cum se scrie un document de lucru
nu există nici o îndoială că o mulțime de gândire, discuții, și, uneori, chiar dezbatere merge în finalizarea unui domeniu de aplicare solid. Dar toată această muncă merită, deoarece faptul că aveți un document de aplicare bine gândit vă poate crește șansele de a conduce un proiect la finalizarea cu succes.
există o mulțime de moduri diferite de a crea o declarație de domeniu de aplicare. Să aruncăm o privire mai atentă la unele dintre detaliile care intră într-o scroafă solidă a proiectului.,
ce este inclus în domeniul de aplicare al unui proiect?
Iată o listă de elemente posibile pe care ar trebui să le adăugați în declarația de domeniu de aplicare.
Business case and goals
fiecare proiect are obiective, iar aici le veți defini. Această secțiune include, de obicei, motivele pentru care proiectul este sprijinit (sau finanțat), împreună cu un set de obiective de afaceri sau rezultate ale proiectului pe care echipa dvs. să le țină cont în timpul executării proiectului.,
aceste detalii sunt esențiale pentru documentare, deoarece vor exista momente în care solicitările părților interesate (și uneori chiar ale echipei) se strecoară și vă pun în pericol calendarul și bugetul. Dar puteți elimina aceste riscuri dacă cererile de schimbare nu corespund cazului de afaceri documentat.
descrierea proiectului și livrabilele
aceasta este simplă: o prezentare generală în limbaj simplu a livrabilelor proiectului. Evitați confuzia prin conturarea clară a ceea ce va fi livrat spre aprobare pe parcursul proiectului, precum și livrarea finală.,
de exemplu, dacă creați un anunț de televiziune pentru un client, ați putea spune ceva de genul: numele companiei va produce și va livra o reclamă video de 60 de secunde în format AVI pentru a fi utilizată la televizor.
este o descriere simplă a ceea ce lucrați pentru a livra, dar, de asemenea, descrie detalii mici, cum ar fi cantitatea, cantitatea, lungimea sau orice alte aspecte descriu cu exactitate proiectul.
criterii de acceptare
domeniul dvs. de aplicare ar trebui să vă ajute să ajungeți la un acord cu privire la ceea ce va fi livrat și să nu lăsați nicio întrebare atunci când proiectul este complet., Criteriile de acceptare pot fi măsurate, realizate și utilizate pentru a dovedi că munca este completă. exemple ale unor condiții sau criterii de acceptare pot fi găsite în cerințele proiectului, testarea acceptării utilizatorilor sau chiar doar o revizuire și aprobare finală a părților interesate.
limitări
fiecare proiect are limitele sale și trebuie să vă asigurați că nu depășiți aceste limite pentru a finaliza un proiect la timp și în buget.
limitările pot veni în mai multe forme, dar un exemplu ar fi tehnologia., De exemplu, dacă construiți o aplicație care depinde de o tehnologie specifică, asigurați-vă că menționați acest lucru. Pot exista mai multe moduri de a codifica acel site web, dar dacă sunteți în cutie într-o tehnologie complicată, vă puteți acoperi specificând aceste limitări în domeniul dvs. de aplicare.
Acest lucru vă va ajuta atunci când executați într-o limitare și nu au timp sau buget pentru a explora alternative. Gândiți-vă la aceasta ca la o poliță de asigurare pentru proiectul dvs.
ipoteze
știți ce se spune despre ipoteze și probabil știți că este adevărat., Dacă nu le conturați, veți ajunge la confuzie, așteptări ratate și probleme de proiect. Deci, ia timp pentru a lista toate ipotezele pe care le-ați gândit că va afecta munca pe care o veți face sau rezultatele acestei lucrări.
excluderi
ați enumerat deja produsele pe care le veți furniza, dar uneori este la fel de important să enumerați ceea ce nu veți livra. Acest lucru vă ajută să evitați incomode „dar nu ai de gând să…” întrebări sau cereri. Într-adevăr, este vorba despre stabilirea așteptărilor și evitarea oricărei comunicări greșite în jurul muncii pe care ați planificat-o.,
Costuri
aceasta este o porțiune opțională a scroafei dvs. de proiect, în funcție de tipul de organizație în care lucrați. dacă faci parte dintr-o agenție de consultanță care taxează clienți externi pentru munca ta, vei dori să conturezi costurile proiectului, posibil chiar și la nivel de etapă sau etapă.
trebuie să faceți ceea ce vi se pare potrivit pentru proiectul și organizația dvs. Dar cu cât puteți fi mai clar în ceea ce privește costurile și munca asociată cu aceasta, cu atât vă va fi mai ușor să o gestionați—și să faceți un caz pentru mai multe fonduri atunci când se va introduce o sferă suplimentară.,
acord
documente Scope creați un Acord prin natură, dar uneori aveți nevoie de dovezi! Așadar, includeți un câmp de semnătură în documentul dvs. de aplicare și rugați părțile interesate principale sau finanțatorul proiectului să semneze documentul. în această notă ,este important să rețineți că, dacă colectați bani pentru lucrare—sau dacă există mize mari—veți dori probabil ca documentul dvs. de scop să fie revizuit de un avocat înainte de a fi semnat. La urma urmei, documentul de aplicare este un contract.,
Scope document example
o cantitate considerabilă de muncă merge în crearea unui document scope, dar, amintiți-vă, nu există nici un singur mod corect sau greșit de a scrie unul. adaptați documentul de aplicare la nevoile dvs. pentru a obține un acord cu privire la ceea ce va fi produs. Fiți cât mai detaliat posibil pentru a vă asigura că proiectele dvs. se termină la timp și în buget, cu o echipă fericită și părți interesate. utilizați elementele de mai sus pentru a crea următorul scop al proiectului și pentru a vă apăra echipa de inevitabilul creep. Sau consultați șablonul nostru scurt de proiect gratuit., Aceasta este o opțiune excelentă pentru documentele de aplicare pentru echipele care lucrează la proiecte interne fără clienți sau bani implicați.
țineți minte domeniul de aplicare odată ce începe lucrul la proiect
odată ce obțineți semnarea finală a domeniului de activitate, este timpul să începeți să vă elaborați planul de proiect. Aflați de ce planificarea este o necesitate pentru succesul proiectului și cum să vă aliniați echipa și părțile interesate la planul dvs. vă recomandăm să adăugați mementouri scope la planul de proiect, astfel încât tot efortul depus în documentul scope să nu se irosească., Iată cum puteți comunica domeniul de aplicare la nivel de proiect și sarcină în TeamGantt folosind funcția de comentarii.
1. Încărcați domeniul de lucru semnat în documentele proiectului.
Acest lucru face ușor pentru oricine din echipă să acceseze documentul final scope dacă apar întrebări sau solicitări noi pe parcurs.
2. Adăugați note la fiecare sarcină pentru a defini clar domeniul de aplicare.
ruperea domeniului de aplicare la nivelul sarcinii elimină confuzia și ajută la asigurarea faptului că fiecare piesă de proiect rămâne pe drumul cel bun.,
Amintiți-vă, scopul proiectului este de toate despre setarea așteptărilor, iar așteptările nu sunt un set-it-si-uita-l lucru. Distribuiți proactiv domeniul de aplicare al proiectului, astfel încât toată lumea să fie clară cu privire la balustrade și nu fiți timizi cu privire la mementouri. cu un domeniu de aplicare solid în mână și o linie deschisă de comunicare, proiectul se poate termina la timp și în buget, cu cinciari mari peste tot în jurul. sunteți gata să vedeți cât de rapid și ușor poate fi managementul de proiect? Dă TeamGantt un gratuit încercați astăzi!