Implementere omfattende prosedyrer i dag, ikke vent til utgangen av året.

jeg vet de tilbyr, og har vært en kontrolleren for 20 år. Du fikk gjennom 1099 sesongen og sagt til deg selv, «vi kan ikke bruke så mye tid og gjøre det på denne måten igjen neste år!,»Men deretter din oppmerksomhet viser til den årlige revisjon, og deretter et oppkjøp, og deretter et system for konvertering, og deretter en stab mangel, og før du vet ordet av det, januar er her igjen. Fokus snur seg mot å utstede utgangen av økonomi, slik at du delegere 1099 jobben til noen på personalet, i håp om at du kan gjøre en rask gjennomgang av arbeidet og deretter gå videre.

den ansatte går inn i de typiske problemene igjen; misfiled, feil og mangler W-9s. De er ikke i stand til å få en W-9 for noen leverandører med ingen kontaktinformasjon., I tillegg, det er ikke en veldig god prosess for å finne ut hvilke betalinger skal være 1099 rapporterte at du kan se og føle deg komfortabel med. Du starter med arbeidet ditt fra i fjor, men var det virkelig riktig? Du kan bruke mer tid enn du ønsker, trekke sammen en liste over rapporterte betalinger som du håper er riktig og file 1099s den siste uken av januar. Risikoen for revisjon synes lave, slik at du flytte på.,

Korrekt SKATTEMYNDIGHETENE er nytt fokus på Skjema 1099 revisjon

Vesentlighet fungerer i mange områder, men når det kommer til 1099s det er ikke anbefalt. SKATTEMYNDIGHETENE er ikke lenger å spille rundt i dette området. For flere år siden, SKATTEMYNDIGHETENE utstedt et memorandum som har oppdatert sine sysselsetting revisjonsprosedyrer for å inkludere en gjennomgang av informasjon tilbake. Det er et notat som sier at SKATTEMYNDIGHETENE sensorer må nå » – adresse om den aktuelle informasjonen returnerer ble anlagt for alle rapporteringspliktige betalinger (f.eks. Skjema 1099-MISC…)» under en sysselsetting revisjon., Denne betydelige økningen i 1099 håndheving kom fra Treasury Inspector General rapport med tittelen «på Grunn av Mangel på Håndhevelse Skattytere Er å Unngå Milliarder av Dollar i Forskuddstrekk.»

Hvis du er revidert, det tar ikke mye for straff og forskuddstrekk vurderinger for å legge opp. Et eksempel er den beste måten å markere dette. La oss anta at du har lagt til 200 forhandlere i løpet av året og som er utstedt 50 1099 skjemaer ved utgangen av året. Du var i stand til å få alle, men ti W-9s fra dine leverandører av 31. januar., Men, du var ikke klar over at du feilsorterte fem leverandører som selskaper, og glemte at rettslige oppgjør betalt til en advokat har ofte rapporteres til både skadelidte og advokat. Det var bare et par feil, men de resulterte i betydelig straff.

Den endelige vurderingen av $50,730 kom fra bare ti leverandør betalinger, med de fleste av eksponering knyttet til forskuddstrekk. Også, bør du vurdere at eksempelet ikke har noen interesse vurderinger., Klart, det er viktig å få en W-9 skjema fra hver leverandør som er riktige og fullstendige. For det andre er det viktig å være helt sikker på hvilke betalinger som er meldepliktige, og hvorfor.

Vet straffen fastsatt av SKATTEMYNDIGHETENE

1099 innlevering straffer

Straff kan være betydelig, og for mange selskaper som ikke er i samsvar med IRS informasjon rapportering forskrifter.

Straff mengde – mengde straffen ikke er riktig å sende en 1099 form er basert på når du filen korrekt retur.,informasjon vil komme tilbake riktig fil mer enn 30 dager etter forfall, men av August 1; maksimal straff på $1,669,500

  • $270 per informasjon tilbake hvis du filen etter 1. August eller du ikke sende inn nødvendig informasjon returnerer; maksimal straff på $3,339,000
  • $550 eller mer per informasjon tilbake om noen unnlatelse av å inngi et riktig informasjon tilbake er grunn til å bevisst se bort fra; det er ingen maksimum straff

    • I tillegg, den samme straffen over er vurdert på samme beløp på en unnlatelse av å gi et riktig 1099 uttalelse til leverandøren eller som uavhengig konsulent., Straffen for ikke å sende inn en korrekt informasjon tilbake med SKATTEMYNDIGHETENE er atskilt fra straffen for ikke å gi en 1099 uttalelse til din leverandør.,

    Du kan være gjenstand for straff:

      • Hvis du ikke klarer å fil rett tid
      • Hvis du ikke klarer å inkludere alle opplysninger som er nødvendige for å bli vist på en retur
      • Hvis du tar feil informasjon på en retur
      • Hvis du filen på papir når du var påkrevet å sende elektronisk
      • Hvis du rapporterer en feil TINN
      • Hvis du unnlater å rapportere en TIN
      • Hvis du ikke klarer å file papir former som er maskinlesbare.

