Bare fordi dette er den første samling brev, dette betyr ikke at dette er din første punktet i kontakt med kunden. Nå du har sendt fakturaen, sendt forfallsdato påminnelser og la dem vite når fakturaen har gått forbi grunn. Første samling brev som skal være sendt ut til ikke-betalende kunden så snart fakturaen har gått forbi grunn.
Siden dette er bare den første bokstaven, det er viktig å holde tonen er vennlig, informativ og profesjonell., Det er mange grunner til at kunden ikke har betalt i tide, for eksempel aldri mottar faktura eller mangler noe viktig på fakturaen. Ved å gi dem en sjanse til forklaring før du blir opprørt og pushy, er du i stand til å holde en stor kunde-leverandør forhold.
Denne første samlingen brevet skal inneholde følgende informasjon:
- Dager forfalt
- Beløpet
- Merk tidligere forsøk på å samle
- Oppsummering av konto
- Instruksjoner – hva ønsker du at de skal gjøre neste?,
- Forfallsdato for betaling – det er viktig å bruke en faktisk dato, ikke «i neste 7 dager», da dette kan være vauge
- kontakt-informasjon
Den Første Samlingen Brev Mal
Kjære ,
Dette er bare en vennlig påminnelse om at din konto er forfalt. I henhold til våre registre saldoen på $ er i dag . Vi har sendt en detaljert kopi av dine kontoutskrifter. I tilfelle du ikke har mottatt slike meldinger og dokumenter, har vi gitt en oppsummering av din konto nedenfor.,
Faktura nummer:
Faktura Dato:
Beløp: Forfallsdato:
Dager forfalt:
ville Vi stor pris på om du kan la oss få vite status på dette med betaling. Vennligst kontakt oss eller sende betalingen din på $ til adressen nedenfor med 16 April 2015 hvis du ikke allerede har gjort det.
ATTN: Regnskap Dept.
Hvis det er noen feil, eller du er i stand til å betale på denne tiden, kan du kontakte meg på, slik at vi kan rette opp eventuelle feil eller sørge for at en annen betaling plan. Takk for raskt svar til denne avtale og for videreført virksomhet.,
med vennlig Hilsen
Den Andre Samling Brev
Den andre samling brev kan være en vanskelig balansegang. Mens tone behov for å bli mer selvsikker siden den første bokstaven ser ut til å ha gått ignorert, du fortsatt trenger å være vennlig mot til kunden. Å finne det grå området mellom selvsikker og vennlig er alltid vanskelig.
tid til å sende den andre samling brev er enten to uker etter første samling brev som har gått ignorert, eller etter et løfte om å betale fra første bokstaven har gått forbi grunn.,
Den andre samlingen brevet skal inneholde:
- Omtale av alle tidligere forsøk på å samle, inkludert den første samling brev
- Original faktura forfall
- Dager forfalt
- Faktura-nummer og beløp
- Undervisning – hva skal de gjøre nå?,
- bidra med hjelp til å arbeide på betalingsbetingelser
- Hint på virkningen manglende betaling kan ha på deres kreditt/rangeringer
- kontakt-informasjon
Den Andre Samling Brev Mal
Kjære ,
På denne tiden har vi ennå ikke mottatt en betaling i forhold til eller har vi fått et svar på brevet sendes på . Kontoene er nå dager forfalt, og du skylder en sum av $.
Som kunde, ønsker vi å hjelpe deg med raskt å betale for å unngå alle handlinger som kan skade din kredittverdighet eller fremtidige kredittgrenser med vårt selskap., Hvis det er noen grunn til at du ikke klarer å betale i sin helhet, kan du kontakte meg på, og jeg ville være glad for å snakke om å arrangere en betalingsplan som er gjensidig behagelig.
kan du komme i kontakt med meg umiddelbart hvis du ønsker å jobbe ut en betalingsplan, ellers kan du sende inn dine betaling av $ av . Vi kan godta kredittkort informasjon over telefon, via vårt online betaling portal, eller har jeg vedlagt en selv-adressert konvolutt for din bekvemmelighet, bør du velge å sende en sjekk i posten.,
på forhånd Takk for raskt svar på dette brevet og for videreført virksomhet.
med vennlig Hilsen
Den Tredje Samling Brev
På dette punktet, du har nå sendt flere brev og gjort flere forsøk på å samle inn. For hver uke som en faktura går ubetalt, sannsynligheten for ikke å samle på hele beløpet øker. Dette er grunnen til at tonen i dette brevet vil være svært annerledes enn resten. Du vil være å informere kunden om at hvis de ikke betaler umiddelbart, vil du bli tvunget til å se sin konto til et inkassobyrå eller involvere en advokat.,
Selv om den tredje samling brev kan være ganske frustrerende, det er viktig å fortsette å være profesjonell.,div>
Den Tredje Samling Brev Mal
Kjære ,
På denne tiden vi har fortsatt ikke hørt fra deg i forhold til fakturaen som ble grunnet på eller har vi fått et svar på brevet sendes på , brev sendt på , eller våre mange forsøk på å ringe og sende deg., Kontoene er nå dager forfalt, og du skylder en sum av $.
jeg beklager å informere deg om at dersom vi ikke mottar betaling i sin helhet av eller trene en avtalt betalingsplan etter denne datoen, er vi nødt til å slå din faktura over til et inkassobyrå og/eller vår advokat.
jeg håper å høre fra deg før dette må tas for å unngå skade på kreditt-rating eller våre fremtidige forretningsforhold. Vennligst kontakt meg umiddelbart på, slik at vi kan få denne saken avgjort.,
med vennlig Hilsen
Siste Samling Brev og Varsel om søksmål
Med denne siste samling brev, du har nå gjort alt du kan, og er rett og slett å la kunden vet at saken ikke lenger er i dine hender. Selv om det ikke er obligatorisk å la kunden beskjed om at kontoen deres har gått i samlinger eller slått over til en advokat, kan det bidra til å holde forholdet i orden og lage en jevn overgang. Dette gir deg også en siste siste forsøk på å samle inn, og når advokater er involvert, folk vanligvis begynner å hustle.,
Dette brevet er vesentlig kortere enn de andre fordi det er rett og slett en melding brev. Det vil tjene som bevis på at det flere ganger kunden ble kontaktet, fakturaen i spørsmålet, og det beløpet som er forfalt. Husk: selv som den siste varsel, må du fortsatt være profesjonell.
Siste Samling Brev og Varsel om søksmål Mal
Kjære ,
På denne tiden vi har fortsatt ikke hørt fra deg i forhold til faktura for $ som var grunnet på . Heller ikke har vi fått et svar til en rekke telefonsamtaler, e-post, eller brev sendt på , , eller .,
Fordi vi har sviktet i våre forsøk på å arbeide ut dette med deg direkte, jeg beklager å måtte informere deg om at vi har rapportert dette problemet til kredittselskapet og slått denne fakturaen over til et inkassobyrå som vil være i kontakt med deg i forhold til betaling av denne faktura.
med vennlig Hilsen