Timpul de Management: Cine are maimuța?

de ce managerii sunt de obicei în criză de timp, în timp ce subordonații lor sunt de obicei în criză de muncă?, Aici vom explora semnificația timpului de management în ceea ce privește interacțiunea dintre manageri și șefii lor, colegii lor și subordonații lor.în mod specific, ne vom ocupa de trei tipuri de timp de management: timpul impus de șef-folosit pentru a realiza acele activități pe care șeful le cere și pe care managerul nu le poate ignora fără penalizare directă și rapidă.

timp impus de sistem-folosit pentru a satisface cererile de la colegi pentru asistență activă. Neglijarea acestor cereri va duce, de asemenea, la sancțiuni, deși nu întotdeauna la fel de directe sau rapide.,timpul autoimpus—folosit pentru a face acele lucruri pe care managerul le inițiază sau este de acord să le facă. O anumită parte din acest tip de timp, totuși, va fi luată de subordonați și se numește timp subordonat-impus. Porțiunea rămasă va fi proprie managerului și se numește timp discreționar. Timpul autoimpus nu este supus pedepsei, deoarece nici șeful, nici sistemul nu pot disciplina managerul pentru că nu a făcut ceea ce nu știau că intenționase să facă în primul rând.pentru a răspunde acestor cerințe, managerii trebuie să controleze calendarul și conținutul a ceea ce fac., Deoarece ceea ce le impun șefii și sistemul lor sunt supuse sancțiunilor, managerii nu pot modifica aceste cerințe. Astfel, timpul lor autoimpus devine domeniul lor major de îngrijorare.managerii ar trebui să încerce să crească componenta discreționară a timpului lor autoimpus prin minimizarea sau eliminarea componentei subordonate. Ei vor folosi apoi incrementul adăugat pentru a obține un control mai bun asupra activităților lor impuse de șef și impuse de sistem. Majoritatea managerilor petrec mult mai mult timp ocupându-se de problemele subordonaților decât își dau seama chiar slab., Prin urmare, vom folosi metafora monkey-on-the-back pentru a examina modul în care timpul subordonat-impus vine în ființă și ce poate face superiorul în acest sens.

unde este maimuța?să ne imaginăm că un manager merge pe hol și că observă unul dintre subordonații săi, Jones, venind în cale. Când cei doi se întâlnesc, Jones salută Managerul cu, ” bună dimineața. Apropo, avem o problemă. Vezi tu … „După cum continuă Jones, managerul recunoaște în această problemă cele două caracteristici comune tuturor problemelor pe care subordonații săi le aduc în mod gratuit în atenția sa., Anume, managerul știe (A) suficient pentru a se implica, dar (b) nu este suficient pentru a lua decizia la fața locului așteptată de el. În cele din urmă, managerul spune: „Mă bucur că ai adus asta. Sunt într-o grabă chiar acum. Între timp, Lasă-mă să mă gândesc la asta, și te voi anunța.”Apoi, el și Jones parte companie.

Să analizăm ce sa întâmplat. Înainte ca cei doi să se întâlnească, pe spatele cui era „maimuța”? După ce s-au despărțit, pe spatele cui era? A managerului., Timpul impus de subordonați începe în momentul în care o maimuță sare cu succes din spatele unui subordonat în spatele superiorului său și nu se termină până când maimuța nu este returnată proprietarului propriu pentru îngrijire și hrănire. În acceptarea maimuței, managerul și-a asumat în mod voluntar o poziție subordonată subordonatului său. Adică, el i—a permis lui Jones să-l facă subordonatul ei făcând două lucruri pe care un subordonat este în general de așteptat să le facă pentru un șef-managerul a acceptat o responsabilitate din partea subordonatului său, iar managerul i-a promis un raport de progres.,subordonatul, pentru a vă asigura că managerul nu pierde acest punct, își va lipi mai târziu capul în biroul managerului și va întreba Vesel: „cum vine?”(Aceasta se numește supraveghere.)

sau să ne imaginăm în încheierea unei conferințe cu Johnson, un alt subordonat, cuvintele de despărțire ale managerului sunt: „bine. Trimite-mi o notă despre asta.”

