Gennemfør stærke procedurer i dag, vent ikke til årets udgang.
Jeg kender aftalen, efter at have været controller i 20 år. Du kom igennem 1099 sæsonen og sagde til dig selv: “vi kan ikke bruge så meget tid og gøre det på denne måde igen næste år!,”Men så bliver din opmærksomhed til den årlige revision, og derefter en erhvervelse og derefter en systemkonvertering og derefter en personalemangel, og før du ved af det, er Januar her igen. Dit fokus vender mod udstedelse af årets udgang finansielle så du uddelegere 1099 job til en person på dine medarbejdere, håber, at du kan gøre en hurtig gennemgang af arbejdet og derefter gå videre.
dine medarbejdere løber ind i de typiske problemer igen; forkert, forkert og mangler 9-9s. de er ikke i stand til at få en 9-9 for nogle leverandører uden kontaktoplysninger., Derudover er der ikke en rigtig god proces til at bestemme, hvilke betalinger der skal være 1099 rapporterbare, som du kan gennemgå og føle dig godt tilpas med. Du starter med dit arbejde fra sidste år, men var det virkelig korrekt? Du bruger mere tid, end du vil, samler en liste over indberetningspligtige betalinger, som du håber er korrekte, og arkiverer 1099 ‘ erne den sidste uge i Januar. Risikoen for revision virker lav, så du går videre.,
forstå IRS ‘ s nye fokus på Formular 1099-revisioner
materialitet fungerer på mange områder, men når det kommer til 1099 ‘ erne anbefales det ikke. IRS spiller ikke længere rundt i dette område. For flere år siden udstedte IRS et memorandum, der opdaterede deres ansættelsesrevisionsprocedurer for at omfatte en gennemgang af informationsafkast. I memorandummet hedder det, at IRS-eksaminatorer nu skal ” adressere, om de relevante informationsafkast blev indgivet for eventuelle indberetningspligtige betalinger (f.eks. formular 1099-MISC…)” under en ansættelsesrevision., Denne betydelige stigning i 1099 håndhævelse kom fra Treasury Inspector generals rapport med titlen “på grund af den manglende håndhævelse undgår skatteydere milliarder af Dollars i backup tilbageholdelse.”
Hvis du bliver revideret, tager det ikke meget for sanktioner og backup tilbageholdelse vurderinger at tilføje op. Et eksempel er den bedste måde at fremhæve dette på. Lad os antage, at du har tilføjet 200 leverandører i løbet af året og udstedt 50 1099 formularer ved årets udgang. Du var i stand til at få alle undtagen ti 9-9s fra dine leverandører inden den 31.Januar., Du var dog ikke klar over, at du fejlklassificerede fem leverandører som virksomheder og glemte, at juridiske bosættelser, der blev betalt til en advokat, ofte skal rapporteres til både sagsøgeren og advokaten. Der var kun nogle få fejl, men de resulterede i betydelige sanktioner.
den endelige vurdering af $50,730 kom fra kun ti leverandørbetalinger, med størstedelen af eksponeringen relateret til backup tilbageholdelse. Overvej også, at eksemplet ikke indeholder nogen rentevurderinger., Det er klart, at det er vigtigt at få en form-9-formular fra enhver leverandør, der er korrekt og komplet. For det andet er det vigtigt at være helt sikker på, hvilke betalinger der kan indberettes, og hvorfor.
Kender sanktioner vurderet af SKATTEMYNDIGHEDERNE
1099 arkivering sanktioner
Sanktioner kan være betydelige og for mange virksomheder, der ikke er i overensstemmelse med IRS information rapportering regler.
strafbeløb – straffen for ikke korrekt arkivering af en 1099-formular er baseret på, hvornår du indgiver det korrekte afkast.,ation du returnere korrekt fil mere end 30 dage efter forfaldsdato, men af August 1, maksimal straf på $1,669,500
hertil kommer, at de samme sanktioner ovenfor er vurderet på det samme beløb på en undladelse af at give en korrekt 1099 erklæring til sælger eller uafhængige kontrahenten., Straffen for ikke at indgive en korrekt informationsafkast med IRS er adskilt fra straffen for ikke at give en 1099-erklæring til din leverandør.,
Du kan være underlagt straf:
-
- Hvis du undlader at indgive en rettidig
- Hvis du undlader at omfatte alle de oplysninger, der kræves for at blive vist på en retur
- Hvis du vil angive urigtige oplysninger om en tilbagevenden
- Hvis du indsender på papir, da du var forpligtet til at indsende elektronisk
- Hvis du rapportere en forkert TIN
- Hvis du undlader at indberette en TIN
- Hvis du undlader at indgive papir, der er maskinlæsbare.
For mere information om sanktioner se de generelle instruktioner for visse oplysninger afkast.,
backup tilbageholdelse sanktioner
selvom sanktioner kan være betydelige, er det backup tilbageholdelse vurdering, der holder den største eksponering. Backup tilbageholdelse er et IRS krav for virksomheder at tilbageholde 24% af en betaling til en amerikansk leverandør under visse omstændigheder og overføre beløbet til IRS. Virksomheder skal foretage en indledende anmodning om TIN-nummeret (udført med en form-9-formular), når den første betaling foretages til sælgeren.