    For mer informasjon på straffer, se den Generelle Instruksjoner for Visse Opplysninger Tilbake.,

    forskuddstrekk straffer

    Selv om straff kan være betydelige, det er forskuddstrekk vurdering som har størst eksponering. Forskuddstrekk er en IRS kravet for selskaper til å holde tilbake 24% av en betaling til en AMERIKANSK leverandør i visse omstendigheter, og overføre beløpet til SKATTEMYNDIGHETENE. Bedrifter er pålagt å foreta en første forespørsel, for TINN nummeret (som du har gjort med en W-9-form) når den første betalingen er gjort til leverandøren.

    Hvis leverandøren ikke kan levere en W-9 skjemaet når du først ber om det, må du begynne forskuddstrekk., Hvis du ikke begynner forskuddstrekk når det er nødvendig, kan du bli ansvarlig for hele beløpet som ikke ble holdt tilbake. Så, hvis et selskap betaler en leverandør $100,000 i løpet av et kalenderår og ikke holde tilbake det nødvendige 24%, kan det være nødvendig å betale $24 000 i forskuddstrekk seg til SKATTEMYNDIGHETENE.

    For mer informasjon om forskuddstrekk, se IRS publisering 1281, forskuddstrekk for mangler og feil navn/Bokser.,

    Implementere en plan for å redusere risikoen for straff i dag

    Det er flere måter å begrense eksponeringen for å Danne W-9 straffer.

    Få en W-9 skjemaet før hver leverandør betaling

    på Grunn av den potensielle risikoen for 24% forskuddstrekk blir vurdert på HELE beløpet som er betalt til en leverandør, er det viktig at du skaffer deg en W-9 skjema fra hver leverandør. Sørg for at du har en luft-tett prosess på plass for å sikre at du får en W-9 skjema før første betaling til leverandører., Du bør også ha en måte å spore W-9s bedt om å følge opp for å sikre mottak. Unngå ute etter å fange opp på mangler W-9s ved utgangen av året. På det punktet du vil finne leverandører som ikke lenger er i virksomhet, ikke har god kontakt informasjon, eller ikke gi deg en W-9 for å unngå å bli utstedt en 1099 form.

    eksponering fra enda en manglende W-9 skjemaet er for stor. I eksempelet over to betalinger for bare $90,000 ble vurdert $21,600 i forskuddstrekk på grunn av manglende B-9s. Hvis utbetalingene hadde utgjorde $500,000, en 24% forskuddstrekk vurdering ville være $120,000., Forskuddstrekk kostnadene kan bli betydelige, og vil være en kostnad for selskapet som betaling til leverandøren hadde allerede blitt gjort.

    Det er også viktig å sikre at W-9-skjemaer som du mottar er fullstendig og korrekt. W-9s som mangler TIN-nummer, navn, eller signatur kan sies å være underlagt 24% forskuddstrekk så vel. Samsvarer ikke mellom navn og TIN-nummer kan også resultere i «B» merknader fra SKATTEMYNDIGHETENE. Disse merknadene skape ekstra arbeid og øke eksponeringen mot ytterligere straff.,

    Sikre en solid forståelse av 1099 forskrifter

    sørg for at du har en solid forståelse av IRS-regler for 1099 skjemaer. For hvert rapporteringspliktig betaling som ikke er rapportert til SKATTEMYNDIGHETENE og selger, den straffen vil være $540 hvis ikke fanget opp før 1. August.

    For mer informasjon se IRS ‘ s Guide til Informasjon Tilbake og Instruksjoner for Skjemaer 1099-MISC og 1099-NEC.

    – Filen elektronisk når det er nødvendig

    Hvis du er forpliktet til å innlevere 250 eller mer informasjon avkastning i løpet av året, du må sende inn elektronisk., 250 eller mer gjelder separat for hver type skjema. Imidlertid, vær oppmerksom på at SKATTEMYNDIGHETENE er å se på endring av denne regelen. Se bloggen vår artikkel IRS foreslår endringer til elektronisk rapportering krav.

    – Fil rett tid

    sørg for at du følger SKATTEMYNDIGHETENE retningslinjer ved å sende Skjemaet 1096 med SKATTEMYNDIGHETENE og sende Skjema 1099 til leverandører i tide. Se bloggen vår artikkel Unngå straff, 1099-MISC forfallsdatoer for 2021.,

    Bruk W9manager å effektivisere hele prosessen

    W9manager ble bygget for å hjelpe deg med å fullføre de fleste av dine 1099 arbeid før sesongen starter.,div>

    • Be om elektronisk W-9s fra leverandører med automatiske påminnelser
    • Gi alle i organisasjonen tilgang til å be om W-9 og får dem tilbake sentral
    • Spore alle utestående W-9s at du ikke har mottatt
    • Motta W-9s som er gjort riktig, som leverandører og underentreprenører bruke vår trinn-for-steg prosess for å skape W-9s
    • Vet hvilken leverandør betalinger er rapporteringspliktige på en 1099-MISC ved hjelp av våre guidede process
    • Slutte å sende papir 1099s når leverandører opt-in for elektronisk rapportering

    Prøv W9manager gratis i 14 dager på w9manager.,com.

    Ansvarsfraskrivelse – Alle regnskaps -, forretnings-eller skattemessig rådgivning som finnes i denne kommunikasjonen, inkludert vedlegg og skap, er ikke ment som en grundig, dyptgående analyse av konkrete problemstillinger, og heller ikke en erstatning for en formell mening, eller er det tilstrekkelig for å unngå skattemessige straffer.