hvordan man skriver et omfang af arbejdsdokument
Der er ingen tvivl om, at en masse tanker, diskussioner og nogle gange endda debatter går ind i færdiggørelsen af et solidt omfang. Men alt det arbejde er det værd, fordi at have et velovervejet omfang dokument kan øge dine chancer for at lede et projekt til en vellykket gennemførelse.
Der er mange forskellige måder at lave en rækkevidde på. Lad os se nærmere på nogle af de detaljer, der går ind i en solid projektså.,
Hvad er inkluderet i omfanget af et projekt?
Her er en liste over mulige elementer, du bør overveje at tilføje til dit omfang erklæring.
business case og mål
hvert projekt har mål, og det er her du definerer dem. Dette afsnit indeholder typisk grundene til, at projektet understøttes (eller finansieres) sammen med et sæt forretningsmæssige mål eller tilsigtede projektresultater, som dit team skal huske på, mens projektet udføres.,
disse detaljer er afgørende for at dokumentere, fordi der vil være tidspunkter, hvor interessenter (og nogle gange endda team) anmodninger kryber ind og sætter din tidslinje og budget i fare. Men du kan skubbe disse risici væk, hvis ændringsanmodninger ikke opfylder den dokumenterede forretningssag.
projektbeskrivelse og projektleverancer
Denne er enkel: et enkelt sprogoversigt over projektets leverancer. Undgå forvirring ved klart at skitsere, hvad der vil blive leveret til godkendelse gennem projektets forløb, samt den endelige leverbare., hvis du for eksempel opretter en TV-annonce til en klient, kan du sige noget i retning af: firmanavn vil producere og levere en 60 sekunders videoannonce i AVI-format, der skal bruges på TV.
det er en simpel beskrivelse af, hvad du arbejder på at levere, men det præciserer også små detaljer som mængde, mængde, længde eller andre aspekter, der præcist beskriver projektet.
acceptkriterier
dit omfang skal hjælpe dig med at nå til enighed om, hvad der vil blive leveret, og ikke efterlade nogen tvivl, når projektet er afsluttet., Acceptkriterier kan måles, opnås og bruges til at bevise, at arbejdet er afsluttet.
eksempler på nogle af betingelserne eller kriterierne for accept kan findes i projektkrav, test af brugeraccept eller endda bare en endelig interessentgennemgang og godkendelse.
begrænsninger
hvert projekt har sine grænser, og du skal være sikker på, at du ikke overskrider disse grænser for at gennemføre et projekt til tiden og under budgettet.
Begrænsninger kan komme i mange former, men et eksempel ville være teknologi., For eksempel, hvis du bygger en applikation, der afhænger af en bestemt teknologi, skal du huske at nævne det. Der kan være flere måder at kode dette websiteebsted på, men hvis du er bokset ind i en kompliceret teknologi, kan du dække dig selv ved at specificere disse begrænsninger i dit omfang. dette vil hjælpe dig, når du løber ind i en begrænsning og ikke har tid eller budget til at udforske alternativer. Tænk på det som en forsikring for dit projekt.
antagelser
du ved, hvad de siger om antagelser, og du ved sikkert, at det er sandt., Hvis du ikke skitserer dem, vil du ende med forvirring, ubesvarede forventninger og projektproblemer. Så tag dig tid til at liste alle de antagelser, du har tænkt på, som vil påvirke det arbejde, du vil gøre, eller resultaterne af det arbejde.
udelukkelser
Du har allerede angivet de leverancer, du vil levere, men nogle gange er det lige så vigtigt at specificere, hvad du ikke vil levere. Dette hjælper dig med at undgå akavet “men skulle du ikke…” spørgsmål eller anmodninger. Virkelig, det handler om at sætte forventninger og undgå enhver fejlkommunikation omkring det arbejde, du har planlagt.,
omkostninger
Dette er en valgfri del af dit projekt so depending, afhængigt af den type organisation, du arbejder i.
Hvis du er en del af et konsulentbureau, der opkræver eksterne kunder for dit arbejde, vil du skitsere projektomkostninger, muligvis endda på fase-eller milepælsniveauet.
Du skal gøre, hvad der føles rigtigt for dit projekt og din organisation. Men jo klarere du kan være om omkostninger og det arbejde, der er forbundet med det, jo lettere vil det være for dig at styre det—og gøre en sag for flere midler, når yderligere omfang kryber ind.,
aftale
omfang dokumenter skaber aftale af natur, men nogle gange har du brug for bevis! Så medtag et signaturfelt i dit scope-dokument, og få din ledende interessent eller projektfinansierer til at underskrive dokumentet.
På den note er det vigtigt at huske, at hvis du samler penge til arbejdet—eller hvis der er høje indsatser—vil du sandsynligvis have dit scope-dokument gennemgået af en advokat, før det er underskrevet. Når alt kommer til alt er omfangsdokumentet en kontrakt.,
Scope dokument eksempel
en betydelig mængde arbejde går ind i oprettelsen af et scope-dokument, men husk, at der ikke er nogen enkelt rigtig eller forkert måde at skrive en på.
skræddersy dit scope-dokument til dine behov for at få enighed om, hvad der vil blive produceret. Bare vær så detaljeret som muligt for at sikre, at dine projekter afsluttes til tiden og under budgettet med et godt team og interessenter.
brug elementerne ovenfor til at udforme dit næste projektomfang og forsvare dit team mod det uundgåelige omfang. Eller tjek vores gratis projekt kort skabelon., Dette er en stor rækkevidde dokument mulighed for teams, der arbejder på interne projekter uden kunder eller penge involveret.
hold scope top of mind når projektarbejdet begynder
Når du får den endelige afmelding på dit arbejdsomfang, er det tid til at begynde at opbygge din projektplan. Lær, hvorfor planlægning er et must for projektsucces, og hvordan du får dit team og interessenter tilpasset din plan.
Vi anbefaler at tilføje scope-påmindelser til din projektplan, så al den indsats, du lægger i dit scope-dokument, ikke går til spilde., Sådan kommunikerer du omfang på projekt-og opgaveniveau i TeamGantt ved hjælp af kommentarfunktionen.
1. Upload det underskrevne arbejdsområde til dine projektdokumenter.
Dette gør det nemt for alle på holdet at få adgang til det endelige omfang dokument, hvis spørgsmål eller nye anmodninger dukker op undervejs.
2. Tilføj noter til hver opgave for at definere omfanget klart.
at bryde omfanget ned på opgaveniveau eliminerer forvirring og hjælper med at sikre, at hvert projektstykke forbliver på sporet.,
Husk, at projektets omfang handler om at skabe forventninger, og forventningerne er aldrig et sæt-det-og-glem-den ting. Del dit projektomfang proaktivt, så alle er klar på rækværket, og vær ikke genert over påmindelser.
Med et solidt omfang i hånden og en åben kommunikationslinje kan dit projekt afslutte til tiden og på budgettet med høje femmere rundt omkring. Ready
klar til at se, hvor hurtig og nem Projektledelse kan være? Giv TeamGantt en gratis prøve i dag!