jak napsat rozsah pracovního dokumentu

není pochyb o tom, že mnoho myšlenek, diskusí a někdy i debat jde do dokončení pevného rozsahu. Ale všechna ta práce stojí za to, protože mít dobře zvážit rozsah dokumentu můžete zvýšit své šance na vedení projektu k úspěšnému dokončení.

existuje mnoho různých způsobů, jak vytvořit prohlášení o rozsahu. Podívejme se blíže na některé detaily, které jdou do solidního projektu prasnice.,

co je součástí projektu?

zde je seznam možných prvků, které byste měli zvážit přidání do vašeho prohlášení o rozsahu.

obchodní případ a cíle

každý projekt má cíle a zde je definujete. Tato část obvykle zahrnuje důvody, proč je projekt podporován (nebo financován), spolu se souborem obchodních cílů nebo zamýšlených výstupů projektu, které má váš tým při provádění projektu mít na paměti.,

Tyto detaily jsou důležité pro dokument, protože tam bude chvíle, kdy zúčastněných stran (a někdy dokonce tým) požadavky dotvarování a dát váš časový harmonogram a rozpočet v ohrožení. Tato rizika však můžete odsunout, pokud požadavky na změnu nesplňují zdokumentovaný obchodní případ.

popis a výstupy projektu

toto je jednoduché: přehledný jazyk výstupů projektu. Se předešlo nejasnostem, které jasně nastínit, co bude předložena ke schválení v průběhu projektu, stejně jako finální výstup.,

například, pokud jste vytvořit televizní reklamu pro klienta, dalo by se říct něco jako: Název Společnosti bude vyrábět a dodávat jeden 60-druhé video reklama v AVI formátu pro použití na televizi.

je to jednoduchý popis toho, co se snažíte doručit, ale také vysvětluje malé detaily, jako je množství, množství, délka nebo jakékoli jiné aspekty, které Projekt přesně popisují.

kritéria Přijatelnosti

Své působnosti by mělo pomoci dospět k dohodě na tom, co bude dodáno a nechat žádnou otázku, když projekt je kompletní., Kritéria přijetí lze měřit, dosáhnout a použít k prokázání, že práce je dokončena.

příklady některých podmínek nebo kritérií přijetí lze nalézt v požadavcích na projekt, testování přijetí uživatelem nebo dokonce jen v konečném hodnocení a schválení zúčastněných stran.

Omezení

Každý projekt má své limity, a musíte být jisti, že nejste překročení těchto limitů k dokončení projektu včas a v rámci rozpočtu.

omezení mohou přijít v mnoha formách, ale jedním příkladem by byla technologie., Pokud například vytváříte aplikaci, která závisí na konkrétní technologii, nezapomeňte to zmínit. Může existovat několik způsobů, jak kódovat tento web, ale pokud jste zabaleni do složité technologie, můžete se zakrýt zadáním těchto omezení ve svém rozsahu.

to vám pomůže, když narazíte na omezení a nemáte čas ani rozpočet na prozkoumání alternativ. Berte to jako pojistku pro váš projekt.

předpoklady

víte, co říkají o předpokladech, a pravděpodobně víte, že je to pravda., Pokud je nenastavíte, skončíte se zmatením, zmeškanými očekáváními a problémy s projektem. Udělejte si tedy čas na vypsání všech předpokladů, o kterých jste přemýšleli, což ovlivní práci, kterou uděláte, nebo výsledky této práce.

vyloučení

Již jste uvedli výstupy, které poskytnete, ale někdy je stejně důležité určit, co nedodáte. To vám pomůže vyhnout se nepříjemným otázkám nebo žádostem. Opravdu, je to o nastavení očekávání a vyhnout se jakékoli nedorozumění kolem práce, kterou jste naplánovali.,

náklady

toto je volitelná část vašeho projektu prasnice, v závislosti na typu organizace, ve které pracujete.

Pokud jste součástí poradenské agentury, která účtuje externí klienty za vaši práci, budete chtít nastínit náklady na projekt, možná i na úrovni fáze nebo milníku.

musíte udělat to, co je pro váš projekt a organizaci správné. Ale čím jasnější můžete být o nákladech a práci s nimi spojené, tím snazší bude pro vás spravovat—a učinit případ pro více finančních prostředků, když další rozsah plíží.,

Dohodou

Rozsah dokumenty vytvářet dohody od přírody, ale někdy je třeba důkaz! Tak patří podpis v oblasti své působnosti dokumentu a mají své vedení zúčastněných stran, nebo projekt funder podepsat dokument.

v této poznámce je důležité si uvědomit, že pokud vybíráte peníze za práci—nebo pokud existují vysoké sázky—pravděpodobně budete chtít, aby váš dokument o rozsahu přezkoumal právník před jeho podpisem. Koneckonců, rozsah dokumentu je smlouva.,

Rozsah dokumentu příklad:

značné množství práce, jde do vytvoření rozsah dokumentu, ale pamatujte si, že neexistuje jediný správný nebo špatný způsob, jak to napsat.

Přizpůsobte svůj dokument rozsahu vašim potřebám, abyste se dohodli na tom, co bude vyrobeno. Buďte co nejpodrobnější, abyste zajistili, že vaše projekty skončí včas a v rámci rozpočtu se šťastným týmem a zúčastněnými stranami.

pomocí výše uvedených prvků vytvořte další rozsah projektu a hájte svůj tým před nevyhnutelným rozsahem. Nebo se podívejte na naši bezplatnou krátkou šablonu projektu., Jedná se o skvělou možnost dokumentu pro týmy, které pracují na interních projektech bez zapojení klientů nebo peněz.

mějte na paměti, jakmile začne projektová práce

jakmile získáte konečné odhlášení z rozsahu práce, je čas začít budovat svůj projektový plán. Zjistěte, proč je plánování nutností pro úspěch projektu a jak sladit váš tým a zúčastněné strany s vaším plánem.

do plánu projektu doporučujeme přidat připomenutí rozsahu, aby veškeré úsilí, které vynaložíte do dokumentu scope, nebylo zbytečné., Zde je návod, jak komunikovat rozsah na úrovni projektu a úkolu v TeamGantt pomocí funkce Komentáře.

1. Nahrajte podepsaný rozsah práce do projektových dokumentů.

to usnadňuje každému v týmu přístup k závěrečnému dokumentu scope, pokud se na cestě objeví otázky nebo nové požadavky.

2. Přidat poznámky ke každému úkolu jasně definovat rozsah.

rozbití rozsahu na úrovni úkolů eliminuje zmatek a pomáhá zajistit, aby každý projektový kus zůstal na správné cestě.,

Nezapomeňte, že rozsah projektu je všechno o nastavení očekávání a očekávání nejsou nikdy set-to-a-zapomenout-to. Podělte se o svůj projekt rozsah proaktivně, takže každý je jasné, na zábradlí, a nestyďte se o připomenutí.

S pevným rozsahem v ruce a otevřenou komunikaci, váš projekt dokončit včas a na rozpočtu, s vysoké pětky všude kolem. 🎉

připraven vidět, jak rychlé a snadné řízení projektů může být? Dejte TeamGantt zdarma vyzkoušet ještě dnes!