Hogyan írjunk egy munkadokumentumot

nem kétséges, hogy sok gondolat, vita, néha még a vita is egy szilárd hatókör véglegesítésébe kerül. De mindez a munka megéri, mert egy jól átgondolt hatókörű dokumentum megnövelheti annak esélyét, hogy egy projektet sikeres befejezéshez vezessen.

a hatókör-nyilatkozat elkészítésének sokféle módja van. Vessünk egy közelebbi pillantást néhány részletet, hogy bemegy egy szilárd projekt koca.,

mit tartalmaz egy projekt hatóköre?

itt található a lehetséges elemek listája, amelyeket érdemes hozzáadni a hatókör-nyilatkozathoz.

Business case and goals

minden projektnek vannak céljai, és itt definiálhatod őket. Ez a szakasz általában tartalmazza a projekt támogatásának (vagy finanszírozásának) okait, valamint egy sor üzleti célt vagy tervezett projekt eredményét a csapat számára, hogy szem előtt tartsa a projekt végrehajtása során.,

Ezek az adatok fontos dokumentum, mert lesz idő, amikor az érdekeltek (sőt, néha még a csapat) kéri, görény, majd tegye a idővonalat a költségvetés a kockázatot. De el tudja tolni ezeket a kockázatokat, ha a változási kérelmek nem felelnek meg a dokumentált üzleti ügynek.

Projektleírás és teljesítmények

Ez egyszerű: a projekt megvalósításainak egyszerű nyelvi áttekintése. Kerülje el a zavart azáltal, hogy világosan felvázolja, hogy mi lesz a jóváhagyásra a projekt folyamán, valamint a végső szállítható.,

például, ha egy ügyfél számára televíziós hirdetést hoz létre, mondhat valami hasonlót: a cégnév egy 60 másodperces videohirdetést készít AVI formátumban, amelyet a televízióban használnak.

Ez egy egyszerű leírást, hogy mit dolgozik, hogy szállít, de azt is megfogalmazza, apró részleteket, mint a Mennyiség, összeg, hossz, vagy bármilyen más szempontból pontosan leírja a projekt.

Elfogadási kritériumok

A hatálya segít megegyezésre jutni, mit fog szállítani, illetve nem hagy kérdést, amikor a projekt befejeződött., Az elfogadási kritériumokat meg lehet mérni, el lehet érni, és fel lehet használni annak bizonyítására, hogy a munka befejeződött.

az elfogadás egyes feltételeire vagy kritériumaira vonatkozó példák megtalálhatók a projektkövetelményekben, a felhasználói elfogadási tesztekben, vagy akár csak a végső érdekelt felek felülvizsgálatában és jóváhagyásában.

korlátozások

minden projektnek megvannak a korlátai, és biztosnak kell lennie abban, hogy nem lépi túl ezeket a korlátokat ahhoz, hogy a projektet időben és költségvetésben fejezze be.

a korlátozások sokféle formában jöhetnek létre, de egy példa lenne a technológia., Például, ha olyan alkalmazást épít, amely egy adott technológiától függ, győződjön meg róla, hogy megemlíti ezt. Lehet, hogy több módon kódolni, hogy a honlapon, de ha dobozos egy bonyolult technológia, akkor fedezi magát megadásával ezeket a korlátozásokat a hatálya.

ezzel segít, ha befut egy korlátozás, és nincs ideje vagy költségvetése, hogy vizsgálja meg alternatívák. Gondolj rá, mint egy biztosítási kötvény a projekt.

feltételezések

tudod, mit mondanak a feltételezésekről, és valószínűleg tudod, hogy igaz., Ha nem vázolja fel őket, akkor a végén zavarodottság, elmaradt elvárások, projekt problémák. Tehát szánjon időt arra, hogy felsorolja az összes olyan feltételezést, amelyre gondolt, befolyásolja a munkát, amelyet elvégez, vagy annak a munkának az eredményeit.

