Hvordan å skrive en arbeidsomfang dokumentet

Det er ingen tvil om at mye av tanke, diskusjon, og noen ganger også debatten går inn ble en solid omfang. Men alt dette arbeidet er verdt det fordi det å ha en godt gjennomtenkt omfang dokumentet kan øke dine sjanser til å lede et prosjekt for å lykkes.

Det er mange forskjellige måter å lage et omfang uttalelse. La oss ta en nærmere titt på noen av detaljene som går inn i en solid prosjekt SÅR.,

Hva er inkludert i omfanget av et prosjekt?

Her er en liste over mulige elementer du bør vurdere å legge til omfanget uttalelse.

Business case og mål

Hver prosjektet har mål, og dette er hvor du vil definere dem. Denne delen inneholder vanligvis grunnene til at prosjektet blir støttet (eller finansiert), sammen med et sett av forretningsmessige mål eller prosjektet hadde til hensikt å utfall for ditt lag for å holde i tankene under utføring av prosjektet.,

Disse detaljene er avgjørende for å dokumentere fordi det vil være ganger når interessenter (og noen ganger enda team) forespørsler krype inn og sette tidslinjen din, og billig hotellrom i fare. Men du kan presse dem risiko unna hvis du vil endre forespørsler innfrir ikke dokumentert business case.

prosjektbeskrivelse og leveransen

Dette er enkel: det er et klart språk oversikt over prosjektets leveranser. Unngå forvirring ved å tydelig beskriver hva som skal leveres for godkjenning i løpet av prosjektet, samt den endelige leveransen.,

For eksempel, hvis du holder på å lage en tv-annonse for en klient, kan du si noe sånt som: Navn på Selskapet skal produsere og levere en 60-sekunders video annonsering i AVI-format til å være brukt på tv.

Det er en enkel beskrivelse av hva du jobber med å levere, men det er også staver ut små detaljer som kvantitet, mengde, lengde, eller hva andre aspekter nøyaktig beskriver prosjektet.

kriterier for Aksept

Din omfang bør hjelpe deg med å komme til en enighet om hva som vil bli levert, og etterlater noen spørsmål når prosjektet er ferdig., Akseptkriterier kan måles, oppnådde, og som brukes til å bevise at arbeidet er fullført.

Eksempler på noen av de forhold eller kriterier for aksept kan bli funnet i prosjektspesifikke krav, bruker aksept testing, eller bare en siste interessentenes vurdering og godkjenning.

Begrensninger

Hvert prosjekt har sine grenser, og du må være sikker på at du ikke overskrider de grenser for å fullføre et prosjekt på tid og under budsjett.

Begrensninger kan komme i mange former, men et eksempel ville være teknologi., For eksempel, hvis du bygger et program som er avhengig av en bestemt teknologi, være sikker på å nevne det. Det kan være flere måter å kode dette webområdet, men hvis du er innestengt i en komplisert teknologi, kan du dekke selv ved å spesifisere de begrensninger i omfanget.

dette vil hjelpe deg når du kjører inn i en begrensning, og ikke har tid eller budsjett til å utforske alternativer. Tenk på det som en forsikring for ditt prosjekt.

Forutsetninger

Du vet hva de sier om forutsetninger, og du vet sikkert at det er sant., Hvis du ikke skissere dem, vil du ende opp med forvirring, savnet forventninger, og prosjektet problemer. Så ta deg tid til å liste ut alle de forutsetninger du har tenkt på som vil påvirke det arbeidet du skal gjøre eller resultatene av dette arbeidet.

Unntakene

Du har allerede nevnt ut leveransen du vil gi, men noen ganger er det like viktig å spesifisere hva du vil IKKE levere. Dette hjelper deg å unngå vanskelig», Men ikke du kommer til å…» spørsmål eller forespørsler. Virkelig, det er om å sette forventninger og unngå eventuelle misforståelser rundt det arbeidet du har planlagt.,

Kostnader

Dette er en valgfri del av prosjektet SÅR, avhengig av organisasjonen du jobber i.

Hvis du er en del av en consulting agency at gebyrer eksterne kunder for ditt arbeid, vil du ønsker å skissere prosjektkostnader, muligens også på fase eller milepæl nivå.

Du må gjøre det som føles rett for dine prosjekt og organisasjon. Men det klarere at du kan være om kostnader og arbeid forbundet med det, jo lettere vil det være for deg å klare det—og gjøre en sak for mer penger når flere omfang kryper inn.,

Avtalen

Omfang dokumenter opprette avtalen av naturen, men noen ganger trenger du bevis! Så ta med en signatur felt i omfang dokumentet og har ledelsen interessent eller prosjekt støtteordning signere dokumentet.

På det notatet, det er viktig å huske på at hvis du er å samle inn penger til arbeidet, eller om det er high stakes—vil du sannsynligvis ønsker å ha din omfang dokumentet anmeldt av en advokat før det er signert. Tross alt, omfang dokumentet er en kontrakt.,

Omfang dokumentet eksempel

En stor mengde arbeid går inn for etablering av et omfang dokumentet, men, husk, det er ingen enkel rett eller gal måte å skrive en.

Skreddersy din omfang dokumentet til dine behov for å få til en avtale om hva som vil bli produsert. Bare være så detaljert som mulig for å sikre at prosjekter fullføre på tid og under budsjett med et fornøyd team og interessenter.

Bruke elementene ovenfor for å lage ditt neste prosjekt omfang og forsvare ditt team fra den uunngåelige scope creep. Eller sjekk ut våre gratis-prosjektet kort mal., Dette er en stor omfang dokumentet alternativ for lag som arbeider på prosjekter med ingen kunder eller penger involvert.

Holde omfanget toppen av tankene når prosjektet starter

Når du får final sign-off på omfanget av arbeidet, er det på tide å begynne å bygge ut prosjektplanen. Finn ut hvorfor planlegging er et must for prosjektet suksess og hvordan du får ditt lag og interessenter justert på planen din.

Vi anbefaler at du legger omfang påminnelser til prosjektplanen slik at all innsats du legger i din omfang dokumentet ikke gå til avfall., Her er hvordan du skal kommunisere omfang på prosjektet og oppgave nivå i TeamGantt ved hjelp av Kommentarer funksjonen.

1. Last opp signert omfanget av arbeidet til prosjektet dokumenter.

Dette gjør det enkelt for hvem som helst på laget for å få tilgang til det endelige omfanget dokumentet hvis du har spørsmål eller nye forespørsler dukker opp underveis.

2. Legge til notater til hver oppgave å definere omfanget tydelig.

å Bryte omfang ned i oppgave nivå eliminerer forvirring og bidrar til å sikre at hvert prosjekt stykke holder seg på sporet.,

Husk, omfang av prosjektet handler om å sette forventninger, og forventningene er aldri en set-det-og-glem-det ting. Dele prosjektet proaktivt slik at alle er klar på guardrails, og ikke vær sjenert om påminnelser.

Med en solid omfang i hånden og en åpen linje for kommunikasjon, prosjektet kan fullføre på tid og på budsjett, med high fives alle rundt. 🎉

Klar til å se hvor raskt og enkelt prosjektledelse kan være? Gi TeamGantt en gratis prøve i dag!