Čas řízení: kdo má opici?

proč manažerům obvykle dochází čas, zatímco jejich podřízeným obvykle dochází práce?, Zde budeme zkoumat význam času řízení, protože se týká interakce mezi manažery a jejich šéfy, jejich vrstevníky a jejich podřízenými.

Konkrétně se budeme zabývat třemi druhy řízení času:

Boss-uložené čas—používá se k dosažení těch činností, které šéf vyžaduje, a že manažer nemůže ignorovat, aniž přímý a rychlý trest.

systém-uložený čas – slouží k uspokojení požadavků od vrstevníků na aktivní podporu. Zanedbání těchto žádostí bude mít také za následek sankce, i když ne vždy jako přímé nebo rychlé.,

self-uložené čas-používá se k tomu ty věci, které manažer pochází nebo souhlasí s tím dělat. Určitou část tohoto druhu času však budou mít podřízení a nazývají se podřízený čas. Zbývající část bude vlastní manažerovi a nazývá se diskreční čas. Self-uložené čas není trest, protože ani šéf, ani systém může disciplinární manažer pro ne dělat to, co oni nevěděli, že měl v úmyslu dělat v první řadě.

aby manažeři vyhověli těmto požadavkům, musí kontrolovat načasování a obsah toho, co dělají., Vzhledem k tomu, že to, co jim jejich šéfové a systém ukládají, podléhá sankcím, nemohou manažeři s těmito požadavky manipulovat. Jejich vlastní čas se tak stává jejich hlavní oblastí zájmu.

manažeři by se měli snažit zvýšit diskreční složku svého vlastního času minimalizací nebo odstraněním podřízené složky. Pak budou používat přidaný přírůstek, aby získali lepší kontrolu nad svými šéfovými a systémovými aktivitami. Většina manažerů tráví mnohem více času řešením problémů podřízených, než si dokonce slabě uvědomují., Proto použijeme metaforu opice na zádech, abychom prozkoumali, jak vzniká podřízený čas a co s tím může nadřízený udělat.

kde je opice?

Představme si, že manažer chodí po chodbě a že si všimne jednoho ze svých podřízených, Jonese, který se blíží. Když se oba setkají, Jones pozdraví manažera, “ Dobré ráno.“. Mimochodem, máme problém. Vidíš….“Jak Jones pokračuje, manažer v tomto problému uznává dvě charakteristiky společné všem problémům, které jeho podřízení bezdůvodně upozorňují na jeho pozornost., Konkrétně manažer ví (a) dost, aby se zapojil, ale (b) nestačí k tomu, aby se od něj očekávalo rozhodnutí na místě. Nakonec, manažer říká, “ tak rád, že jste to vychovali. Právě teď spěchám. Mezitím, nech mě o tom přemýšlet, a dám ti vědět.“Pak on a Jones část společnosti.

pojďme analyzovat, co se právě stalo. Než se oba setkali, na čí zádech byla „opice“? Podřízený. poté, co se rozešli, na čí zádech to bylo? U manažera., Podřízený čas začíná okamžikem, kdy opice úspěšně skočí ze zadní části podřízeného k zadní části svého nadřízeného a nekončí, dokud se opice nevrátí ke svému správnému majiteli pro péči a krmení. Při přijímání opice manažer dobrovolně převzal pozici podřízenou svému podřízenému. To znamená, že nemá dovoleno Jones, aby se mu jí podřízené tím, že dělá dvě věci podřízený obecně se očekává, že dělat pro šéf—manažer přijal odpovědnost z jeho podřízených, a manažer slíbil, že jí zpráva o pokroku.,

podřízený, aby se ujistil, že manažer nezmešká tento bod, později strčí hlavu do kanceláře manažera a vesele se zeptá: „jak to jde?“(To se nazývá dohled.