Kizárások

már felsorolt ki a teljesítések nyújt, de néha csak annyira fontos, hogy tételesen, mi NEM szállít. Ez segít elkerülni a kínos “de nem fogsz …” kérdéseket vagy kéréseket. Valójában arról van szó, hogy elvárásokat állítunk fel, és elkerüljük a félreértéseket a tervezett munka körül.,

költségek

Ez egy opcionális része a projekt koca, attól függően, hogy milyen típusú szervezet dolgozik.

Ha egy olyan tanácsadó Ügynökség tagja, amely külső ügyfeleket számít fel a munkájáért, akkor a projekt költségeit szeretné felvázolni, esetleg még a fázis vagy a mérföldkő szintjén is.

azt kell tennie, ami a projektnek és a szervezetnek megfelelő. De minél tisztább lehet a költségekről és a hozzá kapcsolódó munkáról, annál könnyebb lesz az Ön számára kezelni—és több pénzt keresni, ha további hatókör kúszik be.,

megállapodás

hatókörű dokumentumok természetüknél fogva megállapodást hoznak létre, de néha bizonyítékra van szüksége! Ezért tegyen egy aláírási mezőt a hatóköri dokumentumba, majd írja alá a vezető érdekelt felével vagy a projekt finanszírozójával a dokumentumot.

Ezen a megjegyzésen fontos megjegyezni, hogy ha pénzt gyűjt a munkához—vagy ha nagy a tét—, akkor valószínűleg azt akarja, hogy a hatókör dokumentumát egy ügyvéd felülvizsgálja, mielőtt aláírná. Végül is az alkalmazási dokumentum szerződés.,

Scope document example

jelentős mennyiségű munka megy be egy scope dokumentum létrehozásába, de ne feledje, nincs egyetlen helyes vagy rossz út az íráshoz.

testreszabhatja a hatóköri dokumentumot az Ön igényeihez, hogy megállapodást kapjon arról, hogy mi készül. Csak legyen a lehető legrészletesebb, hogy biztosítsa a projektek befejezni időben és a költségvetés egy boldog csapat és az érdekelt felek.

használja a fenti elemeket, hogy elkészítse a következő projekt hatókörét, és megvédje csapatát az elkerülhetetlen hatókörtől. Vagy nézd meg az ingyenes projekt rövid sablont., Ez egy nagy hatókörű dokumentum opció olyan csapatok számára, amelyek belső projekteken dolgoznak, ügyfelek vagy pénz nélkül.

tartsa szem előtt a hatókört, miután a projekt munkája megkezdődik

miután végleges kijelentkezést kapott a munkaterületen, itt az ideje elkezdeni a projektterv kidolgozását. Ismerje meg, hogy a tervezés miért elengedhetetlen a projekt sikeréhez, és hogyan lehet a csapatot és az érdekelt feleket összehangolni a tervével.

javasoljuk, hogy adjon hozzá hatókör-emlékeztetőket a projekttervéhez, így a hatókör-dokumentumba tett összes erőfeszítés nem megy kárba., Itt van, hogyan kell kommunikálni hatálya a projekt, feladat szinten TeamGantt segítségével a Megjegyzések funkció.

1. Töltse fel az aláírt munkaterületet a projekt dokumentumaiba.

Ez megkönnyíti a csapat bármely tagja számára, hogy hozzáférjen a végleges alkalmazási dokumentumhoz, Ha Kérdések vagy új kérések jelennek meg az út mentén.

2. Megjegyzések hozzáadása minden feladathoz, hogy egyértelműen meghatározza a hatókört.

a hatókör lebontása a feladat szintjén kiküszöböli a zavart, és segít biztosítani, hogy minden projekt darab a pályán maradjon.,

ne feledje, a projekt hatóköre az elvárások beállításáról szól, és az elvárások soha nem egy set-it-and-felejtsd el-it dolog. Ossza meg proaktívan a projekt hatókörét, hogy mindenki tiszta legyen a védőkorlátokon, ne féljen az emlékeztetőktől.

egy szilárd hatókörrel a kezében, és egy nyílt kommunikációs vonal, a projekt befejezheti időben és a költségvetés, magas ötös körül. 🎉

Ready to see just how quick and easy project management can be? Adj TeamGantt egy ingyenes próbát ma!