Să analizăm acest lucru. Maimuța este acum pe spatele subordonatului, deoarece următoarea mișcare este a lui, dar este pregătită pentru un salt. Ai grijă la maimuța aia., Johnson scrie cu atenție nota solicitată și o aruncă în coșul său. La scurt timp după aceea, managerul îl scoate din coșul său și îl citește. A cui mișcare este acum? Dacă nu face această mișcare în curând, va primi o notă de urmărire de la subordonat. (Aceasta este o altă formă de supraveghere.) Mai mult manager întârzieri, mai frustrat subordonate va deveni (el va fi filare roți) și mai vinovat managerul va simti (sale restante din subordine-a impus timpul va fi de montare).,sau să presupunem încă o dată că la o întâlnire cu un al treilea subordonat, Smith, managerul este de acord să ofere tot sprijinul necesar pentru o propunere de relații publice pe care tocmai i-a cerut-o lui Smith să o dezvolte. Cuvintele de despărțire ale managerului către ea sunt: „spuneți-mi cum vă pot ajuta.”

acum să analizăm acest lucru. Din nou, maimuța este inițial pe spatele subordonatului. Dar pentru cât timp? Smith își dă seama că nu poate lăsa managerul „să știe” până când propunerea ei nu are aprobarea managerului., Și din experiență, ea își dă seama, de asemenea, că propunerea ei va sta probabil în servieta managerului timp de câteva săptămâni înainte de a ajunge în cele din urmă la ea. Cine are cu adevărat maimuța? Cine va verifica pe cine? Rotirea roților și blocarea sunt din nou pe drum.un al patrulea subordonat, Reed, tocmai a fost transferat dintr-o altă parte a companiei, astfel încât să poată lansa și, în cele din urmă, să gestioneze o afacere nou creată., Managerul a spus că ar trebui să se întâlnească în curând pentru a ciocni un set de obiective pentru noul loc de muncă, adăugând: „voi întocmi un proiect inițial pentru discuții cu dvs.”

să o analizăm și pe aceasta. Subordonatul are noul loc de muncă (prin atribuire formală) și întreaga responsabilitate (prin delegare formală), dar managerul are următoarea mișcare. Până când o va face, va avea maimuța, iar subordonatul va fi imobilizat.

De ce se întâmplă toate acestea?, Pentru că, în fiecare caz, managerul și subordonatul presupun de la început, în mod inteligent sau involuntar, că problema în cauză este o problemă comună. Maimuța, în fiecare caz, își începe cariera călare pe ambele spate. Tot ce trebuie să faceți este să mutați piciorul greșit—și-presto!- subordonatul dispare abil. Managerul este astfel lăsat cu o altă achiziție pentru menajeria sa. Desigur, maimuțele pot fi instruite să nu miște piciorul greșit. Dar este mai ușor să le împiedicați să se întoarcă în primul rând.

cine lucrează pentru cine?,

Să presupunem că acești patru subordonați sunt atât de grijulii și atenți la timpul superiorului lor, încât iau dureri pentru a permite nu mai mult de trei maimuțe să sară de la fiecare spate la el într-o zi. Într-o săptămână de cinci zile, managerul va fi luat 60 țipând maimuțe—mult prea multe pentru a face ceva despre ele în mod individual. Așa că își petrece timpul impus de subordonați jonglând cu „prioritățile” sale.,vineri după-amiază, managerul se află în biroul său cu ușa închisă pentru intimitate, astfel încât să poată contempla situația, în timp ce subordonații săi așteaptă afară pentru a avea ultima șansă înainte de weekend pentru a-i reaminti că va trebui să „pescuiască sau să taie momeală.”Imaginați-vă ce spun unul altuia despre manager în timp ce așteaptă: „Ce blocaj. Nu se poate hotărî. Cum cineva a ajuns atât de sus în compania noastră fără să poată lua o decizie pe care nu o vom ști niciodată.,cel mai rău dintre toate, motivul pentru care managerul nu poate face niciuna dintre aceste „mișcări următoare” este că timpul său este aproape în întregime consumat prin îndeplinirea propriilor cerințe impuse de șef și impuse de sistem. Pentru a controla aceste sarcini, are nevoie de timp discreționar care, la rândul său, îi este refuzat atunci când este preocupat de toate aceste maimuțe. Managerul este prins într-un cerc vicios. Dar timpul este o pierdere (o subestimare). Managerul își cheamă secretara la interfon și o instruiește să-i spună subordonaților că nu le va putea vedea până luni dimineață., La 7 pm, el conduce acasă, intenționând cu hotărâre fermă să se întoarcă la birou mâine pentru a fi prins peste week-end. El se întoarce luminos și devreme a doua zi doar pentru a vedea, pe cel mai apropiat verde al terenului de golf vizavi de fereastra biroului său, un Cei patru. Ghici cine?