Hvis sælgeren ikke leverer en form-9-formular, når du oprindeligt beder om det, skal du begynde at tilbageholde backup., Hvis du ikke begynder at tilbageholde backup, når det kræves, kan du være ansvarlig for hele det beløb, der ikke blev tilbageholdt. Så hvis et firma betaler en sælger $100,000 i løbet af et kalenderår og ikke tilbageholder de krævede 24%, kan det være nødvendigt at betale $24,000 i backup tilbageholde sig til IRS.
For mere information om tilbageholdelse af sikkerhedskopier, se IRS publication 1281, tilbageholdelse af sikkerhedskopier for manglende og forkert navn / dåser.,
Gennemføre en plan til at reducere din risiko for sanktioner, der i dag
Der er flere måder at begrænse din udsættelse for W-9-Formular sanktioner.
få en form-9-formular før hver leverandørbetaling
På grund af den potentielle risiko for, at 24% backup-tilbageholdelse vurderes på hele det beløb, der er betalt til en leverandør, er det bydende nødvendigt, at du får en form-9-formular fra enhver leverandør. Sørg for, at du har en lufttæt proces på plads for at sikre, at du modtager en form-9-formular inden den første betaling til din leverandør., Du skal også have en måde at spore de ønskede requested-9s og opfølgning for at sikre modtagelse. Undgå at kigge efter at indhente de manglende 9-9 ‘ Er ved årets udgang. På det tidspunkt finder du leverandører, der ikke længere er i forretning, ikke har gode kontaktoplysninger eller ikke giver dig en 9-9 for at undgå at blive udstedt en 1099-formular.
eksponeringen fra selv en manglende form-9-form er for stor. I eksemplet ovenfor to betalinger på kun $90,000 blev vurderet $ 21,600 i backup tilbageholdelse på grund af manglende withholding-9s. hvis betalingerne havde samlet $500,000, en 24% backup tilbageholdelse vurdering ville være $120,000., Backup tilbageholdelse omkostninger kan være betydelige og ville være en udgift for virksomheden som betaling til sælgeren allerede var foretaget.
det er også vigtigt at sikre, at de forms-9-formularer, du modtager, er komplette og korrekte. W-9s, der mangler TIN nummer, navn eller underskrift kan være omfattet af 24% backup tilbageholdelse samt. Uoverensstemmelser mellem navnet og TIN-nummeret kan også resultere i “b” – meddelelser fra IRS. Disse meddelelser skaber yderligere arbejde og øger eksponeringen for yderligere sanktioner.,
Sikre en solid forståelse af 1099 forskrifter
sørg for, at du har en solid forståelse af IRS forordninger for 1099 former. For hver indberetningspligtig betaling, der ikke rapporteres til IRS og sælgeren, ville straffen være $540, hvis den ikke blev fanget før 1. August.
For mere information se IRS ‘ Guide til informationsafkast og instruktioner til formularer 1099-MISC og 1099-NEC.
fil elektronisk når det kræves
Hvis du skal indsende 250 eller flere oplysninger returnerer i løbet af året, skal du arkivere elektronisk., Kravet om 250 eller flere gælder separat for hver type formular. Vær dog opmærksom på, at IRS ser på at ændre denne regel. Se vores blogartikel IRS foreslår ændringer i elektroniske rapporteringskrav.
fil rettidig
sørg for at følge IRS-retningslinjerne ved at arkivere formular 1096 med IRS og sende formular 1099 til dine leverandører rettidigt. Se vores blogartikel undgå straffen, 1099 – MISC forfaldsdatoer for 2021.,
brug Use9manager til at strømline hele din proces
W9manager blev bygget for at hjælpe dig med at fuldføre det meste af dit 1099 arbejde før sæsonen selv starter.,div>
- Anmode om en elektronisk W-9s fra leverandører med automatiske påmindelser
- Giv alle i din organisation adgang til at anmode om W-9s og modtage dem tilbage centralt
- Styr på alle udestående W-9s, at du ikke har modtaget
- Modtag W-9s, der er gjort rigtigt, som leverandører og uafhængige entreprenører bruge vores trin-for-trin proces for at skabe W-9s
- Vide, hvad der sælger betalinger er indberetningspligtige på en 1099-MISC ved hjælp af vores guidede proces
- Stoppe med at sende papir 1099s, når leverandører opt-in for elektronisk indberetning
Prøv W9manager gratis i 14 dage på w9manager.,com.ANSVARSFRASKRIVELSE-Enhver regnskabs -, forretnings-eller skatterådgivning indeholdt i denne meddelelse, herunder bilag og bilag, er ikke beregnet som en grundig og dybdegående analyse af specifikke spørgsmål eller en erstatning for en formel udtalelse, og det er heller ikke tilstrækkeligt at undgå skattemæssige sanktioner.