a legnagyobb ellenőrzést az 5. szinten gyakorolják.

az alárendeltekkel kapcsolatban a menedzser munkája kettős. Először is tiltani kell az 1. és 2. kezdeményezések használatát, így az alárendelteknek nincs más választásuk, mint megtanulni és elsajátítani a “befejezett személyzeti munkát.”Másodszor, látni, hogy minden, az irodáját elhagyó probléma esetén a következő menedzser-alárendelt konferencia egyeztetett időpontja és helye mellett egy egyeztetett szintű kezdeményezés van hozzárendelve hozzá. Ez utóbbit megfelelően meg kell jegyezni a menedzser naptárában.,

A Gondozási Majom

további tisztázása érdekében az analógia között a majom a hátán pedig a folyamatok hozzárendelése fényerősség, akkor tekintse meg röviden, hogy az igazgatói kinevezés menetrend, amely azt kéri, hogy öt kemény-meg-gyorsan szabályok a “Gondozási Majom.”(E szabályok megsértése diszkrecionális időt fog fizetni.)

1.

majmokat kell etetni vagy lelőni. Ellenkező esetben éhen halnak, a menedzser értékes időt pazarol a postmortemekre vagy a feltámadások kísérletére.

2.szabály.,

a majompopulációt azon maximális szám alatt kell tartani, amelyet a kezelőnek ideje van a takarmányozásra. A beosztottak időt találnak arra, hogy annyi majmot dolgozzanak, amennyit csak talál, de nem többet. Nem kell több, mint öt – 15 perc, hogy táplálja a megfelelően karbantartott majom.

3.szabály.

a majmokat csak kinevezéssel szabad etetni. A menedzsernek nem kellene éhező majmokat levadásznia és fogási alapon etetni.

4.szabály.

a majmokat szemtől szembe vagy telefonon kell táplálni, de soha nem postai úton., (Ne feledje-a mail, a következő lépés lesz a menedzser.) dokumentáció adhat az etetési folyamat, de nem tudja átvenni a helyét etetés.

5.szabály.

minden majomnak rendelkeznie kell a következő etetési idővel és a kezdeményezés mértékével. Ezeket kölcsönös egyetértéssel bármikor felül lehet vizsgálni, de soha nem szabad homályossá vagy meghatározatlanná válni. Ellenkező esetben a majom vagy éhen hal, vagy a menedzser hátára kerül.

“irányítsd a munkád időzítését és tartalmát” megfelelő tanács az időkezeléshez., Az első üzleti sorrend az, hogy a menedzser kibővítse diszkrecionális idejét az alárendelt idő megszüntetésével. A második az, hogy a menedzser ennek az újonnan felfedezett diszkrecionális időnek egy részét felhasználja annak biztosítására, hogy minden alárendeltnek valóban megvan a kezdeményezése, és alkalmazza azt. A harmadik az, hogy a menedzser a megnövekedett diszkrecionális idő egy másik részét használja fel mind a főnök által kiszabott, mind a rendszer által előírt idő időzítésének és tartalmának ellenőrzésére., Mindezek a lépések növelik a menedzser tőkeáttételét, és lehetővé teszik, hogy a kezelési idő kezelésére fordított órák értéke elméleti korlátozás nélkül szaporodjon.