nebo si představme, že při uzavírání konference s Johnsonem, dalším podřízeným, jsou slova manažera “ v pořádku. Pošli mi k tomu zprávu.“

pojďme analyzovat tento. Opice je nyní na zádech podřízeného, protože další krok je jeho, ale je připraven na skok. Pozor na tu opici., Johnson poslušně píše požadovanou poznámku a hodí ji do svého koše. Krátce nato ho manažer vytrhne ze svého in-koše a přečte si ho. Čí je to teď tah? Pokud tento krok brzy neudělá, dostane od podřízeného následnou zprávu. (Toto je další forma dohledu.) Delší manažer zpoždění, tím více frustrovaný podřízené se stane (bude točí své kola) a více vinen manažer se bude cítit (jeho nevyřízených podřízených-uložené čas bude montáž).,

nebo znovu předpokládejme, že na setkání s třetím podřízeným Smithem se manažer zavazuje poskytnout veškerou potřebnou podporu pro návrh public relations, který právě požádal Smitha o rozvoj. Vedoucí se s ní rozloučí slovy: „dejte mi vědět, jak mohu pomoci.“

nyní to analyzujeme. Opice je opět zpočátku na zádech podřízeného. Ale na jak dlouho? Smith si uvědomuje, že nemůže nechat manažera „vědět“, dokud její návrh nemá souhlas manažera., A ze zkušenosti si také uvědomuje, že její návrh bude pravděpodobně sedět v manažerském kufříku několik týdnů, než se k němu nakonec dostane. Kdo tu opici opravdu má? Kdo bude kontrolovat koho? Kolovrátek a zúžení jsou opět na dobré cestě.

čtvrtý podřízený, Reed, byl právě převeden z jiné části společnosti, aby mohl zahájit a nakonec řídit nově vytvořený obchodní podnik., Manažer řekl, že by si spolu brzy, aby se dopracovaly soubor cílů pro novou práci, a dodal, „jsem vypracuje první návrh k diskusi s tebou.“

pojďme analyzovat i tento. Podřízený má novou práci (formálním přidělením) a plnou odpovědnost (formální delegací), ale manažer má další krok. Dokud to neudělá, bude mít opici a podřízený bude imobilizován.

proč se to všechno děje?, Protože v každém případě manažer a podřízený na začátku, vtipně nebo nevědomky, předpokládají, že zvažovaná záležitost je společným problémem. Opice v každém případě začíná svou kariéru obkroužit obě záda. Jediné, co musí udělat, je přesunout špatnou nohu, a—presto!- podřízený obratně zmizí. Manažerovi tak zbývá další akvizice pro jeho zvěřinec. Samozřejmě, opice mohou být vycvičeny, aby nepohybovaly špatnou nohu. Je však snazší zabránit jim v tom, aby se na prvním místě pohybovali zády.

kdo pracuje pro koho?,

předpokládejme, že tyto stejné čtyři podřízení jsou tak pozorný a ohleduplný jejich nadřízený je čas, aby vzali bolesti, aby ne více než tři opice skok z každého jejich zády k jeho v jednom dni. Za pětidenní týden si manažer vyzvedne 60 křiklavých opic – příliš mnoho na to, aby s nimi udělal cokoli individuálně. Takže tráví svůj podřízený čas žonglováním se svými „prioritami“.,“

v pátek Pozdě odpoledne, manažer je ve své kanceláři za zavřenými dveřmi pro soukromí, aby mohl přemýšlet o situaci, zatímco jeho podřízení čekají venku, aby si jejich poslední šance před víkendem, aby mu připomenout, že on bude muset „ryby nebo řezané návnada.“Představte si, co si navzájem říkají o manažerovi, když čekají:“ jaká překážka. Prostě se nemůže rozhodnout. Jak se někdo dostal tak vysoko do naší společnosti, aniž by se mohl rozhodnout, nikdy se to nedozvíme.,“

Nejhorší ze všech, důvod manažer nemůže dělat žádné z tyto „další kroky“ je, že jeho čas je téměř úplně jíst, až do setkání s jeho vlastním šéfem-uložena a systém-uložené požadavky. K ovládání těchto úkolů potřebuje volný čas, který mu je zase odepřen, když je zaměstnán všemi těmito opicemi. Manažer je chycen v začarovaném kruhu. Ale čas je plýtvání (podhodnocení). Manažer zavolá sekretářce na interkom a nařídí jí, aby svým podřízeným řekla, že je bude moci vidět až v pondělí ráno., V 7 hodin, jede domů, zamýšlel s pevným odhodláním vrátit se zítra do kanceláře, aby se o víkendu chytil. Vrátí se světlé a brzy příští den, jen aby viděl, na nejbližší zelené golfové hřiště naproti jeho kanceláři okno, čtveřice. Hádej kdo?