asta o face. Acum știe cine lucrează cu adevărat pentru cine. Mai mult decât atât, el vede acum că, dacă realizează de fapt în acest weekend ceea ce a ajuns să realizeze, moralul subordonaților săi va crește atât de puternic încât fiecare va ridica limita numărului de maimuțe pe care le vor lăsa să sară de la spate la al său., Pe scurt, el vede acum, cu claritatea unei revelații pe un vârf de munte, că cu cât va fi prins mai mult, cu atât va rămâne în urmă.managerul poate vedea acum, cu claritatea unei revelații pe un vârf de munte, că cu cât este mai prins, cu atât va rămâne în urmă.el părăsește biroul cu viteza unei persoane care fuge de o ciumă. Planul lui? Pentru a fi prins pe altceva el nu a avut timp de ani de zile: un week-end cu familia sa. (Aceasta este una dintre numeroasele varietăți de timp discreționar.,duminică seara se bucură de zece ore de somn dulce, netulburat, pentru că are planuri clare pentru luni. El va scăpa de timpul său impus de subordonați. În schimb, el va primi o cantitate egală de timp discreționar, o parte din care va petrece cu subordonații săi pentru a se asigura că învață arta managerială dificilă, dar plină de satisfacții, numită „îngrijirea și hrănirea maimuțelor.managerul va avea, de asemenea, o mulțime de timp discreționar pentru a obține controlul asupra calendarului și conținutului nu numai al timpului impus de șef, ci și al timpului impus de sistem., Poate dura luni, dar în comparație cu modul în care au fost lucrurile, recompensele vor fi enorme. Obiectivul său final este să-și gestioneze timpul. managerul se întoarce la birou luni dimineață destul de târziu, astfel încât cei patru subordonați ai săi s-au adunat în afara biroului său așteptând să-l vadă despre maimuțele lor. Îi cheamă unul câte unul. Scopul interviului este de a lua o maimuță, puneți-l pe birou între ei, și să aflăm împreună cum următoarea mișcare ar putea fi subordonat lui. Pentru anumite maimuțe, care va lua ceva timp., Următoarea mișcare a subordonatului poate fi atât de evazivă încât managerul poate decide—doar pentru moment—doar să lase maimuța să doarmă pe spatele subordonatului peste noapte și să-l întoarcă cu ea la un moment stabilit în dimineața următoare pentru a continua căutarea comună pentru o mișcare mai substanțială a subordonatului. (Maimuțele dorm la fel de bine peste noapte pe spatele subordonaților ca și pe superiori”.pe măsură ce fiecare subordonat părăsește biroul, managerul este recompensat de vederea unei maimuțe care își părăsește biroul pe spatele subordonatului., În următoarele 24 de ore, subordonatul nu va aștepta managerul, în schimb, managerul va aștepta subordonatul.mai târziu ,ca și cum să-și amintească că nu există nicio lege împotriva angajării sale într-un exercițiu constructiv între timp, managerul se plimbă prin biroul subordonatului, își lipeste capul în ușă și întreabă Vesel: „cum vine?”(Timpul consumat în acest sens este discreționar pentru manager și șef impus pentru subordonat.în acceptarea maimuței, managerul și-a asumat voluntar o poziție subordonată subordonatului său.,când subordonatul (cu maimuța pe spate) și managerul se întâlnesc la ora stabilită a doua zi, managerul explică regulile de bază în cuvinte în acest sens:

„în niciun moment în timp ce vă ajut cu această problemă sau cu orice altă problemă, problema dvs. va deveni problema mea. În clipa în care problema ta devine a mea, nu mai ai nicio problemă. Nu pot ajuta o persoană care nu are o problemă.

„când această întâlnire se va termina, problema va părăsi acest birou exact așa cum a intrat—pe spatele tău., Îmi puteți cere ajutorul la orice oră stabilită și vom stabili în comun care va fi următoarea mișcare și care dintre noi o va face.

„în acele cazuri rare în care următoarea mișcare se dovedește a fi a mea, Tu și cu mine o vom determina împreună. Nu voi face nici o mișcare singur.managerul urmează aceeași linie de gândire cu fiecare subordonat până în jurul orei 11 dimineața, când își dă seama că nu trebuie să-și închidă ușa. Maimuțele lui au dispărut. Se vor întoarce—dar numai cu programare. Calendarul său va asigura acest lucru.,

transferarea inițiativei

ceea ce am condus în această analogie monkey-on-the-back este că managerii pot transfera inițiativa înapoi subordonaților lor și o pot păstra acolo. Am încercat să evidențiem un truism pe cât de evident pe atât de subtil: și anume, înainte de a dezvolta inițiativa în subordonați, managerul trebuie să se asigure că au inițiativa. Odată ce managerul o ia înapoi, nu o va mai avea și își poate săruta timpul discreționar la revedere. Totul va reveni la timpul impus de subordonați.,de asemenea, managerul și subordonatul nu pot avea aceeași inițiativă în același timp. Deschizătorul, „șefu’, avem o problemă”, implică această dualitate și reprezintă, așa cum am menționat mai devreme, o maimuță călare pe două spate, ceea ce este o modalitate foarte proastă de a începe o maimuță în cariera sa. Prin urmare, să luăm câteva momente pentru a examina ceea ce numim „Anatomia inițiativei manageriale.există cinci grade de inițiativă pe care managerul le poate exercita în raport cu șeful și cu sistemul:

