doar pentru că aceasta este prima scrisoare de colectare, acest lucru nu înseamnă că acesta este primul dvs. punct de contact cu clientul. Până acum ați trimis factura, trimis memento-uri data scadenței și să le știu când factura a trecut trecut din cauza. Prima scrisoare de colectare trebuie trimisă clientului neplătitor de îndată ce factura a trecut.deoarece aceasta este doar prima literă, este important să păstrați tonul prietenos, informativ și profesional., Există multe motive pentru care clientul nu a plătit la timp, cum ar fi să nu primească niciodată factura sau să lipsească ceva important pe factură. Oferindu-le o șansă pentru explicații înainte de a fi supărat și insistent, puteți păstra o relație excelentă client-furnizor.
Aceasta prima colectie scrisoarea trebuie să conțină următoarele informații:
- Zile
- Suma datorată
- Notă încercările anterioare de a colecta
- Rezumat de cont
- Instrucțiuni – ce ai vrea să faci în continuare?,
- data scadenței pentru plată – este important să folosiți o dată reală, nu „în următoarele 7 zile lucrătoare”, deoarece aceasta poate fi vauge
- informațiile dvs. de contact
primul șablon de scrisoare de colectare
dragă,
acesta este doar un memento prietenos că contul dvs. este trecut. Conform înregistrărilor noastre soldul dvs. de $ este în prezent . Am trimis prin e-mail o copie detaliată a extraselor de cont. În cazul în care nu ați primit aceste mesaje și documente, v-am furnizat mai jos un rezumat al contului dvs.,
numărul facturii:
data facturii:
Suma: data scadenței:
zilele scadente:
am aprecia foarte mult dacă ați putea să ne anunțați starea acestei plăți. Vă rugăm să ne contactați sau să trimiteți plata dvs. de $ la adresa de mai jos până la 16 aprilie 2015 dacă nu ați făcut-o deja.pentru mai multe informatii, va rugam sa ne contactatidacă există o eroare sau nu puteți plăti în acest moment, vă rugăm să mă contactați la astfel încât să putem corecta orice eroare sau să aranjăm un alt plan de plată. Vă mulțumim pentru răspunsul prompt la această solicitare și pentru continuarea activității dvs.,
sincer,
A doua scrisoare de colectare
a doua scrisoare de colectare poate fi un act de echilibrare dur. În timp ce tonul dvs. trebuie să devină mai asertiv, deoarece prima literă pare să fi fost ignorată, trebuie să rămâneți prietenos față de client. Găsirea zonei gri Între asertiv și prietenos este întotdeauna dificilă.timpul de trimitere a celei de-a doua scrisori de colectare este fie la două săptămâni după ce prima scrisoare de colectare a fost ignorată, fie după ce o promisiune de plată din prima literă a trecut.,
Cea de-a doua scrisoare de colectare ar trebui să includă:
- mai vorbim de toate încercările anterioare de a colecta, inclusiv prima scrisoare de colectare
- factura scadenta
- Zile
- număr de Factură și suma
- Instruire – ce ar trebui să fac în continuare?,
- oferă ajutor pentru a lucra la termenii de plată
- Sugestie la impactul neplata ar putea avea asupra lor Termeni de credit/evaluări
- informațiile dvs. de contact
al doilea șablon de colectare scrisoare
dragă ,
În acest moment nu am primit încă o plată în ceea ce privește și nici nu am primit un răspuns la scrisoarea trimisă pe . Conturile dvs. sunt acum scadente și datorați un total de $.în calitate de client apreciat, am dori să vă ajutăm să remiteți rapid plata pentru a evita orice acțiuni care ar putea afecta ratingul dvs. de credit sau limitele de credit viitoare cu compania noastră., Dacă există vreun motiv pentru care nu puteți plăti integral, vă rugăm să mă contactați la și aș fi fericit să vorbesc despre aranjarea unui program de plată care să fie reciproc agreabil.
vă rugăm să luați legătura cu mine imediat dacă doriți să elaboreze un program de plată, în caz contrar, vă rugăm să trimiteți plata de $ de . Putem accepta informațiile cardului dvs. de credit prin telefon, prin portalul nostru de plăți online sau am închis un plic auto-adresat pentru confortul dvs., dacă alegeți să trimiteți un cec prin poștă.,vă mulțumim anticipat pentru răspunsul prompt la această scrisoare și pentru continuarea activității dvs.
cu sinceritate,
A treia scrisoare de colectare
În acest moment, ați trimis acum mai multe scrisori și ați făcut mai multe încercări de colectare. Pentru fiecare săptămână în care o factură este neplătită, probabilitatea de a nu colecta întreaga sumă crește. Din acest motiv, tonul acestei scrisori va fi foarte diferit de restul. Veți notifica clientul că, dacă nu plătește imediat, veți fi obligat să vă adresați contul unei agenții de colectare sau să implicați un avocat.,deși a treia scrisoare de colectare poate fi destul de frustrant, este important să continue să rămână profesionale.,div>
Cea de-a Treia Scrisoare de Colectare Șablon
Dragi ,
La acest moment, încă nu am auzit de la tine în ceea ce privește factura care a fost cauza privind și nici nu am primit un răspuns la scrisoarea trimisă pe , scrisoarea trimisă de pe , sau numeroasele noastre încercări de a apela și e-mail., Conturile dvs. sunt acum scadente și datorați un total de $.
regret să vă informez că, dacă nu primim plata în întregime sau nu elaborăm un plan de plată convenit până la această dată, va trebui să predăm factura către o agenție de colectare și/sau avocatul nostru.sper să aud de la tine înainte de această acțiune trebuie să fie luate pentru a evita deteriorarea rating-ul de credit sau relația noastră de afaceri viitoare. Vă rugăm să contactați-mă imediat la astfel încât să putem obține această problemă stabilit.,cu această scrisoare de colectare finală, ați făcut acum tot ce puteți și pur și simplu lăsați clientul să știe că problema nu mai este în mâinile dvs. Deși nu este obligatoriu să informați clientul că contul său a intrat în colecții sau a fost predat unui avocat, acesta poate ajuta la menținerea relației în stare bună și la o tranziție lină. Acest lucru vă oferă, de asemenea, o ultimă încercare finală de a colecta, iar atunci când sunt implicați avocați, oamenii încep de obicei să se înghesuie.,această scrisoare este semnificativ mai scurtă decât celelalte, deoarece este pur și simplu o scrisoare de notificare. Acesta va servi drept dovadă a multiplelor ori în care clientul a fost contactat, a facturii în cauză și a sumei datorate. Amintiți-vă: chiar și ca notificare finală, trebuie să rămâneți profesionist.
scrisoarea de colectare finală și avizul de acțiune juridică șablon
dragă,
în acest moment încă nu am auzit de la tine în ceea ce privește factura pentru $ care a fost datorată pe . Nici nu am primit un răspuns la numeroase apeluri telefonice, e-mailuri sau scrisori trimise pe,, sau .,deoarece am eșuat în încercarea noastră de a rezolva acest lucru direct cu dvs., regret să vă informez că am raportat această problemă Biroului de credit și am predat această factură unei agenții de colectare care va fi în contact cu dvs. în ceea ce privește plata acestei facturi.
cu sinceritate,