to dělá. Nyní ví, kdo pro koho skutečně pracuje. Kromě toho nyní vidí, že pokud během tohoto víkendu skutečně dosáhne toho, čeho dosáhl, morálka jeho podřízených půjde tak prudce nahoru, že každý z nich zvýší limit počtu opic, které nechají skočit ze zády k jeho., Stručně řečeno, nyní vidí, s jasností zjevení na vrcholu hory, že čím více se chytí, tím více zaostává.

opouští kancelář s rychlostí člověka, který utíká před morem. Jeho plán? Aby se chytil něčeho jiného, na co už roky neměl čas: víkend se svou rodinou. (Toto je jedna z mnoha odrůd diskrečního času.,)

v neděli večer si užívá deset hodin sladkého, nezkaženého spánku, protože má jasné plány na pondělí. Zbaví se svého podřízeného času. Výměnou za to dostane stejné množství volného uvážení čas, část, která bude trávit se svým podřízeným, aby se ujistil, že se učí obtížné, ale obohacující manažerské umění s názvem „Péče a Krmení Opic.“

manažer bude mít také dostatek volného času na získání kontroly nad načasováním a obsahem nejen času uloženého jeho šéfem, ale také času uloženého jeho systémem., Může to trvat měsíce, ale ve srovnání s tím, jak to bylo, budou odměny obrovské. Jeho konečným cílem je řídit svůj čas.

zbavit se opic

manažer se vrací do kanceláře v pondělí ráno dost pozdě, aby se jeho čtyři podřízené shromáždili před jeho kanceláří a čekali, až ho uvidí o svých opicích. Volá je jeden po druhém. Cílem každého rozhovoru je, aby se opice, umístěte jej na stůl mezi nimi, a přijít na to společně, jak další krok by mohlo teoreticky být podřízený. U některých opic, které bude trvat., Podřízený je další krok může být tak nepolapitelný, že správce může rozhodnout, že—aspoň pro teď—jen nechat opice spí na podřízeného zpět přes noc a mají ho nebo ji vrátit se s ní ve smluvený čas ráno, aby i nadále společné úsilí o podstatnější krok ze strany podřízených. (Opice spí stejně zdravě přes noc na zádech podřízených jako na nadřízených“.)

Jak každý podřízený opouští kancelář, manažer je odměněn pohledem na opici opouštějící svou kancelář na zádech podřízeného., Dalších 24 hodin nebude podřízený čekat na manažera, místo toho bude manažer čekat na podřízeného.

Později, jako by se připomenout sám sebe, že neexistuje žádný zákon proti jeho zapojení v konstruktivní cvičení v mezidobí, manažer procházky do vedlejší kanceláře, strčil hlavu do dveří, a vesele se ptá: „Jak to jde?“(Čas spotřebovaný při tom je pro manažera a šéfa uložený podřízenému diskreční.)

Když podřízený (s opicí na jeho nebo její záda) a manažer setkat v určenou hodinu, další den, manažer vysvětluje základní pravidla slovy v tomto smyslu:

„V žádném okamžiku, zatímco já jsem pomáhal jsi s tím, nebo jakýkoli jiný problém, bude váš problém se stal můj problém. Jakmile se Váš problém stane mým, už nemáte problém. Nemohu pomoci člověku, který nemá problém.

“ když tato schůzka skončí, problém opustí tuto kancelář přesně tak, jak to přišlo-na zádech., Můžete požádat o mou pomoc kdykoli a my společně určíme, jaký bude další krok a kdo z nás to udělá.

“ v těch vzácných případech, kdy se další krok ukáže jako můj, vy a já to společně určíme. Nebudu dělat žádný pohyb sám.“

manažer sleduje stejnou myšlenkovou linii s každým podřízeným až do 11 hodin, kdy si uvědomí, že nemusí zavírat dveře. Jeho opice jsou pryč. Vrátí se—ale pouze po domluvě. Jeho kalendář To zajistí.,

přenesení iniciativy

to, co jsme řídili v této analogii opice na zádech, je to, že manažeři mohou přenést iniciativu zpět na své podřízené a udržet ji tam. Snažili jsme se zdůraznit truismus tak zřejmý, jak je jemný: konkrétně před rozvojem iniciativy u podřízených musí manažer dbát na to, aby měli iniciativu. Jakmile ho manažer vezme zpět, už ho nebude mít a může se rozloučit se svým volným časem. Vše se vrátí do podřízeného času.,

ani manažer a podřízený nemohou mít stejnou iniciativu současně. Otvírák, „Šéfe, máme problém,“ naznačuje, že tato dualita a představuje, jak již bylo uvedeno dříve, opice obkročmo dvěma zády, což je velmi špatný způsob, jak začít monkey na své kariéře. Podívejme se tedy na několik okamžiků, abychom prozkoumali to, čemu říkáme „anatomie manažerské iniciativy.“

existuje pět stupňů iniciativy, které může manažer vykonávat ve vztahu k šéfovi a systému:

1. počkejte, až se řekne (nejnižší iniciativa);

2. zeptejte se, co dělat;

3., doporučit, pak přijmout výsledná opatření;

4. jednat, ale poradit najednou;

5. a jednat samostatně, pak rutinně hlásit (nejvyšší iniciativa).

manažer by měl být dostatečně profesionální, aby se nedopustil iniciativ 1 a 2 ve vztahu k šéfovi nebo systému. Manažer, který používá iniciativu 1, nemá žádnou kontrolu nad načasováním ani obsahem času uloženého šéfem nebo systémově uloženého času, a tím ztrácí právo stěžovat si na to, co má dělat nebo kdy. Manažer, který používá iniciativu 2, má kontrolu nad načasováním, ale ne nad obsahem., Iniciativy 3, 4 a 5 ponechávají manažera pod kontrolou obou, přičemž největší množství kontroly je vykonáváno na úrovni 5.

ve vztahu k podřízeným je práce manažera dvojí. Za prvé, zakázat používání iniciativ 1 a 2, a tak dát podřízeným jinou možnost, než se učit a zvládnout „dokončenou práci zaměstnanců.“Za druhé, aby bylo vidět, že pro každý problém, který opouští svou kancelář, existuje dohodnutá úroveň iniciativy, která je jí přidělena, kromě dohodnutého času a místa pro další konferenci podřízenou manažerovi. Ten by měl být řádně zaznamenán v kalendáři manažera.,

Péče a Krmení Opic

dále vyjasnit naše analogie mezi opice na zádech a procesy přidělování a řízení, jsme se ve stručnosti na manažera, jmenování plán, který vyzývá k pěti hard-a-rychlá pravidla, jimiž se řídí „Péče a Krmení Opic.“(Porušení těchto pravidel bude stát diskreční čas.)

Pravidlo 1.

opice by měly být krmeny nebo zastřeleny. V opačném případě, budou hladovět k smrti, a manažer bude ztrácet drahocenný čas na pitev nebo pokus o vzkříšení.

Pravidlo 2.,

populace opic by měla být udržována pod maximálním počtem manažer má čas na krmení. Podřízené najdou čas na práci tolik opic, kolik si najde čas na krmení, ale nic víc. Krmení řádně udržované opice by nemělo trvat déle než pět až 15 minut.

Pravidlo 3.

opice by měly být krmeny pouze po domluvě. Manažer by neměl lovit hladovějící opice a krmit je na základě úlovku jako úlovek.

pravidlo 4.

opice by měly být krmeny tváří v tvář nebo telefonicky, ale nikdy poštou., (Pamatovat—s poštou, další krok bude manažer.) dokumentace může přidat do procesu krmení, ale nemůže mít místo krmení.

pravidlo 5.

každá opice by měla mít přidělený další čas krmení a stupeň iniciativy. Ty mohou být revidovány kdykoli po vzájemné dohodě, ale nikdy nesmí být vágní nebo neurčité. V opačném případě bude opice buď hladovět, nebo skončí na zádech manažera.

„získat kontrolu nad načasováním a obsahem toho, co děláte“ je vhodná rada pro správu času., Prvním cílem podnikání je, aby manažer rozšířil svůj diskreční čas vyloučením podřízeného času. Druhým je, aby manažer využil část této nově nalezené diskreční doby, aby se ujistil, že každý podřízený má iniciativu a uplatňuje ji. Třetí je, aby manažer použil další část zvýšené diskreční doby, aby získal a udržel kontrolu nad načasováním a obsahem času uloženého šéfem i systémem., Všechny tyto kroky zvýší pákový efekt správce a umožní hodnotu každé hodiny strávené při řízení času řízení vynásobit bez teoretického limitu.