1. așteptați până la spus (cea mai mică inițiativă);

2. întrebați ce să faceți;

3., recomanda, apoi ia măsuri rezultate;

4. acționați, dar sfătuiți imediat;

5. și acționează pe cont propriu, apoi raportează în mod obișnuit (cea mai înaltă inițiativă). în mod evident, managerul ar trebui să fie suficient de profesionist pentru a nu se deda la inițiativele 1 și 2 în raport cu șeful sau cu sistemul. Un manager care utilizează inițiativa 1 nu are niciun control asupra calendarului sau conținutului timpului impus de șef sau de sistem și, prin urmare, pierde orice drept de a se plânge de ceea ce i se spune să facă sau când. Managerul care utilizează inițiativa 2 are control asupra calendarului, dar nu asupra conținutului., Inițiativele 3, 4 și 5 Lasă managerul în controlul ambelor, cel mai mare control fiind exercitat la nivelul 5.în raport cu subordonații, locul de muncă al managerului este dublu. În primul rând, pentru a scoate în afara legii utilizarea inițiativelor 1 și 2, oferind astfel subordonaților nici o alegere, ci de a învăța și de master „finalizat munca personalului.”În al doilea rând, pentru a vedea că pentru fiecare problemă care își părăsește biroul, există un nivel de inițiativă convenit, pe lângă un timp și un loc convenit pentru următoarea conferință manager-subordonat. Acestea din urmă trebuie notate în mod corespunzător în calendarul managerului.,pentru a clarifica în continuare analogia noastră între maimuța de pe spate și procesele de atribuire și control, ne vom referi pe scurt la Programul de numire al managerului, care solicită cinci reguli dure și rapide care reglementează „îngrijirea și hrănirea maimuțelor”.”(Încălcarea acestor reguli va costa timp discreționar.)

Regula 1.

maimuțele trebuie hrănite sau împușcate. În caz contrar, vor muri de foame, iar managerul va pierde timp prețios pe postmortemuri sau încercări de Înviere.

regulă 2.,populația de maimuțe trebuie menținută sub numărul maxim pe care managerul are timp să-l hrănească. Subordonații vor găsi timp pentru a lucra cât mai multe maimuțe ca el sau ea găsește timp să se hrănească, dar nu mai mult. Nu ar trebui să dureze mai mult de cinci până la 15 minute pentru a alimenta o maimuță întreținută corespunzător.

regulă 3.

maimuțele trebuie hrănite numai cu programare. Managerul nu ar trebui să vâneze maimuțe înfometate și să le hrănească pe o bază catch-as-catch-can.

Regula 4.maimuțele trebuie hrănite față în față sau prin telefon, dar niciodată prin poștă., (Amintiți—vă-cu mail, următoarea mișcare va fi managerul.) documentația poate adăuga la procesul de hrănire, dar nu poate lua locul hrănirii.

regulă 5.

Fiecare maimuță trebuie să aibă un timp de hrănire următor atribuit și gradul de inițiativă. Acestea pot fi revizuite în orice moment de comun acord, dar nu pot deveni niciodată vagi sau nedeterminate. În caz contrar, maimuța va muri de foame sau va ajunge pe spatele managerului.

„obțineți controlul asupra calendarului și conținutului a ceea ce faceți” este un sfat adecvat pentru gestionarea timpului., Prima ordine de afaceri este ca managerul să-și mărească timpul discreționar prin eliminarea timpului impus de subordonați. Al doilea este ca managerul să folosească o parte din acest timp discreționar nou descoperit pentru a se asigura că fiecare subordonat are de fapt inițiativa și o aplică. Al treilea este ca managerul să utilizeze o altă parte a timpului discreționar crescut pentru a obține și a păstra controlul asupra calendarului și conținutului atât al timpului impus de șef, cât și al timpului impus de sistem., Toți acești pași vor crește efectul de levier al managerului și vor permite ca valoarea fiecărei ore petrecute în gestionarea timpului de management să se înmulțească fără limită teoretică.